Использование оргтехники в делопроизводстве

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок  на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления  и суммы оплаты. При печатании  на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания  на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы - машины для  защиты документов от влаги, пыли, масла  и от небрежного хранения путем нанесения  на поверхность документа защитного  покрытия. Документ вставляется в  машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов  фальцовки (сгибания) бумаг по заданному  формату и аккуратного складывания  их. Фальцевальные машины выполняют  все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки  и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Пример. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует  до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

• Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.
• Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
• Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
• Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.
• Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).
• Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
• Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

 

 

 

3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ  И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Операции копирования  и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и  др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Принципиальное отличие  средств копирования от средств  малой полиграфии заключается в  том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Электрографическое копирование. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства  электрографического копирования:

• высокие оперативность, производительность и качество копирования;
• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;
• получение копий с листовых и сброшюрованных документов;
• получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;
• получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;
• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Электрографическое копирование  включает в себя следующие процедуры:

1) светоэкспозиция: проектирование  документа на поверхность предварительно  наряженного фотополупроводникового  покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового (на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

2) проявление изображения:  превращение скрытого электростатического  изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

3) печать: перенос красящего  порошка с барабана или пластины  на бумагу или иную основу  копии;

4) закрепление: растворение  красящего порошка на копии  в парах ацетона.

Пример 7.5. Отечественные ЭГКА: ЭРА. РЭМ, ЭФКА, ЭР-11, ЭР-12. Лучшие зарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 и др.

Отечественные ЭГКА существенно  уступают по качеству копирования зарубежным. Если для отечественных ЭГКА справедлив образный вывод: текст на копии хорошо разборчив, то для зарубежных: копии лучше оригиналов, рисунки объемные, цвета яркие при условии использования фирменной бумаги.

Выбор ЭГКА в основном зависит от типа и форматов копируемых документов и от количества копий, которое планируется изготавливать.

Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной  достаточно дорогой термореактивной  бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага. Используются аппараты: Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.

Фотографическое копирование. Этот способ копирования - самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др.

Электронно-графическое  копирование. Оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют  проектируемое на них изображение  документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: Искра, Элика С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.

Диазографнческое копирование. Диазографическое светокопирование - диазография, синькография. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах, Качество диазотипного светокопирования среднее. Используются аппараты:СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 и др.

3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙ ПОЛИГРАФИИ

 

Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение  качественной полиграфической продукции  в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса. Оперативную полиграфию можно отнести к наиболее существенным достижениям второй половины XX в., ибо она является мощнейшим средством воздействия на общество: это важнейший инструмент рекламы, пропаганды, важный фактор развития национальной культуры и образования. Существует много различных способов печати в полиграфии: высокая, глубокая, трафаретная, гектографическая, офсетная и др. Высокая и глубокая печать самые совершенные способы печати для массового тиражирования книг, брошюр; в них используются объемные печатные формы, выпуклые при высокой печати и углубленные при глубокой. В оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.

Гектографическая печать. Принцип  ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название - спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.

Печатная форма изготавливается  на мелованной бумаге путем переноса на нее при помощи специальной  копировальной бумаги зеркального  изображения документа. Печать выполняется  на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактного  переноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу. С одной печатной формы можно получить 100 - 200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании 25 - 250 экз.

Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов, недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Примеры гектографов: Янтарь, ГС-А4, Grammaprint, Drester и др.

Офсетная печать. В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Печатная форма изготавливается  на металлической (фольга) или гидрофильной бумажной пластине путем печатания  на пишущей машинке (принтере) либо электрографическим или термографическим копированием документа, но с обязательным использованием жирового красителя. При печати на ротапринтах на пластину накатывается краска, налипающая на жирные места, а затем контактным способом через промежуточное эластичное звено (офсетный барабан) краска переносится на бумагу для получения копии.

Достоинства:

• высокое качество печати;
• возможность большого тиражирования - 5 тыс, оттисков с металлической формы н 400 - 1500 с бумажной;
• простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством);
• возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги;
• возможность многоцветной печати. Недостатки:
• сложность изготовления печатной формы и процесса копирования;
• высокая стоимость оборудования.

Ротапринты: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, Офсета 11, ГЕКА, ftominor, Gestetner. Plate-master и др.

Трафаретная печать. Печатная форма - трафарет, изготавливается на листе восковой, желатиновой или  коллоидной бумаги либо на пленке путем  пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами

Достоинства:

• хорошее качество печати;
• тиражирование - 400 - 1500 оттисков с одной формы;
• простота изготовления печатных форм.

Недостатки:

• невозможность редактирования печатных форм;
• необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати,

Примеры ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), Циклос МХП, Прогресс 1011, Gestetner 480, Rex Rotary 4500.

Электронно-трафаретная печать. Особого внимания заслуживает, безусловно, самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характерно гики трафаретной печати. Ризографы - сравнительно новый тип копировально-множительной техники; они совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.