Системный подход в управлении организации

К числу понятий, на которых основаны важные принципы управления системами, относится понятие обратной связи. Именно оно способствовало установлению принципиальных аналогий между организацией управления в таких качественно  различных системах, как машины, живые организмы и коллективы людей.

Обратная  связь означает соединение между  выходов и входом системы, осуществляемое либо непосредственно, либо через другие элементы системы (Мы при рассмотрении рис. 2. не учитываем классификацию  обратных связей на положительные и отрицательные).

С помощью обратной связи сигнал (информация) с выхода системы (объекта управления) передается в орган управления. Здесь  этот сигнал, содержащий информации о  работе, выполненной объектом управления, сравнивается с сигналом, задающим содержание и объем работы (например, план). В случае возникновения рассогласования  между фактическим и плановым состоянием работы принимаются меры по его устранению.

Основными функциями обратной связи являются:

1. Противодействие тому, что делает  сама система, когда она выходит  за установленные пределы (например, реагирование на снижение качества);

2. Компенсация возмущений и поддержание  состояния устойчивого равновесия  системы (например, неполадки в  работе оборудования);

3. Синтезирование внешних и внутренних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния устойчивого равновесия, сведение этих возмущений к отклонениям одной или нескольких управляемых величин (например, выработка управляющих команд на одновременное появление нового конкурента и снижение качества выпускаемой продукции);

4. Выработка управляющих воздействий  на объект управления по плохо  формализуемому закону. Например, установление  более высокой цены на энергоносители  вызывает в деятельности различных  организаций сложные изменения,  меняют конечные результаты их  функционирования, требуют внесения  изменений в производственно-хозяйственный  процесс путем воздействий, которые  невозможно описать с помощью  аналитических выражений. 

Нарушение обратных связей в социально-экономических  системах по различным причинам ведет  к тяжелым последствиям. Отдельные  локальные системы утрачивают способность  к эволюции и тонкому восприятию намечающихся новых тенденций, перспективному развитию и научно обоснованному  прогнозированию своей деятельности на длительный период времени, эффективному приспособлению к постоянно меняющимся условиям внешней среды.

Особенностью  социально-экономических систем является то обстоятельство, что не всегда удается  четко выразить обратные связи, которые  в них, как правило, длинные, проходят через целый ряд промежуточных  звеньев, и четкий их просмотр затруднен. Сами управляемые величины нередко  не поддаются ясному определению, и трудно установить множество ограничений, накладываемых на параметры управляемых величин. Не всегда известны также действительные причины выхода управляемых переменных за установленные пределы.

Система может быть устойчивой и неустойчивой. Устойчивость системы - это состояние, означающее неизменность ее существенных переменных. Неустойчивость выражается в том, что система, организованная для выполнения определенных функций, перестает их выполнять под влиянием каких-либо причин (например, состояние  экономики России в условиях финансового  кризиса августа 1998 года).

В изменяющейся среде или под воздействием различных «возмущений», которые  достигают порога устойчивости, система  может прекратить существование, превращаться в другую систему или распадаться  на составные элементы. Например, банкротство  предприятий.

Способность системы оставаться устойчивой через  изменения своей структуры и  поведения называется ультрастабильностью. Так, многие современные, прежде всего крупные компании обеспечивают высокий уровень своей стабильности за счет высокой приспособляемости к внешним и внутренним условиям своего функционирования. Такие компании своевременно прекращают одни направления своей деятельности и начинают другие, вовремя выходят на новые рынки и покидают бесперспективные.

