Типичные нарушения трудового законодательства

типичные нарушения трудового  законодательства

Типичные нарушения  трудового законодательства, выявляемые при проверках.

В документообороте любого хозяйствующего субъекта, независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы значительный удельный вес  занимает документооборот кадровых документов.

 

 

К основным кадровым документам относятся: учредительные документы, коллективный договор, положение об оплате труда (премировании, надбавках  и т.п.), правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с дополнительными соглашениями, приказы по персоналу, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, табели учета  рабочего времени и расчета зарплаты, личные карточки, расчетные листы, больничные листы, графики отпусков, инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнал инструктажа по технике безопасности и другие.

 

В числе кадровых документов есть как обязательные, которые должны быть во всех организациях (например, штатное  расписание, трудовые договоры, приказы  по персоналу), так и документы, которые  составляются в определенных случаях, например: должностные инструкции (если все должностные обязанности  работников не отрегулированы в трудовых договорах), графики сменности (при  наличии сменной работы), договоры о полной материальной ответственности (в случае ее установления) и т.п.

 

 

Несмотря на то, что проверками соблюдения трудового законодательства занимается трудовая инспекция, нередко  ошибки при составлении кадровых документов выявляются и в ходе налоговых  проверок.

 

 

И если нарушения, выявленные в ходе проверок трудовой инспекцией, влекут за собой только штрафные санкции, то нарушения, выявляемые налоговыми органами, влекут за собой пересчет налогооблагаемой базы по налогам.

 

 

Наиболее типичными нарушениями  трудового законодательства, влекущими  за собой искажение налогооблагаемой базы, и соответственно, риск доначисления налога на прибыль и УСН, а также  страховых взносов, являются следующие.

 

Ситуация

 

 

При оформлении первичных  документов по учету труда и его  оплаты используются не унифицированные  формы первичной учетной документации. Например, приказы на выплату премий составляются в произвольной форме  вместо составления по формам №  Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении  работника» или № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

 

Нормативная база

 

 

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

 

 

Унифицированные первичные  документы по учету кадров обязательны  к применению организациями независимо от формы собственности, осуществляющими  деятельность на территории РФ, а унифицированные  первичные документы по учету  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы  собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных  учреждений.

 

 

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами, являющимися  первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

 

 

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации (п.2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Документы, форма которых  не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

 

Последствия

 

 

Использование произвольных форм первичных документов приводит к тому, что в них забывают включить условия, установленные и обусловленные  законодательством, например:

 

-        в приказах о приеме на работу не указывают, на какую работу принят работник (основную или по совместительству);

 

-        не указана дата начала работы (с какого числа работник обязан приступить к работе) или дата увольнения;

 

-        в штатных расписаниях не указывают оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей;

 

-        работников не знакомят с приказами под роспись, не указывается дата ознакомления работника с кадровым приказом.

 

 

Помимо нарушений требований трудового законодательства, отсутствие обязательных реквизитов в кадровых документах может иметь и налоговые  последствия, которые будут рассмотрены  далее.

 

 

Кроме того, применение неунифицированных  форм первичных учетных документов влечет за собой риск не признания  расходов по ним в целях налогового учета и исчисления налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

 

 

Речь, безусловно, идет не обо  всех кадровых документах, а о тех, которые служат основанием для начислений различных видов выплат работникам, поскольку подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные  учетные документы.

 

 

Так, например, по мнению налоговых  органов, изложенном в письме УФНС РФ по г. Москве от 13.04.2007г № 20-12/034132,первичными документами, предназначенными для  учета в целях налогообложения  прибыли расходов на оплату труда  в виде премий за производственные результаты, выплата которых предусмотрена  трудовыми договорами, являются унифицированные  формы №№ Т-11 и Т-11а.

 

Ситуация

 

 

Достаточно часто, в целях  оптимизации налогообложения, или  в связи с ограничениями по штатной численности, организации  заключают с физическими лицами договоры гражданско-правового характера (далее - ГПХ) на определенный срок (которые  впоследствии пролонгируются на тех  же условиях) вместо трудовых договоров.

 

 

Зачастую при этом используются бланки типовых трудовых договоров, что влечет за собой существенные налоговые риски, поскольку порядок  принятия к учету, документального  оформления, и налогообложения (страховые  взносы в ФСС) затрат по оплате работ  по договорам ГПХ отличается от учета  расчетов по оплате труда штатных  работников.

 

 

Например, достаточно часто  оформляется договор возмездного  оказания услуг на выполнение физическим лицом работы офис-менеджера или  уборку помещений – указанный  договор является трудовым, а не гражданско-правовым, поскольку оплата производится не за конкретное количество выполненной работы, а за время  работы.

