Технология организации тур деятельности

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура  управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать  оптимальное разделение труда  между органами управления и  отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры  управления надлежит связывать  с определением полномочий и  ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

4. Между функциями и  обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью  с другой, необходимо поддерживать  соответствие, нарушение которого  приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура  управления призвана быть адекватной  социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние  на решения относительно уровня  централизации и детализации, распределения  полномочий и ответственности, степени  самостоятельности и масштабов  контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что  попытки слепо копировать структуры  управления, успешно функционирующие  в других социально-культурных  условиях, не гарантируют желаемого результата.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Главная функция организационной  структуры  – распределение должностных обязанностей и обеспечения контроля.

 Организационная структура  «Вега» - это взаимоотношения между руководителями и подчиненными. Организационная структура определила схему распоряжений и приказов, с помощью которых деятельность фирмы планируется, организуемая, направляется и контролируется.

Основные задачи организационной  структуры  «Вега»:

разделение труда, согласно должностных обязанностей

определение ролей и взаимоотношений

определение каналов взаимосвязи.

 Организационная  структура  моей туристкой фирмы достаточно простая. Штат состоит из 4-х человек:

• директор
• главный бухгалтер
• менеджер

Директор фирмы

Является главой туристического предприятия.

В его обязанности входят:

• разработка стратегии и тактики фирмы, маркетинговые исследования,
• представительские функции,
• взаимодействие с партнерами,
• получение необходимых лицензий,
• планирование рекламной компании и анализу отдачи от рекламы,
• управленческие функции,
• формирование имиджа фирмы,
• деловая переписка.

Главный бухгалтер

В его обязанности входят:

• разработка финансовой стратегии фирмы, составление финансовых планов,
• обеспечение деятельности фирмы (осуществление денежных переводов, подготовка финансовых отчетов) и своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности фирмы,
• проводит экономический анализ финансово – хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета, ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины,
• организует учет финансовых, расчетных и кредитных операций,
• занимается страхованием фирмы и юридическими аспектами, принимает управленческие решения. Подчиняется директору фирмы.

Менеджер

Работает непосредственно с клиентами, подбирает и обрабатывает туры и экскурсии.

 В его обязанности  входит:

• анализ туристского рынка,
• формирование папок с предложениями,
• заключает договора с гидами, переводчиками и автохозяйствами,
• бронирует места в гостиницах, а так же билеты авиа и ж/д транспорта,
• проводит визовую поддержку туристов,
• составляет программы пребывания туристов,
• вместе с директором занимается рекламной компанией.

 

Учредительные документы ИП

Начну с того, что обычно учредительные документы индивидуальному предпринимателю, с юридической точки зрения, не требуются, так как деятельность ИП осуществляется на основании свидетельства. Но есть ситуации, когда они необходимы.

 

Учредительные документы необходимы для юридических лиц, а ИП, в отличие от юр.лиц, является физическим лицом. При образовании  ООО компании автоматически становятся юридическими лицами, а при образовании ИП этого не происходит.  В этом разница между ООО и ИП. Простота открытия ИП – это и обуславливает особенности предприятия и, конечно же, отсутствие учредительных документов.

Благодаря тому, что ИП не нужны учредительские документы, предприниматель имеет возможность принять решения в единоличном варианте, а также работать на свое усмотрение. Следует отметить, что  и программы, с помощью которых сдается отчетность,   также имеют упрощенный вариант, что позволяет предпринимателю полностью концентрироваться на своей деятельности.

Договор

Рассмотрим подробнее отношения агентирования. По агентскому договору одна сторона (в нашем случае турагент) обязуется за вознаграждение совершить по поручению другой стороны юридические или иные действия от своего имени, но за счет принципала (туроператора) либо от имени и за счет принципала (туроператора). Из этого определения проистекают два варианта действий агента. Если агент действует за счет принципала, но от собственного имени, он становится и стороной сделок, заключенных им и третьими лицами, причем и в том случае, когда эти лица знали о совершении сделки в интересах принципала, а не его агента, либо даже сам принципал вступил с третьим лицом – контрагентом по сделке – в непосредственные отношения по ее исполнению. Однако после заключения сделки агент должен передать права и обязанности по ней принципалу.

Агент принципала самостоятельно заключает договор с туристом, указывая все данные о принципале. Все претензии по оказанным услугам принимает непосредственно агент, который далее по регрессному иску истребует возмещение убытков с туроператора.

