Фахові обов’язки працівників служби обслуговування приміщень вестибюльної групи

У малих готелях організаційно-функціональна  схема управління фінансовою службою спрощена. Вона складається з двох відділів поточної діяльності й інвестицій, їх роботу контролює менеджер, якому підпорядковані 1-2 бухгалтери і касир. У готелях значної місткості бухгалтерія складається з фінансового менеджера (директора), головного бухгалтера, заступника головного бухгалтера, бухгалтерів різної категорії та касира, весь персонал становить з 10-15 осіб (рис. 2):

Рис. 2. Організаційно-функціональна структура фінансово-комерційної служби в готелях значної місткості

 

 

Професійні обов'язки фінансового менеджера такі:

— контроль за ефективністю фінансових потоків у готелі, забезпечення оптимальних витрат і відрахувань;

— складання річного  плану фінансових потоків з урахуванням  перспективного планування економічного стану готелю — обсягу збуту, прибутку та рівня раціональної організації праці; забезпечення поточного і довготермінового прогнозування, аналіз отриманих даних;

— розроблення кошторису  для працівників, контроль за рівнем витрат;

— розроблення  та впровадження виробничого обліку, складання детального звіту про витрати готельного підприємства, введення нових методик, керування інвентаризацією матеріально-технічної бази і визначення її вартості, реєстрація записів матеріально-технічного постачання і забезпечення необхідного коригування, підготовка для власника, керівників підприємства звітно-фінансової інформації про витрати готельного підприємства;

— контроль за використанням  бланків оперативного обліку, їхнім  збереженням;

— комплектування служби кадрами, визначення обсягу роботи для  працівників, забезпечення підвищення кваліфікації підлеглих;

— підтримка тісних зв'язків  з менеджерами інших служб, участь у нарадах керівників закладу.

Кваліфікаційна характеристика менеджера фінансової служби пов'язана  з необхідністю знати:

— теоретичні основи управління й управління фінансовою діяльністю підприємства;

— теорію фінансів, кредиту, бухгалтерського обліку;

— економічну статистику, систему статистичної звітності;

— чинне законодавство  у сфері фінансової, кредитної, валютної, банківської діяльності й діяльності у сфері гостинності;

— нормативно-законодавчі акти з міжнародних розрахунків і зовнішньоекономічної діяльності;

— основи здійснення операцій на міжнародному фінансовому ринку;

— основи економіки готельних  підприємств;

— види цінних паперів  і порядок їхнього обігу, особливості  обігу цінних паперів за кордоном;

— правила та порядок  здійснення операцій на внутрішньому фінансовому ринку;

— основи діловодства.

Планово-комерційний  відділ забезпечує готельні підприємства матеріально-технічними та виробничими ресурсами. Очолює відділ старший менеджер. Йому підпорядковані у великих готелях 3-4 менеджери з різних напрямів діяльності. Менеджер відділу підпорядкований менеджеру служби. В окремих готелях цей відділ діє як самостійна структурно-функціональна й управлінська ланка. Основне його завдання — здійснення моніторингу ринку товарів та послуг, виявлення оптимальних умов забезпечення матеріально-технічними ресурсами та послугами закладу гостинності у співвідношенні ціни та якості, укладання угод з постачальниками продукції.

У процесі моніторингу  виконання комерційних операцій, пов'язаних з управлінням товарними запасами, контролем виконання договорів, вагома роль належить комп'ютеризації та використанню телекомунікаційних інформаційних систем.

Працівники планово-комерційного відділу повинні досконало знати:

— основи здійснення комерційних  операцій на внутрішньому й міжнародному ринку товарів і послуг;

— закони і нормативні акти, що регламентують комерційну діяльність;

— основи економіки готельних  підприємств;

— форми документів, які  використовують при комерційних операціях.

Комерційний відділ має  тісно співпрацювати з усіма  структурними ланками готелю, володіти повною інформацією про необхідне забезпечення готелю матеріально-технічними ресурсами. До структури відділу доцільно вводити менеджерів маркетингових досліджень.

