Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются:

- дата поступления товаров,

- наименование поставщика,

- дата и номер приходного  документа,

- наименование товара,

- количество товара,

- цена товара,

- сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально-ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур.

При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов.

В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации, например оборудования, следует кроме наружного осмотра, проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту, заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

 

Формы инвентаризационных описей.

 Таблица 1.

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационная опись нематериальных активов	ИНВ-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	ИНВ-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	ИНВ-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17

 

Нормативные документы при проведении инвентаризации:

Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. 
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приложения). 
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998г. № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (редакция на 26.03.2007). 
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000 № 36) (см. приложение 7).

 

1.2. Последовательность и порядок документального оформления результатов инвентаризации.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета - неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

- число порядковых номеров материальных ценностей;

- общий итог количества в  натуральных показателях, записанных  на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.

В соответствии с Инструкцией N 70н результаты инвентаризации оформляются следующими актами:

- Акт инвентаризации ценных  бумаг (ф. 0511817);

- Акт инвентаризации остатков  на счетах денежных средств (ф 0511828);

- Акт инвентаризации задолженности  по ссудам (кредитам) (ф. 0511829);

- Акт инвентаризации (сличительная  ведомость) бланков строгой отчетности  и денежных документов;

- Акт инвентаризации (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0511832);

- Акт инвентаризации наличных  денежных средств (ф. 0511837);

- Акт инвентаризации расчетов  с покупателями, поставщиками и  прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0511838);

- Акт инвентаризации расчетов по доходам и платежам (ф. 0511840);

- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0511835).

В Акте о результатах инвентаризации указываются номера и даты актов инвентаризации (сличительных ведомостей) на основании которых он составлен. 

1.3. Основные направления инвентаризации имущества.

Инвентаризация имущества является эффективным методом контроля за сохранностью всего имущества организации, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, соблюдением финансовой дисциплины, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации, и данными бухгалтерского учета, что в конечном итоге способствует повышению достоверности информации при формировании отчетных показателей о результатах деятельности организации. 
 Основными целями инвентаризации имущества предприятия являются:

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• выявление фактического наличия имущества;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения, все виды финансовых обязательств, драгоценные металлы и драгоценные камни, а также драгоценные металлы в составе оборудования, сырья и материалов.