Ввод информации о своем предприятии

Больших успехов в разработке систем массового ввода и распознавания  форм достигли наши отечественные компании. Наиболее известными системами ввода форм являются системы «ABBYY Fine Reader Form»и «Cognitive Forms».

СистемаABBYY Fine Reader Form

СистемаFine Reader Form предназначена для автоматического ввода данных из стандартных форм и форматированных документов в информационные системы и базы данных.

Преимущества системы:

• Реализация пилотного проекта и принятие решения о внедрении по его результатам.
• Лёгкость настройки на любые виды форм — как структурированные, так и гибкие.
• Уменьшение времени на ввод данных с бумажных форм в 10 раз.
• Повышение точности итоговых данных благодаря поддержке технологий OCR, ICR, OMR и технологии распознавания штрихкодов.
• Быстрая окупаемость системы благодаря разумной стоимости и низким затратам на внедрение.

СемействоABBYY Form Reader 6.5 включает в себя:

• простую во внедрении и изучении систему ABBYY Form Reader 6.5 Desktop Edition для использования на локальной рабочей станции.
• распределённое и легко масштабируемое решение ABBYY Form Reader 6.5 Enterprise Edition для потокового ввода больших объёмов данных;
• средство разработки ABBYY Form Reader 6.5 Developer Edition для интеграции функций Form Reader во внешние приложения;
• инструментарий ABBYY Flexi Capture Studio 1.5 для создания на базе ABBYY Form Reader с технологией ABBYY Flexi Capture решений для обработки гибких форм и документов.

ABBYY Form Readerуспешно используют банки, страховые компании,маркетинговые агентства и производственные компании,государственные учреждения и учебные заведения,торговые компании и медицинские организации.

ABBYY Form Readerспособен обрабатывать любые типы форм, соответствующие простым требованиям машиночитаемости,автоматически сортирует бланки, проверяет комплектацию многостраничных форм, не требует вмешательства оператора на этапах сканирования и распознавания.

Система предполагает автоматический контроль результатов распознавания  с помощью перекрёстных проверок, правил контроля сумм,сверок по словарям и базам данных.Существует возможность создать собственные правила проверки,в том числе с подключением списков и словарей,и использовать их для контроля качества вводимых данных.

Использование локальной  версии ABBYY Form Readerпозволяет силами одного сотрудника вводить ежедневно от 500 до 1000 страниц в зависимости от сложности формы и аппаратной конфигурации.Если объём работ по вводу данных увеличится,пользователь в течение дня сможет модифицировать существующий комплекс, перейдя на версию с большей производительностью.Чтобы увеличить скорость обработки форм на 1000 страниц в день, достаточно установитьForm Reader на еще одно рабочее место [3,4,12].

Fine Reader Bank —система автоматизированного ввода платежных поручений —также является продуктом разработки компании ABBYY. Fine Reader Bank— готовое приложение,в основе которого лежит технология распознавания гибких форм[5,6].

СистемаCognitive Forms

 

КомпанияCognitive Technologiesразработала систему для ввода и обработки форм — Cognitive Forms. Процесс её работы осуществляется следующим образом.

Оператор на станции сканирования помещает пачку документов в устройство автоматической подачи сканера.Нажатием клавиши запускается процесс потокового сканирования документов.

Подсистема распознавания— Cognitive Form-Reader в автоматическом режиме управляет распознаванием и контекстной проверкой правильности распознавания.

На станции визуального  контроля (модуль редактированияCognitive Form Editor) оператор имеет возможность визуально контролировать и редактировать распознанные поля форм перед экспортом в базу данных.

В подсистеме описания форм(Cognitive Form Designer) производится компьютерное описание обрабатываемых форм, используемое на всех этапах процесса ввода от распознавания до экспорта в базу данных.

Подсистема экспорта результатов  формирует текстовое представление  документа перед его записью  в базу данных,с окончательной проверкой на допустимость значений экспортируемых данных. Регистрация записи осуществляется пользователем после ввода и проверки определенного количества документов.

Одним из важных элементовCognitive Forms является система контроля за правильностью ввода информации.Ее основная функция состоит в том, чтобы точность распознавания на выходе составляла100%, обеспечивая при этом минимальную степень утомляемости оператора.Человек контролирует лишь те данные,которые не удовлетворяют требованиям правильности распознавания.

Слова документа,содержащие сомнительно распознанные символы или автоматически исправленные подсистемой контекстного контроля,подсвечиваются.Оператору не нужно проверять все содержание текста и сравнивать его с исходным документом.Это гарантирует меньшую утомляемость оператора и соответственно100%-ю точность ввода информации в самых ответственных операциях.Экспорт в базу данных осуществляется клиентом системы после ввода определенного количества форм.

Благодаря гибкой модульной  организации системы имеется  возможность простого масштабирования  для увеличения производительности ввода.

Система работает по принципу максимальной автоматизации ввода. Все операции,связанные с навигацией по форме, распознаванием,контекстным контролем за корректностью ввода и экспортом в базу данных,происходят без участия оператора.

Участие оператора может  потребоваться только на стадии окончательного контроля перед экспортом в базу данных.

По описанию заметно, что  в системе обработки форм Cognitive Forms ярко представлены все этапы ввода стандартных форм, а также система является масштабируемой и открытой, что даёт ей преимущества.