3. Інженерно-експлуатаційна служба в готелях

Готелі мають  складне інженерно-технічне обладнання — комплекс систем, що функціонують у постійному режимі й забезпечують задоволення культурно-побутових потреб гостей та персоналу закладу розміщення. Обладнання готелю охоплює систему водопостачання, центральне теплопостачання, електромережу, каналізацію, протипожежну систему, вентиляцію, телефон, телевізійне, радіоустаткування, автоматичні системи охорони та ін. У його будівлі розташовані технічні приміщення з обладнанням, яке забезпечує роботу персоналу служби. Експлуатація інженерного обладнання повинна здійснюватись згідно з технічною документацією і технічним паспортом споруди, планом кожного поверху, системи опалення, каналізації, водопроводу, електроосвітлення, паспорта ліфта.

Інженерно-експлуатаційна служба забезпечує необхідні умови  для функціонування будівлі й обладнання відповідно до встановлених стандартів. З метою ефективної реалізації своїх функцій персонал служби повинен регулярно, згідно зі затвердженими інструкціями, обстежувати санітарний і технічний стан прилеглої до готелю території, об'єкти комунального призначення та благоустрою території, яку обслуговує ця служба, оцінювати якість виконання робіт і надання послуг, складати за результатами акти обстеження.

Служба розробляє та впроваджує ресурсозберігаючі технології, обладнання, що дає змогу значно зменшити загальний обсяг споживання ресурсів, насамперед енергоресурсів, води та ін. Сучасні готельні підприємства управляють інженерно-технічними системами через використання автоматизованих систем, які забезпечують взаємопов'язану роботу всіх служб і систем готелю.

Очолює інженерно-експлуатаційну службу головний інженер, йому підпорядковані заступник, інженер-програміст, майстер. У функціональній структурі служби працює два відділи — чергова технічна служба та ремонтна служба (рис. 3). У системі зв'язків з управління головний інженер підпорядкований генеральному директорові, у великих готелях — заступнику генерального директора, технічному директорові.

Рис. 3. Організаційно-функціональна структура інженерно-експлуатаційної служби в готелях значної місткості

 

Головний інженер коригує  роботу технічного персоналу та контролює результати його роботи, зокрема:

— розподіляє щоденні  замовлення, які надходять від  служб і персоналу готелю на виконання  робіт та їхнє завершення у термін під контролем заступника головного інженера;

— складає графіки  проведення робіт з профілактики і ремонту, розподіляє згідно з графіком функції у виконанні робіт;

— відповідає за використання опалювальних систем, водопостачання, засобів зв'язку тощо відповідно до експлуатаційних вимог технічного обладнання;

— контролює дотримання правил охорони праці й техніки безпеки працівниками;

— реєструє дані, готує  місячний звіт з роботи служби для  керівників закладу розміщення;

— контролює ефективне  використання необхідних у технологічному процесі ресурсів;

— інструктує працівників стосовно безпеки у випадку виникнення пожежі, виходу газу й інших непередбачуваних технологічних процесів;

— складає бюджет служби, контролює його виконання і витрати  у процесі функціонування служби;

— забезпечує навчання та практичну підготовку інженерно-технічного персоналу;

— вирішує спільно  з директором готелю або менеджером кадрової служби проблему кадрового забезпечення служби;

— розробляє плани  поточного та перспективного технічного переобладнання закладу розміщення;

— контролює раціональне  використання енергоресурсів, їхню економію.

Кваліфікаційні характеристики головного інженера пов'язані з  необхідністю досконало знати:

— теоретичні основи діяльності інженерно-технічних систем у готелях;

— основи техніки безпеки  у роботі з інженерно-технічними системами;

— основи організації  та технології готельних послуг;

— теоретичні основи управління;

— систему статистичної звітності й діловодство;

— основи складання бюджету  організації.

