Совершенствование технологии обслуживания туристических групп в службе приема и размещения (на примере Гранд Отеля Эмеральд)

Четкое проявление конфликтов замечено в мире бизнеса. Существуют конфликты между организациями, ассоциациями, фирмами, в пределах одной организации и т.п. Конфликт, который возникает в организации, называют организационным.

Если конфликт не управляем, то это приводит к конфронтации, т.е. подразделения организации или члены коллектива перестают общаться и сотрудничать друг с другом. Такая ситуация приведет к деградации развития коллектива и организации25.

Однако следует отметить, что конфликты также могут положительно влиять на организацию, поэтому большинство руководителей проектируют конфликт, который можно решить, не разрушив связь между персоналом.

Логика рассуждения приводит к следующему выводу, конфликт может быть функциональным, т.е. полезным для членов организации, и дисфункциональным, снижающим производительность труда, ликвидирующим сотрудничество между членами коллектива.

Как известно, гостиничный бизнес – это коллективный труд. А где коллектив, там и разнообразие людей с различными характерами, степенью воспитанности, умением владеть собой и ситуацией. Гостей не выбирают, так же как и их настроение или раздражение26.

Любой конфликт вредит не только имиджу гостиницы, но и самому работнику, увеличивая его нервно-эмоциональное напряжение. Самыми распространенными причинами конфликтов в службе приема и размещения являются: пренебрежение интересами гостя, несоответствие ожидаемого сервиса предлагаемому, унижение человеческого достоинства или психологическая несовместимость.

Разрешение конфликтов всегда происходит по одному из следующих вариантов: успешное разрешение; простое устранение; частичное разрешение; возврат в исходное состояние; прекращение конфликта.

Успешное разрешение заключается в том, что все неполадки быстро устраняются, все вопросы решены, гостю принесли извинения.

Простое устранение. В таком случае всегда один участник конфликта одерживает победу над другим.

Частичное разрешение. Данный вариант разрешения конфликта наступает при достижении компромисса между конфликтующими сторонами.

Возврат в исходное положение, вероятен в случаях, когда какое-то обстоятельство прерывает действия обеих сторон в конфликте, но не решает его сути. Конфликт вновь повторится при первой же возможности, так как он не решен.

Прекращение конфликта. Если поведение гостя выходит за рамки допустимого, и никакие попытки успокоить его не приносят желаемого результат, следует вести разговор, используя формулировки из правил гостиницы, например: «У нас не принято…». В особо тяжелых ситуациях можно прибегнуть к общественному мнению, помощи администратора и даже органов полиции.

Профилактика конфликтов должна занимать видное место в деятельности любой гостиницы. Остановимся на нескольких важных условиях, которые способствуют снижению конфликтов организации27.

1. В первую  очередь надо назвать выверенную  кадровую политику. Правильный подбор  и расстановка кадров с учетом  психологических качество персонала  существенно уменьшают вероятность  приема на работу конфликтных  личностей.

2. Высокий авторитет  руководителя. В психологическом  плане авторитетная личность  всегда воспринимается как имеющая  неоспоримые преимущества. Высокий  авторитет руководителя является  гарантией стабильности отношений  в коллективе.

3. Престиж деятельности  и организации. Значимым психологическим  фактором, снижающим уровень конфликтных  ситуаций, является престиж деятельности  и организации. Он также является  как ограничителем, так и регулятором  поведения: люди дорожат престижной  должностью или работой, вследствие  чего у них повышается чувство  ответственности, рефлективной регуляции  деятельности.

4. Благоприятный  психологический климат в коллективе  является фактором, который существенно  снижает уровень конфликтности  персонала. Часто именно дружелюбие, товарищеская взаимопомощь, взаимовыручка, преобладание положительных эмоций, простота отношений являются  основой для формирования трудового  энтузиазма.

На климат в организации влияет множество факторов: стиль руководства, мотивы трудовой деятельности, характер взаимоотношений персонала, удовлетворенность, моральные нормы, сплоченность, организованность, численность коллектива, время совместной трудовой деятельности и пр.

Для профилактики конфликтов психологи рекомендуют: оценить причины их возникновения; принять меры упреждающего характера; устранить причину конфликта; разъединить конфликтующих; воспитывать эмоции.

2.2 Организация обслуживания в службе приема и размещения на примере гостиницы Гранд Отель Эмеральд

Гранд Отель Эмеральд28 находится в исторической части Санкт-Петербурга, на Суворовском проспекте, в непосредственной близости от Сольного собора и Таврического сада.

Гранд Отель Эмеральд включает в себя 90 номеров, из них 11 полулюксов, 4 люкса и на верхних Королевский и Президенсткие номера. Все номера оборудованы индивидуальным рабочем местом с письменным столом, спутниковым интерактивным телевидением с аудио и видео каналами, прямая телефонная линия, Wi-Fi, сейф, минибар, кондиционер.

Ресторанный комплекс отеля – это ресторан «Атриум», ресторан традиционной русской кухни «Гжель», лобби-бар «Суворовский», ресторан «Эмеральд».

На территории гостиницы расположен бизнес-центр, где можно воспользоваться услугами переводчика или секретаря, поработать на компьютере, отправить факс, сделать ксерокс и ещё много других мелочей.

