Управление качеством товаров на стадии реализации

а) относительной простотой подбора руководителей каждого из уровней управления;

б) оперативностью принятия и реализации управленческих решений;

г) относительно однородным характером реализуемой продукции.

Интегральная (линейно-функциональная) структура управления ООО «Топ-книга» характеризует:

• быстрое осуществление действий по распоряжениям, указаниям, дающимся руководителями, чему способствует иерархичность структуры управления.
• предполагает формирование функциональных подразделений на основе их оптимизации, отражающей разделение труда. Каждый из них выполняет строго определенные функции, а вместе - весь комплекс функций, обеспечивающих бесперебойную работу производства.
• разделение труда между функциональными подразделениями облегчают работу по повышению деловой квалификации, способствует общему расширению знаний в рамках каждого функционального подразделения в ходе постепенного накопления опыта.
• происходит быстрое осуществление действий по принимаемым распоряжениям, спускаемым "сверху вниз", и быстрее реализовывается обратная связь.
• создается возможность для быстрого маневрирования производственными, трудовыми и материальными ресурсами, исходя из задач руководителя.

Каждый элемент организационной структуры выполняет свою функцию, которая в той или иной мере оказывает влияние на деятельность ООО «Топ-книга». Например, без денег учредителя невозможна организация деятельности любой фирмы, особенно на начальном этапе.

Высшим органом управления является общее собрание его участников, текущее руководство деятельностью осуществляет генеральный директор.

Генеральный директор координирует деятельность всей организации на разных ее ступенях, получая внутреннюю информацию из отчетов исполнительного директора и бухгалтерии. Он так же уполномочен принимать решения, касающиеся работы любого подразделения и ответственен за работу каждого из них перед учредителем, так как ежемесячно отчисляет определенный процент прибыли, а также является подотчетным лицом в налоговых органах.

Генеральный директор - обладает полномочием заверять все договора фирмы с заказчиком и курировать наиболее значительные заказы. На время своего отсутствия генеральный директор может делегировать право подписи исполнительному директору.

В компетенцию директора входят:

-заключение  сделок;

-оперативное  руководство;

-подготовка  и реализация мероприятий по  финансированию и кредитованию;

-составление  отчетов.

Административное руководство предприятием осуществляет директорат: исполнительный и коммерческий директора.

Исполнительный директор работает непосредственно с внутренней структурой фирмы, курирует работу каждого подразделения, корректирует их деятельность, как в целом, так и на личностном уровне (конкретного члена персонала).

В аппарат управления входят коммерческий директор, руководители отделов и служб предприятия.

Коммерческую службу возглавляет коммерческий директор. В данном подразделении решаются вопросы по реализации целевой функции предприятия – продаже книжной продукции потребителю. Именно поэтому в ее состав входят два подразделения:

1) отдел поставок (служба снабжения);

2) отдел продаж (служба сбыта).

Первый осуществляет поставку товара на склад, откуда затем продукция поступает непосредственно к потребителю. Для этого в штат отдела поставок входят несколько менеджеров по закупкам, за каждым из которых закреплена определенная группа поставщиков.

Ключевая функция отдела продаж совпадает с целевой функцией предприятия – удовлетворение спроса в книжной продукции. Отдел продаж также, как и отдел поставок, состоит из менеджеров по продажам, каждый из которых занимается курированием одного или нескольких направлений реализуемой ООО «Топ-книга» книжной продукции.

Финансовая служба предприятия обеспечивает решение всех вопросов, связанных с жизнедеятельностью торгового предприятия и состоит из:

1) бухгалтерии;

2) финансового  менеджера.

В бухгалтерии предприятия производится учет и контроль всех операций, производимых предприятием, также осуществляется взаимодействие с государственными контролирующими и прочими органами, такими как налоговая инспекция, различные социальные фонды и т.п.

В функции финансового менеджера входит управление финансовыми ресурсами предприятия, его кредитной историей, отношениями с дебиторами и т.п.

Следующим самостоятельным подразделением является складская служба, основной задачей которой является организация жизнедеятельности складского хозяйства, т.е. координирование товарных потоков предприятия.

Директор службы маркетинга подчиняется непосредственно исполнительному директору ООО «Топ-книга». Он координирует и несет ответственность за работу отдела в целом.

Штат службы маркетинга состоит из:

- специалистов  по маркетингу

Задачи группы ежедневный сбор и анализ всех видов информации в том числе: 

• внутренняя первичная и вторичная информация (объемы продаж, ассортимент услуг и т.д.);
• внешняя первичная и вторичная информация (информация о конкурентах, новых товарах, о конъюнктуре рынка);
• приведение информации в формализованный вид;
• формирование отчетов по следующим направлениям: оперативная информация; тактическая информация; стратегическая информация; определение размера и направлений расходования средств для получения необходимой информации.

