Документация турфирмы

Смысл путевки в том, что  именно она (а не договор-тур) является документом, подтверждающим право туриста  на получение перечисленных в  путевке туристических услуг, им оплаченных в полном размере. Путевка туроператора предъявляется туристом либо сопровождающему туристической группы (перед отправлением группы), либо поставщикам туристических услуг (например, работникам отеля) по прибытию туриста к месту отдыха, поскольку все поставщики, сотрудничающие с туроператором, обязуются предоставлять услуги туристам, прибывшим по путевкам, этим туроператором подписанным.

Кроме того, путевка является единственным документом строгой отчетности, который позволяет вести учет поступления денежных средств в кассу туроператора, и поэтому контроль получения, выдачи и хранения бланков туристических путевок — одна из основных сфер внешних проверок туроператора со стороны органов государственной власти.

Однако специфика туристического бизнеса такова, что посредством  только одних путевок зачастую невозможно организовать и международные, и  внутренние туры. Причин тому несколько. Во-первых, туристические путевки  являются как документами, зафиксировавшими право туристов на получение туристических  услуг, так и документами, позволяющими осуществление контроля над деятельностью  туристической фирмы. Это означает, что заполненная туристическая  путевка должна быть одинаково понятна  для иностранного поставщика туристических  услуг (например, для расселяющего работника  зарубежного отеля), так и для  работника отечественного проверяющего органа (например, налогового инспектора). Разумеется, составление бланков  и заполнение такой универсальной  путевки практически невозможно (хотя бы потому, что она в таком  случае должна составляться на двух языках!).

Во-вторых, как уже было сказано, путевка выдается туристу  той фирмой, с которой он заключил договор-тур, чаще всего такой фирмой является туристическое агентство, которое по законам большинства  стран не имеет права вступать в непосредственные отношения с  поставщиками туристических услуг (теми же отелями или перевозчиками). Следовательно, туристическое агентство  выдаст туристу собственную путевку, забронировав тур у туроператора. Необходимые туристические услуги будут забронированы туроператором, оплачены турагентом, но турист, предъявив путевку туристического агентства, которому он оплачивал поездку, перечисленные в путевки услуги не получит по причине того, что услуги у поставщика бронировал туроператор, но никак не мелкое и малоизвестное турагентство! По этим основным причинам, в условиях развития туристического рынка (которое характеризуется ростом зарубежных поездок и расслоением тур-бизнеса на туроператоров и турагентов) появляется необходимость в еще одном документе помимо путевки, дающем право туристу на получение им оплаченных туристических услуг. Согласно вышеописанным требованиям данный документ должен отвечать следующим требованиям:

- быть оформленным на одном из языков международного общения (чаще всего таким языком выступает английский);

- выписываться только от имени туроператора, непосредственно вступающего в контакт с поставщиками туристических услуг, и прилагаться к выдаваемым путевкам в качестве основного документа, необходимого для поселения туристов;

- содержать информацию о туристах (их личные данные), а также необходимую информацию об оплаченных ими туристических услугах;

- не отражать реальной стоимости тура, оплаченной туроператору агентством, так как оплачиваемая туроператору стоимость туруслуг всегда меньше суммы, уплаченной туристами (хотя бы на размер комиссионного вознаграждения), а демонстрация в ваучере реальной стоимости туристической поездки приведет к негативным впечатлениям туристов. Документом, полностью отвечающим этим требованиям, является туристический ваучер (или инвойс). В отличие от туристической путевки, ваучер оформляется только туроператором (причем никаких подписей или печатей агента на ваучере не требуется) и является основным документом, гарантирующим получение туристом оплаченных туристических услуг во время отдыха. Ваучер предназначен только для его предоставления поставщикам туристических услуг и для внутреннего учета и отчетности туроператора. Поэтому любой отправляющийся на отдых турист, купивший тур через туристическое агентство, обязан помимо выданной турагентством путевки иметь на руках ваучер, гарантирующий ему получение оплаченных туристических услуг. В случае, когда тур приобретается туристом непосредственно у туроператора, для получения им оплаченных услуг в туре достаточно одной путевки.

Форма туристического ваучера  свободна и разрабатывается туроператором. Обязательными условиями для  оформления ваучера являются:

- указание на туроператора, выдавшего ваучер;

- нумерация ваучера;

Типовой ваучер туроператора выглядит так:

- содержание в ваучере данных обо всех заезжающих туристах (фамилии и паспортные данные всех путешествующих);

- содержание оплаченных туристами туристических услуг;

- указание на туристическое агентство, продавшее путевку непосредственно туристам;

- сроки поездки.

