Правила приемки товаров во внутреннем обороте

Приемка товаров

          Постоянное получение товаров, различных материальных ресурсов является необходимым условием осуществления деятельности любой организации. В связи с этим у руководителей и юридической службы каждой организации возникает задача организовать приемку получаемых материальных ценностей, проверку их количества и качественного состояния.

          В соответствии с ст. 513 ГК  покупатель (получатель) обязан совершить все  необходимые действия, обеспечивающие  принятие товаров, поставленных  в соответствии с договором  поставки.

2. Принятые покупателем  (получателем) товары должны быть  им осмотрены в срок, определенный  законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями  делового оборота.

Целями организации приемки  являются: 1) проверка соответствия количества и качества поступившего товара данным транспортных и расчетных документов для оприходования товаров; 2) выявление и фиксирование фактов недостачи или ненадлежащего качества товара для возмещения потерь за счет виновных лиц; 3) ускорение и удешевление процедуры приемки.

         Приемка товаров может осуществляться по количеству и качеству. В их содержании имеются важные отличия, влияющие на всю процедуру приемки. Дело в том, что при обнаружении дефектов товара этот товар продолжает существовать (кроме скоропортящегося). Забракованные изделия можно вновь, причем неоднократно подвергать экспертному осмотру и оценке, и в конце концов, достаточно точно определить, когда, где и по какой причине возникли дефекты.

          В отличие от этого установление недостачи характеризуется одномоментностъю и невоспроизводимостью обстоятельств, при которых обнаружена недостача. Если при вскрытии вагона или автофургона установлено отсутствие ящика сливочного масла или пары коробок обуви, то вторично воспроизвести всю ситуацию приемки через день и даже через час уже невозможно. Отсюда вытекает необходимость точного и детального отражения в документах всех обстоятельств приемки, поскольку только на основе анализа документов можно судить о достоверности утверждения комиссии о существовании факта недостачи.

Положение осложняется тем, что в силу глубокого несовершенства Инструкции о приемке по количеству ее применение носит скорее ритуальное значение, оно не позволяет установить истинное положение дел. Так, например, для подтверждения довода об отсутствии в поступившем контейнере нескольких рулонов ткани или полутонны бананов получатель должен представить документальные подтверждения. Акт, составленный в полном соответствии с Инструкцией № П-6, неспособен достоверно свидетельствовать, существовала ли в действительности недостача. Однако поскольку других доказательств закон не предусматривает, приходится принимать на веру такие акты. Дефекты инструкции можно преодолевать, ужесточая в договорах требования в порядке приемки и фиксирования ее результатов. Для этого надо глубоко разбираться в технике приемки и составления документов.

          В самой приемке принято выделять несколько этапов.

Первый этап связан с процессом  выгрузки товара из транспортного средства, когда участие перевозчика в  проверке не предусмотрено. Существует определенный документ регулирующий процесс приемки товаров, а именно «Инструкция о приемке товара».

          Заведомо предприятие-получатель обязано:

а) создать для правильной и своевременной приемки продукции  условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась  возможность образования недостач и хищений продукции;

б) обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции, хорошо знали инструкцию, а также  правила приемки продукции по количеству, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими нормативными актами и договором поставки данной продукции;

в) обеспечить точное определение  количества поступившей продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);

г) систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по количеству, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

           В процессе выгрузки проверяется:

а) количество — вес  товара и число отдельных мест. Если груз перевозится без тары или в  открытой таре, то здесь же проверяется  количество единиц товара в каждом месте - открытом ящике, корзине, связке;

б) в отношении качества на первом этапе проверяется наличие  внешних повреждений, которые могли  возникнуть при перевозке, погрузке или выгрузке товара. Одновременно должны быть зафиксированы механические повреждения тары — поломка, наличие признаков вскрытия.

          По смыслу инструкций о приемке по количеству и качеству, на первом этапе, т.е. при выгрузке товара, приемка производится не менее чем двумя лицами, назначаемыми руководителем организации. Это складские работники или иные лица.

Количество выгруженного товара сопоставляется с данными, указанными в транспортных и сопроводительных документах. При отсутствии таких документов проверяется фактическое количество поступившего товара.

          В случае обнаружения на первом этапе факта недостач или повреждения товара получатель должен определить порядок дальнейшей приемки. Здесь действуют следующие правила.

          Дальнейшая приемка по количеству производится комиссией, в состав которой входят представители покупателя и поставщика. Когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, то получатель обязан вызвать представителя поставщика, а тот должен явиться в назначенное время. Если поставщик находится в другой местности, то вызов его необходим, лишь если это предусмотрено договором. При отсутствии такого условия в договоре вызов не требуется.

           Уведомление о вызове представителя отправителя (изготовителя) должно быть направлено (передано) ему по телеграфу (телефону) не позднее 24 час., а в отношении скоропортящейся продукции - немедленно после обнаружения недостачи, если иные сроки не установлены Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

          В уведомлении должно быть указано:

а) наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или  номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

б) количество недостающей  продукции и характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и т. п.);

в) состояние пломб;

г) стоимость недостающей  продукции;

д) время, на которое назначена  приемка продукции по количеству.