 

Нормативная база

 

 

Для того чтобы оценить  – является договор с работником срочным трудовым или договором  гражданско-правового характера, необходимо определить – что является предметом  договора.

 

 

Основным признаком, позволяющим  отличить гражданско-правовой договор  от трудового, является то, что трудовой договор предполагает включение  работника в производственную деятельность, подчинение работника требованиям  трудового распорядка и распоряжениям  работодателя, за неисполнение которых  работник несет дисциплинарную ответственность. По трудовому договору работник выполняет  работу определенного рода, а работодатель предоставляет ему социальные гарантии и льготы.

 

 

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  объем работ по указанной в  этом договоре трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные  трудовым законодательством или  локальными нормативными актами и данным трудовым договором.

 

 

В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских  прав и обязанностей. Предметом договоров  гражданско-правового характера  является выполнение определенного  задания (выполнение работ, оказание услуг).

 

 

Таким образом, признаками гражданско-правового  договора, отличающими его от трудового  договора являются:

 

-        предметом договора является выполнение конкретной работы или оказание конкретной услуги;

 

-        договор не предусматривает должностной подчиненности исполнителя по отношению к заказчику;

 

-        в договоре отсутствует перечень социальных льгот, гарантий и выплат, обязательных для предоставления работнику работодателем;

 

-        на исполнителя по договору не распространяется дисциплинарная ответственность за нарушение правил трудового распорядка, трудовой дисциплины, принятых у заказчика и обязательных для штатных сотрудников;

 

-        по договору оплата производится только после окончания работ, по их итогам;

 

-        по договору возможна передача функций (части функций) третьему лицу (субподрядчику).

 

 

При этом срок действия не имеет  определяющего значения для квалификации договора – в отличие от срочного трудового договора, договор ГПХ  хоть и заключается на определенный срок – фактически сроком окончания  договора является момент окончания  работ и оказания услуг. Договор ГПХ прекращает свое действие после получения заказчиком конкретного результата.

 

Последствия

 

 

В ситуации, когда трудовые отношения с работниками подменяются  гражданско-правовыми, в первую очередь, нарушаются права работников, которые  лишаются права на оплату временной  нетрудоспособности, на предоставление оплачиваемого отпуска и т.п.

 

 

За нарушение законодательства от труде и об охране труда (нарушение  прав работников) ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях  предусмотрены административные штрафы для должностных лиц и юридических  лиц.

 

 

Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (пп.2.п.3. ст. 9) установлено, что  в базу для начисления страховых  взносов в части, подлежащей уплате в Фонд социального страхования, не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам  по договорам гражданско-правового  характера. Ранее аналогичные положения  существовали и в отношении порядка  определения налогооблагаемой базы по ЕСН в части, подлежащей зачислению в ФСС.

 

В случае, если организация с сумм выплат по договорам ГПХ не уплачивает страховые взносы в ФСС, и при этом договор гражданско-правового характера будет квалифицирован как трудовой, организации будут доначислены страховые взносы, подлежащие зачислению в ФСС.

 

 

 Ситуация

 

 

Следующей группой нарушений  трудового законодательства являются нарушения требований ст. 57 ТК РФ в  части не отражения в трудовом договоре, заключенном с работником, всех существенных условий трудового  договора.

 

Довольно часто в трудовых договорах с работниками не достаточно конкретизированы (или не указаны) условия  оплаты труда, например:

 

-        формы оплаты труда (сдельная, повременная);

 

-        не указан размер оплаты труда (есть только ссылка на штатное расписание);

 

-        не указаны условия выплаты стимулирующих надбавок и премий (отсутствует ссылка на локальный нормативный акт).

 

Также в ходе проверок устанавливаются  факты отсутствия в трудовых договорах  информации о:

 

-        дате начала работы;

 

-        работе по совместительству;

 

-        сроке действия трудового договора в случае заключения срочного договора;

 

-        режиме рабочего времени (нормированный или ненормированный, количество часов в рабочей неделе и т.п.);

 

-        разъездном характере работы, о работе в особых условиях и т.п.

 

Последствия

 

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор - это соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные трудовым законодательством  и иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, своевременно и в полном объеме выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

 

Условия трудового договора основываются на соглашении сторон и  не могут ограничивать права или  снижать уровень гарантий работнику, установленный трудовым законодательством, однако повысить этот уровень в трудовом договоре возможно.

 

В соответствии со ст. 135 ТК РФ заработная плата определяется трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами  оплаты труда.