- отдел рекламы

Задачи группы:

• Исследование процесса продажи рекламных услуг;
• Исследование конкурентов (на основе отчетов группы анализа информации);
• Исследование потребителей рекламных услуг: "Устный" опрос; Опрос техническими средствами;
• Определение размера и направлений расходования средств для проведения исследований;
• Исследование новых книжных товаров.

- Группа по  рекламе и Public Relations: специалист по рекламе и/или PR.

Задачи группы:

• Определение целей и задач рекламы в конкретных ситуациях;
• Организация рекламной деятельности;
• Определение размера и направлений расходования средств, для осуществления рекламной деятельности;
• Выбор средств и методов рекламы;
• Подготовка содержательной части рекламы;
• Координация рекламной деятельности;
• Измерение и контроль эффективности рекламы.
• Разработка и внедрение имиджа ООО «Топ-книга».

Как бы не была организована служба маркетинга, взаимодействие ее с другими отделами и службами необходимо и определяется степенью развития самой маркетинговой службы.

В Новосибирске представлены сети предприятия:

• магазины прессы «Сорока», всего 9 адресов (Мостовая ул, 2, ТЦ "Мегас", Красный пр-кт, 2/1, Фрунзе ул, 238, Геодезическая ул, 5, Ленина ул, 10, Титова ул, 15, Гоголя ул, 31 б, Зыряновская ул, 32/1, Кирова ул, 113 а);
• книжные магазины «Книгомир» (ул. Громова, 7, ул. Первомайская, 106, Краснообск пос., ТЦ);
• книжно-канцелярские гипермаркеты «Литера» (ул. Линейная, 29);
• гипермаркет «Лас-Книгас» (Карла Маркса проспект, 53а);
• книжно-канцелярский магазин «Пиши-читай» (ул. Тюменская, 14).

Рис.2.1 Организационная структура ООО «Топ-книга»

К сильным сторонам руководящего звена ООО «Топ-книга» следует отнести наличие успешного опыта организации книжной торговли и быстрый темп роста предприятия.

Таким образом, в целом организационная структура управления ООО «Топ-книга»:

-выражает  субординацию органов управления, которая закреплена в положениях  об отделах и должностных инструкциях; 

-выражает  определенную технологию управленческой  деятельности, процессы разделения  и кооперации труда в сфере  управленческой деятельности, последовательность  реализации управленческих процедур;

-органически  связывает структуру и функции  управления, т.е. никакие управленческие  действия на предприятии не  исходят от элементов, находящихся  вне ее структуры управления;

-осуществляет  интеграцию вертикального, профессионально-квалификационного и функционального разделения труда.

5. Аудит восьми принципов СМК на предприятии

Система менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001:2008 базируется на восьми принципах, которые были сформулированы и включены в стандарт для того, чтобы высшее руководство организации могло руководствоваться ими с целью улучшения ее деятельности. Принципы менеджмента качества – это правила, лежащие в основе руководства деятельностью организации и направленные на удовлетворение запросов потребителей и всех заинтересованных сторон.

