Системный подход в организации как эффективный инструмент управления

6) использовать передовой  опыт других предприятий;

7)изучить необходимые  сведения для адаптации выбранной  (синтезированной) эталонной модели  к условиям рассматриваемого  предприятия.

Особенность системного анализа  — сочетание различных методов  анализа с общей теорией систем, исследованием операций, технических  и программных средств управления. При этом одним из распространенных инструментов, часто используемых при  применении метода системного анализа , является метод «дерева» целей. На Рис.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.

Рис.1 Фрагмент дерева целей  организации

Как видно из Рис. 1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации  производства»;

1.3. «Совершенствование системы  управления».

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения  по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких  предложений выполняются следующие  работы:

1.Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2.Разрабатывается регламентирующая документация;

3.Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4.Разрабатываются конкретные  организационно-технические мероприятия  по совершенствованию управления  предприятием;

5. Выбираются конкретные  научно обоснованные методы управления;

6. Формируется новая корпоративная  культура.

Таким образом, системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов. Затем следует нахождение критериев и методов оценки эффективности решения поставленных задач, детализация целей (деление целей на подцели) и оптимизация управления.

 

 

1.3. Система управления  как объект исследования

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем, К таким требованиям относятся:

- детерминированность элементов  системы;

- динамичность системы;

- наличие в системе  управляющего параметра;

- наличие в системе  контролирующего параметра;

- наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в  организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации  и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы  управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних  и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды  оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В  самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует  по разным причинам ряд ответственных  работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних  и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе  управления должен быть элемент, фиксирующий  факт появления возмущения; система  должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует  понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять  деятельностью всей системы и  ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой  системе является руководитель подразделения  данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства  организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить  данное поручение. Следовательно, условие  наличия управляющего параметра  можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного  требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так  называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в  ней; контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно  контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Контроль субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе  обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при  подготовке управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА2. Анализ предприятия  как объекта управления с точки  зрения системного подхода

2.1. Внутренняя  среда предприятия ООО «Окна Самары»

Компания «Окна Самары»  занимается производством и установкой пластиковых окон. Она появилась  на самарском рынке 18 августа 2007 года. На сегодняшний день, в своём составе она имеет два выставочных зала, а также обладает собственным производством, оснащенным лучшим немецким и итальянским оборудованием. В комплекс услуг фирмы входит не только производство и установка оконных и дверных блоков, но также отделка внутренних откосов с утеплением из сендвич панелей. Помимо этого «Окна Самары» предоставляют эксклюзивную услугу по отделке внутренних откосов пластиковыми подоконниками. Это фирма, которая оказывает полный комплекс услуг по отделке балконов и лоджий «под ключ», начиная от сварочных работ, непосредственно остекления и заканчивая внутренней отделкой стен. Компания работает как с частными, так и с крупными корпоративными клиентами, среди которых известные многим «КамАЗ», «Саратов-Лада», автосалоны сеть игровых клубов «Вулкан», банк «Петрокоммерц», и др. Уровень прибыли выше, чем в среднем на рынке.

Целью изучаемой  организации является извлечение прибыли. Главной задачей является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение социальных и экономических интересов общества и собственников имущества предприятия.

Среднесписочная численность  работающих за 2011 г. составила 30 человек. Структура состава работников показана на Рис. 2

 

Рис. 2. Структура состава работников компании « Окна Самары»

Организационную структуру  ООО «Окна Самары» можно изобразить следующим образом (Рис.3).

 

 

 

Рис. 3. Организационная структура компании «Окна Самары»

Управление персоналом осуществляется непосредственно генеральным директором, начальниками отделов и главным  бухгалтером.

Средний возраст работающих –37 лет.

Коэффициент текучести кадров по годам составляет:

2008 г. – 0,11;       2009 г. – 0,14;      2010 г.  – 0,19.

В 2010 году коэффициент текучести  кадров увеличился по сравнению с 2009 годом на 5% и составил 19%.

Администрация ООО «Окна Самары» устанавливает заработную плату по труду каждому работнику, зависящую от его квалификации, личного вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается.

 

2.2 Анализ внешней среды организации

Анaлиз внeшнeй cpeды cлyжит  инcтpyмeнтoм, пpи пoмoщи кoтopoгo рaзpaбoтчики cтpaтeгии кoнтpoлиpyют внeшниe пo oтнoшeнию  к opгaнизaции фaктopы c цeлью пpeдвидeть пoтeнциaльныe yгpoзы и внoвь oткpывaющиecя  вoзмoжнocти. Анaлиз внeшнeй cpeды пoзвoляeт opгaнизaции cвoeвpeмeннo cпpoгнoзиpoвaть пoявлeниe yгpoз и вoзмoжнocтeй, paзpaбoтaть cитyaциoнныe плaны нa cлyчaй вoзникнoвeния нeпpeдвидeнныx oбcтoятeльcтв, paзpaбoтaть cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлит opгaнизaции дocтигнyть цeлeй и пpeвpaтить пoтeнциaльныe yгpoзы в выгoдныe вoзмoжнocти. Рyкoвoдcтвo opгaнизaции пocтoяннo cлeдит зa внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeдoй, чтoбы нe yпycтить мoмeнт пoявлeния в нeй измeнeний, кoтopыe пpeдcтaвляют yгpoзy caмoмy cyщecтвoвaнию opгaнизaции в ycлoвияx кoнкypeнции. Анaлиз внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeды yчитывaет измeнeния:

• в тexнoлoгии пpoизвoдcтвa;
• в кoнcтpyкциoнныx мaтepиaлax;
• в пpимeнeнии кoмпьютepнoй тexники;
• в yпpaвлeнии;
• в тexнoлoгии cбopa, oбpaбoтки и пepeдaчи инфopмaции;
• в cpeдcтвax cвязи.

Сoциaльныe фaктopы внeшнeй cpeды включaют измeняющиecя oбщecтвeнныe цeннocти, ycтaнoвки, oтнoшeния, oжидaния и нpaвы. В ближайшее десятилетие производство и установка пластиковых окон будет пользоваться спросом. Организация для производства получает из внешней среды сырье, материалы и комплектующие. Организация работает в рамках Российского рынка. Основными конкурентами изучаемой организации являются Поволжские фирмы по производству и установке пластиковых окон. Предприятия выпускают схожую продукцию, однако цена их продукции на 3-7 % выше цены изучаемой организации. Деятельность организации зависит от пoлитики мecтныx влacтeй. Географическое положение не влияет на деятельность предприятия.