Високофахова діяльність головного інженера пов'язана з  необхідністю мати вищу професійну освіту в сфері інженерних наук, досвід управління, високі вольові й організаційні характеристики.

Заступник головного  інженера координує, контролює роботу персоналу служби, допомагає головному  інженерові у виконанні його обов'язків  згідно з функціонуванням служби. Він зокрема:

— складає розклад  чергування й організовує позмінну роботу технічного персоналу;

— контролює трудову  дисципліну персоналу служби;

— обліковує вихід  персоналу на роботу і складає  платіжну відомість;

— навчає персонал;

— розподіляє виробничі завдання і контролює їхнє виконання;

— контролює стан та безпеку  функціонування основних інженерно-технічних  систем, використання комунальних послуг з метою економії витрат.

Старший електрик забезпечує:

— безперебійну роботу відповідно до технічної інструкції енергетичного, сантехнічного обладнання, електричних і теплових мереж, повітропроводів, водопроводу та каналізації;

— нагляд за технічним  обслуговуванням електроустаткування  й електричних мереж;

— відповідальність за дотримання протипожежних норм безпеки.

Електромонтер повинен:

— забезпечувати безперебійне функціонування електрообладнання  в готелі;

— усувати аварії електроосвітлення  та відновлювати функції світлових  і силових точок;

— відновлювати роботу внутрішньої  електропроводки, вимикачів, телевізійних установок, освітлювальної арматури, люстр,електричних ламп;

— ремонтувати електронагрівальне обладнання;

— інформувати головного  інженера про необхідність здійснення ремонтних робіт або змін в електросистемі;

— вивчати заходи протипожежної безпеки.

Слюсар-сантехнік контролює справність санітарно-технічного обладнання, систем водозабезпечення і подачу гарячої води, системи опалення, каналізації, побутових приладів, здійснює профілактичний ремонт санітарно-технічного обладнання.

Столяр забезпечує справність столярного обладнання — дверей, вікон, дерев'яного покриття підлоги, ремонтує, замінює дверні замки та ін.

4. Діяльність кадрової служби

Функції цієї служби пов'язані з підбором, прийманням на роботу, оцінюванням якості персоналу, навчанням працівників готелю; улагодженням конфліктів, формуванням корпоративної свідомості; розробкою посадових інструкцій і функціональних технологій для персоналу; оцінкою та допомогою у поліпшенні умов праці; допомогою керівникам підрозділів; підвищенням кваліфікації співробітників; заохоченням і мотивацією персоналу та ін.

Функції служби також  пов'язані з веденням особистих  справ усіх працівників готелю, укладанням угод для навчання, підвищенням кваліфікації персоналу. В структурі кадрова служба найчастіше складається з відділу кадрів, відділу охорони праці, навчально-тренінгового центру.

Відділ кадрів набирає обслуговуючий персонал, узгоджує фахові проблеми праці, трудової дисципліни та винагороди. Відділ охорони праці забезпечує інструктаж з техніки безпеки, контроль за виплатою грошової допомоги з непрацездатності, пов'язаної з виробничими травмами, за кошторисом витрат. Навчально-тренінговий центр займається підвищенням кваліфікації, перепідготовкою та стажуванням фахівців і обслуговуючого персоналу, навчанням працівників управління якістю послуг.

Структура кадрової служби у готелях залежить від розмірів підприємства. Очолює службу менеджер, у підпорядкуванні якого перебуває  декілька менеджерів, котрі відповідають за окремі напрями роботи. Головний менеджер підпорядкований директорові закладу розміщення.

Запитання для самоконтролю

1. Розкажіть про структурні  ланки управління в готелях.

2. Визначте поняття  "технологічний цикл обслуговування". Проаналізуйте основні його етапи.

3. Які організаційні  форми бронювання номерів (місць) типові для готельних підприємств?

4. Назвіть типи бронювання, характерні для готельних підприємств.