При отеле работает крупный фитнес-клуб TopGym, расположенный на втором этаже. Он включает большой тренажерный зал, оснащенный итальянским оборудованием и просторный зал для занятий аэробикой. Также в отеле открыт SPA-комплекс с русской и римской парными, хамамом, бассейном-джакузи и множеством косметологических и массажных программ.

Процесс обслуживания гостей начинается с бронирования – это предварительный заказ мест. Процедура бронирования осуществляется по телефону, через сотрудников отдела бронирования, по почте, телексу, факсу, электронной почте, с применением глобальных систем бронирования.

Согласна «Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»: «исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя».

Между гостиницей и туристской фирмой заключается договор, в котором указывается: сроки подачи заявки на размещение туристов, когда и каким образом будет производиться оплата. Ясно, что каждая заявка на бронирование и аннулирование заказа должны быть зарегистрированы.

Заявка должна содержать данные сведения: количество и категории номеров, сроки проживания в отеле, фамилии и имена приезжающих, форма оплаты (наличный или безналичный расчет). Она регистрируется, после чего ей присваивается регистрационный номер.

Если номера бронируются по телефону нужно записать информацию в специальные бланки, в которых делается лишь отметка в нужных графах. В настоящее время, это специальные бланки хранятся в электронном виде в отделе бронирования. Следует помнить, что при телефонном бронировании обязательно требуется письменное подтверждение!

При бронировании через Интернет заказ номеров может быть осуществлен в гостинице, которая расположена даже в другой стране, что имеет значительные преимущества перед телефонным бронированием.

Есть и другой вариант бронирования через одно из ведущих мировых агентств в области бронирования отелей – Booking.com. Такие варианты бронирования становятся более популярными и востребованными из-за широких возможностей при небольших затратах.

Человек, который собирается забронировать номер в отеле должен зайти на сайт системы Интернет-бронирования. Ознакомившись с правилами бронирования, он выбирает нужный отель и, убедившись в наличии свободных номеров, заполняет необходимые информационные поля и отправляет заказ в систему по электронной почте.

Система автоматически обрабатывает заказ, за исключением нестандартных случаев, и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания.  После получения необходимых гарантий: предоплаты, гарантийного письма и т.п., клиент получает от агента окончательное подтверждение брони.

Бронирование, которое подтверждено специальным уведомлением, высылаемое отелем клиенту, называется подтвержденным. В подтверждении указывается регистрационный номер заявки; дата заезда и выезда; тип номера, который был заказан; количество гостей; число требующихся кроватей. К сожалению, такое подтверждения не является сто процентной гарантией для гостя, так как бронь может быть снята, если у гостиницы есть такая необходимость.

Однако существует гарантированное бронирование, которое означает гарантию клиенту со стороны отеля, что он получит заказанный номер. При бронировании записывают номер кредитной карты гостя, что является гарантией оплаты номера даже в случае, если гость опоздает.

Другой формой гарантированного бронирования может быть депозитная (авансовая) оплата. В некоторых ситуациях: например, в разгар сезона отпусков, для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечислить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока. Предоплата требуется и при размещении туристской группы.

Расселение гостей является следующим этапом операционного процесса, который состоит из встречи, регистрации, вручения ключа и сопровождения до номера.

В Гранд Отель Эмеральд существуют два вида встречи: в аэропорту; около входа в гостиницу или вестибюле.

Различают два типа клиентов, которые прибыли в отель. Первые ранее забронировали номера, вторые – нет. Размещение в гостинице по брони занимает несколько минут, благодаря тому, что данные о клиенте уже известны из заявки на бронирование. Администратор только уточняет номер заявки и производит регистрацию. От гостя требуется только подписать регистрационную карточку.

Понятно что, процесс регистрации приезжающих без предварительного бронирования занимает больше времени, но не более 5 минут.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»: «исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя».

При получении подтверждения на размещение, гость заполняет регистрационную карточку (является договором между исполнителем и потребителем). В карточке гость указывает адрес места жительства; адрес организации, которая оплачивает проживание, если оплата производится третьим лицом; вид платежа: наличные, кредитная карточка или чек.

Когда гость заполнил карточку, следует её подписать, тем самым заключая с отелем договор, который подтверждает вид размещения, стоимость номера и продолжительность проживания.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет жить гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение – документ, дающий право на занятие номера или места в номере. Разрешение на поселение должно быть выписано в двух экземплярах.

После оплаты гость получает второй экземпляр счета, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги Гранд Отель Эмеральд. При регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя стоимость номера за одни сутки, умноженная на число дней, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и различные гостиничные сборы.

Администратор Гранд Отеля Эмеральд заполняет карту гостя, которая дает право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта гостя содержит следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания.

После оформления коридорный или посыльный провожают гостя до предоставленного ему номера, помогая донести багаж.

Если в Гранд Отель Эмеральд заселяется туристская группа ей руководитель должен предъявить администратору направление туристской фирмы – документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирующий, что оплата произведена; список группы, который оформлен в соответствии с требованиями паспортного режима.

2.3 Рекомендации  по совершенствованию технологии  обслуживания туристических групп в службе приема и размещения

Служба приема и размещения гостей занимается решением вопросов, связанных с бронированием номеров, приемов гостей, прибывающих в отель, их регистрацией и размещением по номерам, оказанием дополнительных услуг, а также отправкой обратно домой. Эта служба является первым подразделением, с которым знакомится турист, приезжая в отель. Служба приема и размещения должна обеспечивать максимальную загрузку отеля, не допуская необоснованных простоев.