Режим и учет рабочего времени, порядок их установления

График заполнялся совместно с инспектором отдела кадров, где:

В - Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

Я - Продолжительность работы в дневное время

НН - Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

К - Служебная командировка

8;0;7 – кол-во отработанного времени

Как я установила, выбор формы учета рабочего времени зависит от многих факторов, в т. ч. от особенностей организации труда, численности сотрудников, размера производственных площадей и пр. Главное, что нужно помнить при организации системы учета: ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным.

А вот фактически помочь вести такой табель в АУ Бизнес-инкубатор «Новация» и до последней минуты учесть время, действительно отработанное каждым работникам, смогут на мой взгляд электронная или биллинговая форма учета.

Сейчас в АУ Бизнес-инкубатор «Новация» внедряют электронные системы учета рабочего времени (ЭСУРВ). Такие системы могут устанавливаться как на внешнем входе/выходе из офиса, так и на внутреннем входе/выходе в различных частях офиса (кабинеты, переговорная, коридоры, комнаты для приема пищи, для курения и т. д.). Конечно, для этого нужны и финансовые возможности.

В таком случае приход и уход сотрудников из самого офиса и из любой его части (при внутренних перемещениях), где установлены электронные считыватели (контрольные точки с датчиками), отмечается в электронной системе путем регистрации бесконтактной прокс-карты либо электронного ключа с идентификационным кодом работника. Паузы на кофе, перекуры и перерывы на обед учитываются в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка в рамках корпоративной политики, установленной работодателем.

В процессе прохождения практики мне поручили разобраться с одним вопросом, который касался электронного учета рабочего времени.

И так, в АУ Бизнес-инкубатор «Новация» внедряется электронная система учета рабочего времени. В связи с этим все работники должны в этой системе зарегистрироваться. Можем ли мы обязать их пройти такую регистрацию? В Кодексе такая обязанность работника не предусмотрена.

Я стала разбираться в этой ситуации и пришла к следующему выводу. Действительно, при введении электронной системы учета рабочего времени работник должен в ней зарегистрироваться. Однако из смысла ст. 91 ТК РФ не следует, что работодатель может возложить на работника такую обязанность, поскольку вести учет рабочего времени должен именно работодатель.

Между тем на практике такая обязанность работника может быть предусмотрена в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57 ТК РФ) и (или) в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В этих документах могут быть закреплены дополнительные права и обязанности работников; главное - чтобы они не ухудшали их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством.

На мой взгляд, введение электронной системы учета рабочего времени в значительной мере способствует более точному его учету в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв), в случаях прогула, а также работы в условиях ненормированного рабочего дня и т. п. Правовое положение работника при этом не ухудшается, поскольку такая обязанность не влечет для него расширения трудовой функции, а лишь способствует и надлежащему исполнению обязанности работодателя по более объективному учету рабочего времени, и соблюдению в организации дисциплины труда.

Более того, вводимая в компании электронная система учета рабочего времени позволяет самому работнику защищать свои права и интересы в случае необоснованных претензий со стороны работодателя.

Я в процессе прохождения практики предложила руководству АУ Бизнес-инкубатор «Новация» внедрить биллинговую систему учета рабочего времени (система формирования счетов).

Биллинговая система работает следующим образом. В первую очередь разрабатывается и утверждается в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике форма ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени специалиста в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Ежедневный отчет составляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Он заполняется сотрудником не только на рабочем месте в офисе, но и за его пределами (в командировке, на проверке, на консультации в офисе клиента и т. п.). В отсутствие сотрудника (по болезни, в отпуске) заполнение отчета не производится.

В этом отчете специалист указывает, что он сделал в течение рабочего дня для каждого конкретного клиента и сколько времени заняла каждая работа (с указанием утвержденных кодов трудозатрат). На основании указанных данных и заранее введенных в электронную систему денежных параметров оценки труда система формирует счет, который главный бухгалтер распечатывает и отправляет клиенту для оплаты. Кроме того, электронная система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника, т. е. реальность трудозатрат на проведение, например, консультации или проверки. А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в бизнес компании. Кроме того, накопление данных об индивидуальных трудозатратах наиболее опытных специалистов позволит распространить их опыт на весь персонал компании с целью повысить результативность ее деятельности.