2.Виды систем

 

Виды систем управления.  
Виды систем : 
1. по природе составляющих элементов : 
2. материальные (неорганические, органические и смешанные) 
3. абстрактные (знания, теории, гипотезы) 
4. по степени предсказуемости : 
5. статические 
6. динамические (экологическая система) : 
1. детерминированные (состояние которых можно точно предсказать) 
2. вероятностные 
3. по сложности : 
4. простые 
5. сложные 
6. большие : 
7. наличие подсистем, имеющих собственное целевое назначение, подчиненное общему целевому назначению системы (мировое хозяйство, ЕС) 
8. наличие большого числа разнообразных связей между подсистемами  
9. наличие в системе элементов самоорганизации 
10. участие в функциональной системе людей, машин и природной среды 
11. трудность в описании системы

 

 

3.Понятие системного подхода

 

   Системный подход - это методология рассмотрения разного рода комплексов, позволяющая глубже и лучше осмыслить их сущность (структуру, организацию и другие особенности ) и найти оптимальные пути и методы воздействия на развитие таких комплексов и систему управления ими.

  Каждая системе имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

  Работы по организации и управлению производством состоят в проектировании и обеспечении функционирования систем. Они включают:

- Установление характера взаимосвязи элементов системы (подсистем) и каналов, по которым осуществляются связи в пределах системы;

  - Создание условий согласованного развития элементов системы и достижения тех целей, для реализации которых она предназначена;

  - Создание механизма, обеспечивающего это согласование;

  - Организационное построение органов управления, разработка методов и приемов управления системой.

   Системный подход к управлению производством (организацией) получил наибольшее распространение в США и используется практически во всех странах. Он предполагает рассмотрение фирмы как сложной системы, состоящей из различных подсистем, функции которых зависят от стоящих перед каждой из подсистем целей и задач. Этим обусловлена классификация подсистем, составляющих либо организационную структуру фирмы, либо производственную структуру.

  Понятие «системе»  предполагает, что все входящие  в нее подсистемы тесно между  собой взаимосвязаны и имеют  многообразные связи с внешней  средой. Фирма рассматривается как  организация, представляющая собой  комплекс взаимосвязанных элементов.  При этом внутренняя структура  организационной системы допускает  относительную автономность подсистем,  которые образуют иерархию подсистем. 

  Системный подход предполагает наличие особого единства системы со средой, которая определяется как совокупность внешних элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.

 Для выражения сути  системы используются различные  средства: графические, математические, матричные, «дерево решений» и  др. каждое из этих средств  не может полностью отразить  суть системы, которая состоит  во взаимосвязи ее элементов. 

  Всестороннее изучение связей элементов (подсистем) необходимо для построения модели объекта управления - фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность совершенствовать управленческие решения, то есть находить наиболее эффективного достижения общих целей.

   Системный подход  к управлению предполагает рассмотрение  управления как процедуры или  процесса принятия управленческих  решений.

 