1. Ориентация на потребителя на долгосрочный период и предполагает понимание не только текущих, но и будущих потребностей заказчиков и стремление выполнить их с возможным опережением. Принцип ориентации на заказчика распространяется также и на отношения подразделений (сотрудников) внутри предприятия. Уровень обслуживания потребителей на высоком уровне. Широкий ассортиментом товаров привлекает клиентов с различными интересами. Цены на товары варьируются о самых низких до самых высоких, что привлекает покупателей с различным доходом. Система скидок и дисконтных карт.
2. Лидерство руководства: ориентация управленческой вертикали, пронизывающей всё предприятие на реализацию его политики, постановку глобальных целей и их декомпозицию по всем уровням и направлениям развития. Принципиальные решения руководства по построению и совершенствованию ООО «Топ-книга» конкретизируются и развиваются целенаправленными и согласованными действиями отдела СМК и других подразделений. Управленческий персонал создает творческую атмосферу, в которой все работники становятся полностью вовлеченными в достижение поставленных целей. Проводятся собрания на которых руководители проводят план стратегического развития организации.
3. Вовлеченность сотрудников в создание продукции (услуг) необходимого качества, в поиск и реализацию всех возможностей для совершенствования ООО «Топ-книга»; любые исследования и проверки направлены на поиск путей совершенствования, а не на наказание виновных. В фирме «ТОП-книга» генеральным директором используется материальная мотивация: выплачиваются бонусы директорам управлений за высокие результаты труда.  Так же директор инициирует корпоративные встречи с персоналом в неформальной обстановке: совместное проведение праздников.
4. Процессный подход: суть – возможность достигнуть целей более эффективно и быстро. Линейно-функциональная структура фирмы «ТОП-книга» имеет горизонтальную дифференциацию, которая характеризует разнородность фирмы, ее многофункциональность. Горизонтальная дифференциация – сильная сторона организационной структуры фирмы «ТОП-книга», так как организация имеет ряд филиалов или очень крупных подразделений, которые достаточно автономны, при этом каждая из этих системных единиц специализируется только на выполнении своей функции, и, по данной причине, функционирует наиболее эффективно. 
5. Системный подход к управлению: согласованное распределение функций (задач, обязанностей) и полномочий между взаимосвязанными процессами (элементами) СМК и управление системой с целью оптимального использования ресурсов ООО «Топ-книга» для стабильной работы и выпуска продукции требуемого качества. Для повышения управляемости компании, оптимизации издержек и обеспечения полной прозрачности бизнеса ООО «Топ-книга» в сотрудничестве с консалтинговой компанией Deloitte внедрила информационную систему Oracle JD Edwards EnterpriseOne. В результате ООО «Топ-книга» получила возможность не только объединить в единую систему склады и торговые объекты предприятия, но и надежно учитывать и оперативно контролировать процесс товародвижения. Значительно упрощены процедуры заказа продукции, информация о реализации товаров в оперативном режиме поступает из информационных систем магазинов в ЦИС (центральную информационную систему) компании. Используя возможности новой системы, аккумулирующей данные по движению товарных и финансовых потоков, компания может принимать более точные управленческие решения.
6. Постоянное улучшение: нацеленность всех работников на поиск и реализацию возможностей для постоянного улучшения СМК; предприятие, которое не совершенствует СМК, не может быть конкурентоспособным. Различны виды торговли – розничная, мелко-, крупнооптовая (рост числа клиентов). Акции, система дисконтов для клиентов (привлечение покупателей). Обеспеченность компьютерами и сетью Интернет позволяют иметь собственный сайт и интернет-магазин. Широкий ассортиментом товаров (привлекает клиентов с различными интересами).
7. Принятие решений, основанных на фактах: все решения в СМК принимаются на основе количественного, логического и экспертного анализа объективной информации и данных; предусмотрен сбор и анализ информации о текущих потребностях потребителей в товарах, реализуемых магазином.
8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками: ООО «Топ-книга», взаимодействуя с поставщиками, создает базу для взаимовыгодного сотрудничества. Общее количество поставщиков более 2 000 по книгам и около 200 – по медиа, крупнейшими для ТОП-КНИГИ являются: среди книжных издателей: «АСТ» (15% от поставок книг), «Эксмо» (12%), «Просвещение» (6%), «Дрофа» (4%), «Олма-пресс» (3%); Среди издателей медиапродукции: «Новый Диск» (8% от поставок медиа), «Мистерия Звука» (5%), российское представительство «Universal Pictures» (4%).

 

Выводы и предложения

В современных условиях среди множества проблем, связанных с обеспечением, как выживания и последующего нормального развития предприятий и организаций, главной и решающей является проблема качества продукции, работ и услуг. Для руководства предприятия очень важно осознать различные способы, которыми качество товаров или услуг может воздействовать на организацию, и учитывать их при разработке и выполнении программы по гарантии качества.

Обеспечение полной сохранности товаров и доведение их до потребителя в хорошем состоянии является важнейшей задачей торговых работников.

В данной работе была оценена деятельность предприятия по торговле книжными товарами ООО «Топ-Книга». Были изучены основные термины в области управления качеством, принципы СМК, основные инструменты и модели в области качества. Исследована характеристика предприятия. Проведен аудит элементов системы менеджмента качества на данном предприятии.

Организация работы предприятия ООО «Топ-Книга» в целом удовлетворительна. Но как показывает практика, все не близко от идеала.

Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы, выявив, как положительные так и отрицательные моменты в работе организации:

• В компании ООО «Топ-Книга» реализованы все восемь принципов системы менеджмента качества;
• Благодаря наличию в структуре компании логистической инфраструктуры «ТОП-КНИГА» располагает самым широким предложением на рынке – ее актуальный ассортимент превышает 150 тыс.
• Простая организационная структура;
• Каждой группе товаров на складе предприятия отводят определенное место и располагают по подгруппам, видам, артикулам, цене, расцветкам и другим товарным признакам, характерным для данного товара;
• Закрепление за товаром постоянного места, что дает возможность быстро определить наличие товара, проверить его состояние, произвести подбор ассортимента и создать четкий порядок в кладовой;
• Для товаров каждой группы созданы благоприятные условия хранения (температура и влажность воздуха, вентиляция, освещение).

Недостатком можно считать – управление запасами на предприятии. Задачей управления запасами является оптимизация объемов, ассортимента и мест размещения запасов. Предприятию следует выбрать модель управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Данная система более устойчива к колебаниям спроса. Положительная сторона данной модели - повышенная защищенность от дефицита запасов.