Кроме того, ваучер существенно  упрощает деятельность работников организаций  — поставщиков туристических  услуг (например, службе расселения отеля), которым уже нет необходимости  связываться с менеджерами туроператора для того, чтобы установить, действительно  ли прибывшие туристы оплачивали забронированный тур.

Наконец, еще одним документом, регламентирующим отношения туроператора и туриста, является информационный листок. Необходимость выдачи туристам информационного листка не закреплена законодательно, то есть, туроператор имеет полное право отправить людей в поездку, не снабдив их этим документом, однако практика туризма показывает, что наличие у туриста информационного листка не только сокращает количество вопросов, которые могут возникнуть у путешественников к менеджерам туроператора и требующих немедленного разрешения , что занимает довольно большую часть их рабочего времени, но и предостерегает и туриста от возможных негативных ситуаций во время тура, и туроператора от необоснованных претензий туристов по возвращению из поездок.

Смысл информационного листка как документа не столько в  донесении до туриста знаний об условиях предстоящей поездки, сколько получение  гарантий того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре (это  подтверждается росписью туриста под  информационным листком), что не даст ему в дальнейшем винить менеджера  туроператора в неполном донесении  информации.

Содержание информационного  листка разрабатывается самим туроператором. Можно выделить разделы информации, которые чаще всего встречаются  в информационных листках отечественных  работников турбизнеса. Это:

- информация о стране или курорте, на который направляется турист (географическое расположение, национальный состав, климатические особенности, температурный режим);

- сведения о том, каким транспортом можно добраться к месту отдыха (если не входят транспортные услуги) и о приблизительной стоимости проезда;

- краткое изложение правил пересечения границы (работа пограничных пунктов, список документов, необходимых для пересечения границы, товары, провоз которых через гра­ницу требует декларирования, таможенные правила и т.д.);

- сведения о пунктах медицинской помощи и правила страхования туристов;

- сведения о средстве размещения, в котором должны будут расселиться туристы (адрес отеля, описание того, как проехать или пройти к гостинице);

- сведения о порядке поселения в отель (если турист должен будет размещаться самостоятельно);

- сведения о месте и времени сбора группы (в случае групповых поездок);

- сведения о перелете, переезде, переправах, предстоящих в туре;

- рекомендации на время отдыха (рекомендуемые экскурсии, музеи, рестораны, парки и т.д.);

- информация о возможных угрозах жизни или здоровью путешественника.

Как и договор-тур, информационный листок лучше составлять в двух экземплярах, один из которых, подписанный туристом, остается у работника туристического оператора, а другой — на руках  отправляющегося в поездку туриста.

Схематически документооборот, сопровождающий взаимоотношения между  туроператором, турагентом и туристом, возникающие при продаже тура, можно изобразить так, как представлено на схеме.

В результате покупки путевки  турист должен иметь на руках следующий  пакет туристических документов:

- договор-тур, подписанный между туристом и туристическим агентством;

- туристическая путевка, выданная туристическим агентством;

- ваучер, выданный туроператором;

- информационный листок, выданный туроператором или туристическим агентом;

Разумеется, помимо этого  перечня документов, турист может  также получить На руки, например, билеты, визу или страховку, бухгалтерские документы (приходный ордер, накладную, счет-фактуру). Но это, в отличие от перечисленных документов, не обязательно для абсолютно всех туров.

Переданные ему документы  турист либо оставляет у себя в  качестве гарантии факта его сделки с турагентством или туроператором (договор-тур), либо предъявляет поставщикам  туристических услуг по прибытию на курорт или сопровождающему группы при отправлении (туристическая  путевка или ваучер).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В последние годы наблюдается значительный подъем на туристическом рынке России. Этот подъем обусловлен как ростом доходов потребителей, так и постепенным развитием культуры отдыха россиян. Увеличение спроса на туристские услуги, с одной стороны, и отмена лицензирования турагентсткой деятельности, с другой стороны, привели к заметному росту количества туристических компаний на рынке.

Качественное оказание туристских услуг не может быть обеспечено без  грамотной организации документооборота деятельности туристической компании. Некоторые аспекты этого процесса регламентируются нормативными документами, действующими в туристической сфере, налоговой сфере, бухгалтерском  учете, некоторые – отдаются на откуп  самим компаниям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы и источников:

1. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002.

2. Быкова, Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006.

3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.16. 16. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007.

4. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009.

5. Еланцева О.П. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учебник для вузов / М.: ФЛИНТА, 2012.

5. www.tours.ru

6. www.travel.ru