4.Требования к  системе управления организацией   Как показывает опыт, сам по себе системный подход не решает содержательных научных задач и само по себе употребление системных понятий еще не дает гарантию успеха исследования. Однако системная постановка проблемы влечет за собой целый ряд последствий. Во-первых, системная постановка проблемы позволяет по-новому увидеть объект управления и провести границы, подлежащие изучению. Во-вторых, для проведения системного исследования необходимо выполнить ряд методологических условий: постановку проблемы целостности или связности объекта, исследование связей объекта; выделение системообразующих связей; выявление структурных характеристик объекта и др. Из реальной практики решения системных задач управления можно выделить проблему конструирования  сложных организационных систем, имеющих собственное «поведение», способных к функционированию, смене и перераспределению функций. К этому типу системных задач относятся задачи построения функционирования и развития органов государственной власти, задачи управления предприятием, организацией, отраслью, народным хозяйством, а также управление на уровне отдельных производств и цехов. Принципиальной особенностью этих задач является то, что неотъемлемой частью их функционирования является человек. Это приводит к появлению у системы особых свойств, принципиально отличающих организационную систему от технической. Системный подход помогает раскрыть сущность и содержание механизма управления. В основе принципов управления любой системы лежат два главных системных свойства: обеспечение заданной цели функционирования; обеспечение стабильности существования в меняющемся мире и защищенность от несанкционированного внешнего воздействия. Эти принципы управления в различных (организационных, технических  и др.) системах действуют либо раздельно, либо одновременно, но в разных пропорциях. Управление сложными современными социально-экономическими, экологическими и техническими структурами должно быть: всеситуационным, что означает возможность управления во всех возникающих ситуациях, включая чрезвычайные, когда связь с объектами управления может на некоторое время теряться; гибким, что подразумевает смену форм управления в зависимости от обстановки и изменения долгосрочных тенденций; непрерывным, что означает осуществление управляющих воздействий с целесообразной периодичностью; оперативным, т. е. способным своевременно реагировать на изменения обстановки; эффективным, что означает экономичность выбираемых управленческих решений и всего процесса, а также минимальный расход ресурсов, используемых в ходе управления. В современных  условиях совершенствование системы  управления обычно происходит на основе использования информационных технологий, регулярного пополнения баз данных, обновления способов анализа и представления информации. Важнейшими критериями оценки результатов управленческих функций должны быть положительные изменения конечных показателей деятельности объекта управления при сохранении устойчивости системы. Устойчивость - способность системы противостоять процессу разрушения и поддерживать в течение определенного времени выбранный режим функционирования. Устойчивость социальной системы в общем виде можно раскрыть через следующие характеристики: высокая жизнеспособность, гибкость, адаптивность к быстро меняющимся условиям современного мира. Эффективность социальных систем оценивается, как правило, по совокупности критериев. К наиболее часто применяемым критериям относятся: продуктивность (оценка степени достижения системой поставленных перед ней целей); экономичность (оценка степени использования (экономии) системой необходимых ресурсов); эффективность (соотношение  между уровнями продуктивности и расходов по их достижению); качество (степень  соответствия системы определенным требованиям, глубина удовлетворения потребности, полнота решения проблемы). Общей характеристикой  сложных систем является конструирование и использование многокритериальных образований или многокомпонентных критериев.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Синергетический подход  в управлении организацией 

      Менеджмент как область научных знаний к концу ХХ века завершил свою эволюцию, институционализировался, и в настоящее время четко обозначилась смена управленческих парадигм и подходов, что отмечают уже многие ученые. До настоящего времени все представления менеджмента сводились к четкому разграничению объекта и субъекта управления, управляющей и управляемой подсистем. Школы менеджмента делали предметом своих поисков наиболее эффективные способы воздействия субъекта на объект управления, чтобы за счет полного использования физического, интеллектуального, психологического, творческого и иного потенциала достичь поставленных стратегических целей. На протяжении всего периода развития теории управления было предложено множество методов к управлению, таких как управление по целям, по результатам, по отклонениям, ситуационное управление и другие методы. Тем не менее все эти методы находились в рамках кибернетического подхода, основанного на разделении систем на управляющие и управляемые и факторе обратной связи как одном из ключевых атрибутов.

Однако  такой подход к концу ХХ века исчерпал себя. Кооперация, сотрудничество, согласие и взаимодополнение творческих способностей менеджеров, находящихся на разных уровнях корпоративного управления, становятся ключевыми аспектами взаимодействия внутри организации. Управленческая теория, в центре внимания которой находилась схема «субъект → объект управления», уступает место концепции самоорганизации.

Таким образом, в начале XXI века формируется  новая управленческая парадигма, которая  основывается на синергетическом подходе, преемственности кибернетических  и синергетических тенденций. Особое внимание синергетическому подходу  уделяется в рамках теории организации , которая наряду с другими научными дисциплинами и знаниями представляет собой теоретическую основу менеджмента. В настоящее время предпринимаются многочисленные попытки спроецировать на современный менеджмент результаты исследований в области теории управления, синергетики, теории систем, которые тем или иным образом опираются на синергетический подход и теорию самоорганизации. Далее в настоящей работе предпринимается попытка обобщить эти исследования.