В конце рабочего дня отчетной недели накопленная в ежедневных отчетах информация переносится в табель учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения компании. Табель проверяет непосредственный руководитель конкретного работника. После проверки он передает табель (вместе с ежедневными отчетами) сотруднику, уполномоченному вести учет рабочего времени в компании, для анализа и обобщения показателей индивидуальных ежедневных отчетов детализированного учета рабочего времени специалистов и включения табеля рабочего времени структурного подразделения в сводный табель компании в установленные сроки.

Справедливости ради надо сказать, что именно в подобных ситуациях этот инструмент учета рабочего времени чаще всего является неработающим и не приносит ожидаемых результатов. Внедряя биллинговую систему, руководство зачастую не может разъяснить работникам, для чего она нужна, а в результате получает откровенные отписки (а не реальную картину происходящего) и обвинения в отвлекании от основной работы.

По моему совету для ряда сотрудников была применена данная система учета рабочего времени, основанная на ежедневных отчетах учета рабочего времени (отчеты УРВ) работников.

В результате анализа отчета УРВ секретаря-референта Орешкиной И.О. удалось установить непроизводительные потери ее рабочего времени из-за отсутствия отдельных навыков в использовании оргтехники. Орешкина должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах и брошюровать их. Весь процесс отнимал много рабочего времени. На основании отчета УРВ секретаря-референта удалось выяснить, что она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам.

Непосредственный руководитель, увидев значительные затраты в отчете УРВ, показал работнице возможность такой настройки печати (специальная «галочка»), чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило секретарю экономить примерно 1 час в день. И если бы не отчет УРВ, вряд ли удалось бы заместить такие непроизводительные потери рабочего времени.

 

Заключение

 

В заключении хочу отметить, что я достигла всех поставленных целей при прохождении преддипломной практики и самое главное смогла сформулировать предложения по совершенствованию трудового  законодательства, регулирующего режим и учет рабочего времени.

Так, анализ понятия режима рабочего времени выявил недостаточную полноту его формулировки, содержащейся в ст. 100 ТК РФ. Представляется целесообразным определить понятие режима рабочего времени следующим образом: «Режим рабочего времени - это распределение нормы рабочего времени в течение календарного периода, порядок установления которого определяется в соответствии с нормами, регулирующими его конкретный вид».

В связи с отсутствием в Трудовом кодексе РФ понятия «график сменности» автор предлагает определить его как локальный нормативный акт, регулирующий распределение рабочего времени работников при сменном режиме. В нем закрепляются: время начала и окончания работы; продолжительность рабочей смены; порядок чередования работников по сменам, дни работы и отдыха; очередность и количество смен; переход из одной смены в другую; порядок замены сменщика и т.п.

График сменности должен обеспечивать: осуществление плодотворного технического процесса, эффективную эксплуатацию оборудования, благоприятные условия труда работникам для выполнения ими трудовых функций, обязательный учет рекомендаций санитарно-гигиенических норм. Работодатель с учетом мнения представительного органа работников должен разрабатывать наиболее приемлемый график сменности для данной организации, осуществлять системный, углубленный анализ и проверку его эффективности, выявлять его воздействия на здоровье работников.

В настоящее время существует коллизия правовых норм, касающихся способов регулирования режима рабочего времени. Так, ст. 100 ТК РФ предусматривает лишь локальное регулирование режима рабочего времени, в то время как некоторые виды режима рабочего времени регулируются в индивидуальном порядке, в частности, гибкий режим рабочего времени (ст. 102 ТК РФ). Для устранения этой коллизии предлагается в ст. 100 ТК РФ внести следующее дополнение: «Порядок установления режима рабочего времени осуществляется путем локального и/или индивидуального правового регулирования».

В последние годы получили широкое распространение и развитие новые более гибкие режимы рабочего времени (работа по вызову, разделение рабочего места (job sharing)), не нашедшие правового закрепления в ст. 102 ТК РФ, поэтому недостаточно иметь в Трудовом кодексе РФ лишь одну статью, регулирующую режим гибкого рабочего времени. Представляется необходимым включить в Кодекс специальную главу, посвященную гибкому режиму рабочего времени (её проект представлен в Приложении к диссертации).

 
 

Приложения

 

А
Б