Если вызов направлен, то поставщик в суточный срок по телеграфу должен известить, будет  ли направлен его представитель  и когда он прибудет.

            При неявке представителя (изготовителя) по вызову получателя, а также в случаях, когда вызов представителя иногороднего отправителя (изготовителя) не является обязательным, приемка продукции по количеству и составление акта о недостаче производится:

а) с участием представителя  другого предприятия (организации), выделенного руководителем или  заместителем руководителя этого предприятия (организация), либо

б) с участием представителя  общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем или  заместителем руководителя предприятия  из числа лиц, утвержденных решением заводского, фабричного или местного комитета профсоюза этого предприятия, либо

в) односторонне предприятием-получателем, если отправитель (изготовитель) дал  согласие на одностороннюю приемку  продукции.

 Представитель по своему  образованию или опыту работы  должен быть компетентен в  вопросах приемки товара. Не могут  назначаться представителями материально  ответственные лица, бухгалтерские  работники и юристы.

         В удостоверении на право участия в приемке продукции по количеству должно быть указано:

- дата выдачи удостоверения и его номер;

- фамилия, имя и отчество,

- место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;

- на участие в приемке какой именно продукции уполномочен представитель.

         Если для участия в приемке продукции выделяется представитель общественности, то в удостоверении указывается также дата и номер решения заводского, фабричного или местного комитета, которым предприятию выделен данный представитель.

         Удостоверение выдается на право участия в приемке конкретной партии продукции. Выдача удостоверения на какой-либо период (декаду, месяц и др.) не допускается.

         Для приемки продукции в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии продукции.

        Удостоверение, выданное с нарушением правил настоящей инструкции, является недействительным.

        Лица, осуществляющие приемку продукции по количеству, вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Запись в акты данных, не установленных непосредственно участниками приемки, запрещается.

          Здесь можно отметить один недостаток  данной операции.  Первый этап приемки зачастую  осуществляется совершенно бесконтрольно кладовщиками или иными лицами. Когда же они обнаружили (а нередко — создали) недостачу, только тогда начинает формироваться комиссия для дальнейшей приемки с участием поставщика или иного незаинтересованного представителя. Для преодоления данной ситуации  можно предусматривать в договоре условие о том, что вскрытие транспортного средства и приемка ценных грузов уже на первом этапе осуществляются комиссионно с участием определенных лиц.

          Для проверки качества товаров, если на первом этапе приемки обнаружены какие-либо дефекты, покупатель обязан вызвать представителя поставщика. Если представитель поставщика не явился или его вызов необязателен, то для дальнейшей проверки качества товара вызывается эксперт. Эксперты приглашаются из отделов товарных экспертиз при государственных торговых инспекциях, из экспертных бюро при торгово-промышленных палатах либо специализированных экспертных организаций.

При отказе экспертной организации  в выделении эксперта дальнейшая приемка по качеству производится комиссией. Порядок ее образования аналогичен порядку создания комиссий для количественной приемки.

         Комиссия проверяет количество или качество товара и составляет акт приемки. Требования к составлению актов и их содержанию установлены инструкциями о приемке по количеству и качеству. В акте, в частности, должно указываться место проведения приемки, часы начала и окончания, фамилии и должности членов комиссии.

          Представитель, в том числе от поставщика, обязан иметь удостоверение на право участия в приемке.

           В акте о выявленной недостаче необходимо указывать, проверялось ли количество товара при выгрузке из транспортного средства либо на складе покупателя. Отражаются данные о целостности транспортного средства, описывается содержание оттисков пломб. При приемке на складе покупателя в акте указывается, как была обеспечена сохранность товара до момента приемки.

           Выборочная проверка качества части товара допускается в случаях, установленных стандартом на товар или договором. Если такая возможность не предусмотрена, то проводится сплошная проверка всех изделий. Отбор проб для выборочной проверки оформляется отдельным актом. Результаты исследования образца отражаются в акте приемки, к которому прилагается заключение об анализе образца.

В акте о ненадлежащем качестве товара указывается стандарт, на соответствие которому проверялось качество.

          Если качество товара проверялось на соответствие условиям договора, то в акте приводится ссылка на соответствующий пункт договора.

Комиссия отражает в акте точное количество забракованного товара, степень понижения качества —  в процентах или долях. Указывается  характер дефектов, делается заключение о возможности исправить дефекты. В акте должно даваться заключение о месте, времени и причинах порчи  товара. Если сведения о причинах недоброкачественности  товара отсутствуют, то порча признается случайной и риск убытков ложится  на собственника, каковым является покупатель.

          Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов отправителя (изготовителя), то в акте должны быть указаны точные данные об их излишках.

При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы  должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его  местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах  посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения  обязан направить один экземпляр  претензии изготовителю, известив об этом получателя.

         По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии.

         К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, должны быть приложены:

а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);

б) упаковочные ярлыки (кипные карты и т. п.), вложенные в каждое тарное место;

в) квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась;

г) пломбы от тарных мест, в  которых обнаружена недостача;