Синергетический подход меняет отношение к организации  как объекту исследования. Организация  может рассматриваться с двух позиций: или как объект, или как  качество. В первом случае она является самостоятельной целью, а во втором – средством внутренней качественной реорганизации.

У организации в любом случае существует две цели: внешняя, провозглашенная  и заявленная, и скрытая, внутренняя цель. В первом понятийном смысле эти  цели не связаны, хотя и утверждаются как неразделимые. Во втором случае обе составляющие слиты в единую двусоставную цель; в этом случае внешние  конкретные изменения, например, получение  прибыли или расширение доли рынка, станут лишь следствием накопления, концентрации и использования внутреннего  потенциала организации. В первом случае необходимы воздействия, усилия для  поддержания структуры, наличие  и использование знаний и информации о внешней среде, принятие взвешенных решений для дальнейшего функционирования организации. Во втором случае трансформация  и увеличение уровня организации  происходит само собой, направленность идет на активизацию самоорганизующего начала, заложенного в каждой личности. Организация второго типа и представляет собой организацию с точки зрения синергетического подхода. Процесс реорганизации является самоорганизацией, а сама организация задает лишь внешний вектор, требующий активизации и использования внутреннего потенциала человека, в этом случае сотрудник наделен самостоятельностью и свободой, которые в то же время неразрывны с ответственностью.

Самоорганизация и самоуправление на предприятии  существуют наряду с формальной управленческой деятельностью, выражаются в происходящих нештатных процессах, несанкционированном  управлении и организации. В настоящее  время самоорганизация находится  в подчиненном отношении по сравнению  с формализованными процессами. Как  отмечает Э.А. Смирнов , самоорганизация и самоуправление играют две важные роли: компенсируют неохваченные области управления в случае недостаточно профессионального управления; инициируют развитие искусственного (формального) управления и организации.

Самоорганизация открывает возможности управления на качественно новом уровне, развивается  горизонтальная организационная структура, сотрудники образуют коммуникационную сеть с большой автономией. Не происходит разделения на объект и субъект управления, наблюдается двунаправленный взаимоувязанный  процесс управления, когда сотрудники управляют структурой, а она одновременно управляет ими. Предприятие в  целом становится более автономным, так как реакция системы определяется во многом ее структурой и внутренними связями и характеристиками, а не внешними воздействиями. Это делает организацию стабильнее и жизнеспособнее.

По  мнению И. Урманова ,современные крупные хозяйственно-технологические комплексы представляют сложные эмерджентные системы. В условиях олигополистической конкурентной среды они работают в критических точках, в которых поведение системы становится неустойчивым и непредсказуемым, – в точках бифуркации. В этих условиях даже самые незначительные и на первый взгляд малосущественные факторы могут привести систему к кризисной ситуации. Этому находится немало реальных подтверждений, когда такие успешные на мировом рынке компании, как «СААБ» или «Ровер», оказывались на грани банкротства.

По  мнению ученых, занимающихся исследованием  проблем теории систем, – Т.Ю. Ивановой, В.И. Приходько – моделирование  глобальной деятельности крупных компаний характеризуют базовые условия  расчетов, такие как: нелинейность изменения  экономических систем, многофакторность, разнородность, многосистемность .

Перманентным  состоянием самоорганизующегося предприятия  становится гетерархия – способность создавать по мере возникновения проблем для их решения временные иерархические структуры, которые распадаются после устранения трудностей. Самоорганизация является целенаправленным процессом, хотя и имеет естественный характер, понимается как изначально заложенное свойство любой системы.

Формирования  нового опыта в ходе взаимодействия с внешней средой привело к  появлению концепции самообучающейся  организации, предложенной П. Сенджем в 1990 году . Данная концепция по сути дела опирается на процессы самоорганизации в управлении корпоративным опытом. В настоящее время в отечественной практике самообучающиеся предприятия также начинают рассматриваться как новая стратегия получения конкурентных преимуществ .