Использование оргтехники в делопроизводстве

Ризограф был изобретен  и создан в 1980 г, в Японии, а уже  к началу 1995 г. более 70% японских школ были оснащены ризографами; в России первые ризографы появились l ;1992 г., в 1995 г. их количество у нас превысило 3000. а общие потребности российского рынка составляют, по оценке специалистов,200 тыс. шт.

Процесс копирования  состоит из двух этапов:

• подготовка рабочей матрицы (занимает 15 - 20 с);
• копирование по матрице (за 10 - 20 мин можно получить несколько тысяч качественных оттисков).

При подготовке матрицы  тиражируемый оригинал документа помещают на встроенный сканер. Сканер считывает  информацию, кодирует ее и создает  соответствующий цифровой файл. После обработки специальной многослойной мастер-пленки термоголовкой, управляемой этим цифровым файлом, создается рабочая матрица, содержащая копируемое изображение или текст в виде микроотверстий во внешнем слое пленки. Затем рабочая матрица пропитывается специальным красителем, поглощаемым внутренним слоем пленки, и используется как трафарет для тиражирования документа. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. Все названные процедуры выполняются автоматически.

Достоинства ризографа;

• использование для копирования бумаги любого типа и качества;
• высокая производительность: первая копия получается через 20 - 30 с, последующий процесс копирования идет со скоростью 60 - 130 оттисков в минуту;
• высокое качество копирования: в текстовом режиме разрешение до 16 точек/мм, в фоторежиме отображение 256 оттенков и градаций яркости;
• возможность копирования цветных документов за несколько прогонов;
• возможность увеличения или уменьшения копий в 2 раза;
• высокая экономичность при большом тиражировании: если стоимость получения 10 копий, например, на ризографе и ксероксе примерно одинакова, то изготовление 500 оттисков на ризографе обходится в 6 - 8 раз дешевле;
• возможность совместной работы с ПК и, в частности, использования ПК для создания и редактирования документов;
• автоматизация всех процессов, удобство управления, наличие дисплея.

Ризографы выпускаются  в двух конфигурациях:

1) роликовой (ризографы  RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);

2) планшетной (ризографы  RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).

Планшетные ризографы  позволяют копировать как листовые, так и сброшюрованные материалы. Но они обычно без автоматической подачи оригинала. Ризографы снабжаются дизайнерским планшетом для оформительских работ. С помощью этого планшета who без ножниц и клея макетировать оригинал и оформить копии лучше, чем оригинал. В оригинале, помещенном на планшет, можно специальным карандашом отметить поля, подлежащие изменению, и для каждого поля указать вид обработки. Разметка оригинала везется в диалоговом режиме, при этом асе поля отображаются на дисплее планшета.

Виды обработки полей:

• цветное выделение;
• фоновая закраска;
• инверсное изображение;
• контурный шрифт,
• удаление поля;
• текстовый или фоторежим отображения поля.

 

4. СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

В системах административного  управления информация передается как  путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных  затратах полностью обеспечивает достоверность  передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называл системой передачи информации (СП).

Источник и потребитель  информации являются абонентами системы  передачи. Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры  СП можно выделить: кану передачи (канал  связи), передатчик информации, приемник информации.

Передатчик служит для  преобразования поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного  преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту.

В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации.

Основными качественными  показателями системы передачи информации являются:

• пропускная способность,
• достоверность,
• надежность работы.

Пропускная способность  системы передачи информации - наибольшее теоретически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливается скоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимой скоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическими свойствами канала связи и сигнала,

Достоверность передачи информации - передача информации без  ее искажения.

Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций.

Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в бодах. Один бод - это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 10³ бет/с; 1Мбод=10⁶ бит/с).

Каналы связи

Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:

- механические - используются  для передачи материальных носителей  информации;

- акустические -передают  звуковой сигнал;

- оптические - передают  световой сигнал;

- электрические - передают  электрический сигнал.

Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (или радиоканалы).

По форме представления  передаваемой информации каналы связи  делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы.

В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

- низкоскоростные, скорость  передачи информации в которых  от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные)  каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

- среднескоростные, использующие  аналоговые (телефонные) линии связи;  скорость передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах  МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис);

- высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

Физической средой передачи информации в низкоскоростных и  среднескоростных. К обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).

В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалы связи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.

Телефонные каналы связи  являются наиболее разветвленными и  широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ

5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ

 

Система управления электронными документами - это набор устройств  и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Создание электронных  документов. Создание простых текстовых  документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с  последующим вводом текста с бумажного  документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными  источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить  на ПК, оснащенной сканером и набором  проблемно-ориентированных ППП, в  первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Пример 7.23. В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты.

Хранение электронных  документов. Система хранения электронных  документов должна обеспечить эффективное  хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных, которые подробно рассмотрены в гл.15.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями  этой подсистемы являются: организация  работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные  системы" ) обеспечивает удобную  организацию работы с документами  и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:

• регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
• пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
• накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;
• контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей нформации;
• ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.