Выводы к разделу 3

Из нескольких сотен компаний,предлагающих решения или компоненты систем обработки форм, наиболее известными являются системы«ABBYY Fine Reader Form»и «Cognitive Forms». Они предлагают различные модули ввода и обработки форм. Организация может приобрести как всю систему,так и отдельные модули. Кроме того, многие компании разрабатывают свои собственные решения, лицензируя у производителей модули обработки.Следовательно,в выборе системы массового ввода следует ориентироваться на особенности организации и формы, преобладающие в ней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В деятельности большого количества государственных,акционерных и частных предприятий возникает необходимость обработки структурированных и неструктурированных форм документов,изначально выполненных на бумаге. Обычно под этим понимается первоначальный ввод информации с бумажного документа в информационную систему предприятия и, затем, собственно обработка данных в СУБД и прикладных информационных системах.

Суммарное количество документов,которые должны быть занесены в базу данных для дальнейшей обработки только в одной организации,может достигать нескольких тысяч и даже десятков тысяч в день. Можно представить,в каком масштабе подобные работы производятся в целом по Украине.На это тратятся огромные средства,в то время как проблема может быть решена намного более эффективно.

С ростом числа документов растут и проблемы по вводу и обработке  больших объёмов данных в вычислительных системах. Практически в любом  бизнесе,связанном с обслуживанием клиентов, а также в деятельности государственных органов, занятых сбором данных о физических и юридических лицах, возникают стандартные формы.

Стандартными формами  являются однотипные,имеющие априорную структуру документы,которые классифицируются по таким признакам:способ нанесения информации,геометрическая вариативность полей и наличие явных разделителей полей.

Стандартные формы используются в различных бизнес-приложениях,занимающихся циркуляцией информации между предприятиями и клиентами.Среди основных систем обработки форм можно выделить следующие:обработка факсов, обработка государственных форм, обработка различных счетов и заказов на товары,маркетинговые исследования и опросы, обработка банковских платёжных поручений и др.

Осуществление автоматизированного  ввода

Ввод стандартных  форм и форматированных документов

форм в базу данных подразумевает  выполнение нескольких этапов: подготовка обработки формы, сканирование,сегментация полученного изображения,распознавание значимых полей,верификация,сохранение данных в полях базы данных.Причём сам процесс обработки формы включает именно сегментацию изображения формы и извлечение данных из значимых полей.

Придерживание определённых принципов при вводе форм освободит сотни людей от неэффективного утомительного труда. Учёт основных требований,предъявляемых к системам массового ввода форм, а также учёт подходов к их реализации обеспечит реальную экономию,снизит количество опечаток, повысит точность и соответственно достоверность вводимых данных.

Подчас неосведомленность  начальства и неэффективная организация  работы приводят к тому, что в  компьютер вручную вбиваются  тысячи однотипных печатных и рукопечатных форм. Объемы подобного труда просто огромны.Если в организации обрабатывается100 и более форм в день, то нецелесообразность автоматизации их ввода исключается,так как автоматизация экономически себя оправдает.

Наиболее известными системами,предлагающими решения или компоненты систем обработки форм, являются«ABBYY Fine Reader Form»и «Cognitive Forms». Они предлагают различные модули ввода и обработки форм. Организация может приобрести как всю систему,так и отдельные модули. Кроме того, многие компании разрабатывают свои собственные решения, лицензируя у производителей модули обработки.

Следовательно,автоматизацию ввода форм могут позволить себе крупные организации с большим объёмом документооборота.Автоматизация сократит затраты на ручной ввод данных из форм и повысит эффективность работы организации вцелом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Асєєв, Г.Г. Методологія електронного документообігу: динамічні архіви /Г.Г. Асєєв //Вісн. Кн. Палати. — 2005. — № 11. — С. 22-25
2. Асеев, Г.Г. Электронный документооборот. Учебник /Г.Г. Асеев. — К.: Кондор, 2007. — 500 с.
3. ABBYY: Как правильно организовать автоматизированный ввод документов. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: scandocs/page.jsp?pk=node_1185012951516(5)
4. АBBYY Form Reader. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: radius-soft/products/document159.shtml(6)
5. ABBYY Form Reader 6.5. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: itprogress/products_ABBYY.html(14)
6. Гулинин, В. Иванова, Г. Документооборотные средства: одиннадцатилетка конференции-выставки DOCFLOW в действии. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: buhcomp/htm/new_namb/arhive_ 2005/07/statyi/statya_3.shtml(9)
7. Журавлёва, Н. Система электронного документооборота: выгоды эксплуатации для сотрудников разных отделов компании /Н. Журавлёва //Секретарское дело. — 2007. — № 5. — С. 31-37(8)
8. Івахненков, С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. посіб. /С.В. Івахненков. — 3-тє вид., випр. і доп. — К.: Знання, 2006. — 350 с.(10)
9. Комова, М.В. Діловодство: Навч. посіб. /М.В. Комова; Національний ун-т «Львівська політехніка». – Львів: Тріада плюс, 2006. – 220 с.( 11)
10. Никольский, Н. Технология обработки стандартных форм документов. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: bmw2/tekhnologiya-obrabotki-standartnikh.html(1)
11. Пахчанян, А. Технологии массового ввода данных. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: iemag/articles/detail.php?ID=2634(4)
12. Полонская, Е. Заменитель терпения /Е. Полонская //Компьютеры + программы. — 2004. — № 1. — С. 78-81(7)
13. Прохоров, А. Системы автоматического распознавания форм. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: compress/article.aspx?id=12211&iid=470(2)
14. Уланов, Д. Решения Cognitive и Fujitsu облегчат ввод стандартных форм. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: cognitive/products/faq-forms.htm(12)
15. Шашенкова, Е. Cognitive Forms Network — коробочный вариант программного продукта для массового ввода стандартных форм документов. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: osp/cw/2006/16/1155120/(13)