Если же агент действует не только за счет, но и от имени принципала, права и обязанности по заключенным им с третьими лицами сделками возникают непосредственно у принципала (туроператора), минуя агента.

Вся документация заполняется от имени принципала с обязательным указанием агента. В этом случае, вся ответственность за туристский продукт ложится на туроператора и агент перед туристом формально никакой ответственности не несет. Действия агента в этом случае следует оценивать как деятельность по исполнению поручения.

Смысл агентского договора состоит в том, что деятельность, осуществляемая агентом по поручению и в интересах принципала, порождает для принципала имущественные последствия. Фактические действия агента (получение продукции) могут порождать правовые последствия на стороне как принципала, так и третьего лица. Кроме того, данный договор всегда имеет длящийся характер, поскольку агент обязуется совершать, а не совершить для принципала какие-либо действия.

Агентский договор по своей юридической природе является консенсуальным, возмездным и двусторонним. Он может заключаться на определенный срок или быть бессрочным. Стандартный агентский договор в сфере туризма включает в себя следующие разделы:

• предмет договора, который можно сформулировать разными способами:
• указать один из видов тура;
• описать всевозможные виды туров;
• применить самые общие формулировки и в то же время описать те виды туризма, которые могут иметь льготное налогообложение или дающие получение каких-либо скидок.

Как правило, большинство агентских договоров содержат следующую формулировку:

• «Осуществлять юридические и фактические действия по продвижению и реализации туристического продукта или реализовывать комплекс туристских услуг, входящих в состав туристского продукта, включая рекламу туристского продукта и поиск клиентов»;
• обязанности сторон подробно расписывают порядок бронирования и оплаты.
• порядок расчетов между сторонами – устанавливается сумма и порядок выплаты вознаграждения агенту.
• ответственность сторон - в каких случаях и каких размерах стороны несут ответственность за нарушение условий договора.

 Как правило, для агента  надлежащим исполнением или неисполнением  договора агентирования является  несвоевременная, невыполненная или неправильная оплата счетов туроператоров; несвоевременное аннулирование или внесение изменений в заказ; не обеспечение явки туристов; предоставление неправильных сведений о туристах.

Для туроператора – отказ о реализации агенту своевременно заказанного, подтвержденного и оплаченного агентом турпродукта; неправильное оформление необходимых документов; несвоевременная передача их по назначению и т.п.

Одним из положений агентского договора в сфере туризма является условие о штрафе за аннулирование договора. Данное условие необходимо рассматривать как договорную неустойку. Обычно неустойка взыскивается в следующем размере: при отказе в срок от 20 до 10 суток до начала тура – 20% от стоимости тура, при отказе в срок от 10 до 3 суток до начала тура – 50%, при отказе менее чем за 72 часа до начала тура – 90%.

В договор также включаются:

• обстоятельства непреодолимой силы (в каких случаях стороны не будут нести ответственность за то, что они не исполнили договор);
• порядок разрешения споров;
• дополнительные условия (указываются срок действия договора, порядок изменения его условий и т.д.);
• реквизиты и подписи сторон. 

Страхование

Страхование выезжающих за рубеж или страхование туристов, путешественников -  можно представить как совокупность видов страхования, обеспечивающая страховую защиту граждан на время их пребывания в путешествии, деловой командировке.

Надо учесть, что данный вид страхования является обязательным для выезда в ряд зарубежных стран и может включаться в стоимость тура или путевки.

Основой договора страхования туристов является страхование, на случай внезапного заболевания и несчастного случая. Страхователю, в данном случае туристу, может гарантироваться оказание неотложной медицинской помощи, только в том случае, если заключен договор страхования и оформлен страховой медицинский полис -  документ, подтверждающий право туриста на получение медицинской помощи. Минимальный пакет страхования, включает возможные расходы, оплату которых гарантирует страховая компания - страховщик.

К таким расходам относятся:

• медицинские расходы (на лечение внезапных заболеваний или травм);
• медико-транспортные услуги (понимается эвакуации с места происшествия в ближайшее медицинское учреждение);
• транспортные расходы (расходы на возвращение домой застрахованных лиц после госпитализации или его детей, если они остались без присмотра вследствие страхового случая);
• репатриацию в случае смерти (доставка тела до места, постоянного проживания страхователя, если его смерть наступила в результате страхового случая).