Системный подход к управлению организацией

 

 Работники управления  – высококвалифицированные грамотные  специалисты, за плечами которых  не один год работы в области  пенсионного обеспечения, об этом  говорят их награды и заслуги.

 

 Умение использовать  сложные технические и программные  средства, умение правильно применять  знания законов и нормативов, проявлять терпение, выдержку и  деликатность в общении с гражданами, и нести большую ответственность  за свой труд – это не  все деловые качества, которыми  обладают работники Управления.

 

 Слаженная работа коллектива  позволяет вести учет пенсионных  прав, в сроки назначать пенсии, производить массовые перерасчеты  их размеров, своевременно информировать  работающих граждан и пенсионеров  о размере их пенсионных накоплений.

 

 В настоящее время  Управление Пенсионного Фонда  осуществляет следующие функции:

 

 организацию и ведение  индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лих в  соответствии с Федеральным законом  «Об индивидуальном (персонифицированном)  учете в системе государственного  пенсионного страхования»;

 

 оценку пенсионных  прав застрахованных лиц;

 

 функции по назначению  и выплате пенсий;

 

 разъяснительную работу  среди населения и юридических  лиц по вопросам, относящимся  к компетенции Пенсионного Фонда  – взыскание задолженности по  страховым взносам.

 

 

2.2 Системный подход к  Управлению Пенсионного Фонда

 

 

 Рассмотрим Управление  Пенсионного Фонда с помощью  системного подхода, т. е. представим  Пенсионный фонд как систему, состоящую из нескольких подсистем и определим функции и задачи каждой из подсистем.

 

 Представим структуру  Пенсионного Фонда в виде таблицы  (рис. 1 «Структура Пенсионного Фонда»).

 

 

Клиентская служба

 

 В состав клиентской  службы входят 11 человек: 8 специалистов  отдела назначения и перерасчета  пенсий, 1 специалист выплаты пенсий, а также 2 специалиста из отдела  персонифицированного учета.

 

 Клиентская служба  обеспечивает:

 

 регистрацию устных  и письменных обращений застрахованных  лиц, страхователей, пенсионеров,  организаций по всем вопросам, относящимся к компетенции Управления;

 

 ежедневный прием по  вопросам, относящимся к компетенции  Управления ПФ, пенсионного обеспечения,  индивидуального учета;

 

 прием документов, представленных  в целях осуществления пенсионного  обеспечения;

 

 проверку правильности  оформления представленных документов;

 

 Выдачу пенсионных  удостоверений, справок о размере  пенсии, справок о начисленных  суммах пенсии, неполученных в  связи со смертью пенсионера  и т. д.

 

 Таким образом, клиентская  служба осуществляет прием граждан  и страхователей по всему кругу  вопросов, которые возникают между  Пенсионным Фондом и его клиентами.

 

 Специалисты клиентской  службы дают не только грамотный  ответ в соответствии с пенсионным  законодательством, но, и, при  необходимости, оказывают содействие  с истребованием недостающих  документов. Общение проходит на  простом, доступном языке, поскольку  в клиентскую службу обращаются  и люди пожилого возраста, которые  пережили войну и не понаслышке  знают все тяготы этого времени.  Поэтому от специалиста клиентской  службы требуется особая выдержка, профессионализм, обладание соответствующими  морально-этническими качествами.

 

 

Отдел назначения и перерасчета  пенсий.

 

 Наименование отдела  говорит само за себя. Отдел  осуществляет назначение и перерасчет  всех видов пенсий, ежемесячных  денежных выплат, дополнительного  материального обеспечения. В  отделе работает 13 специалистов.

 

 Работа «назначенцев»  требует четких знаний пенсионного  законодательства, усиленного внимания  при рассмотрении документов  и умения делать свою работу  быстро и качественно. Каждое  решение по назначению пенсии, ежемесячной денежной выплаты  или дополнительного материального  обеспечения должно осуществляться  с учетом всех необходимых  правоустанавливающих документов. Ведь в том случае, если какой-либо  документ не будет соответствовать  требованиям пенсионного законодательства, это повлечет за собой необоснованную  выплату пенсии. Именно поэтому  столь важное значение придается тщательному анализу принятых документов.

 

 Благодаря отлаженной  работе, а также знаниям и способностям  специалистов отдела, назначение  и перерасчет пенсий, ежемесячных  денежных выплат, дополнительного  материального обеспечения производится  качественно и в установленные  сроки.

 

 

Отдел выплаты пенсий

 

 В функции отдела по выплате пенсий входит формирование и отправка выплатных документов в учреждения, осуществляющие доставку пенсий, подведение итогов выплаты пенсий, проведение удержаний из пенсий, осуществление контроля за целевым использованием пенсионных средств учреждениями, осуществляющими доставку пенсий, взаимодействие по вопросам организации выплаты пенсий с государственными и муниципальными учреждениями социального обслуживания, детскими учреждениями, учреждениями здравоохранения и исправительными учреждениями по вопросам выплаты пенсий находящимся в них пенсионерам, взаимодействии с органами записи актов гражданского состояния, органами паспортно-визовой службы и пенсионными службами других ведомств в целях контроля за правильностью выплаты пенсий.

 

 В отделе работают  грамотные квалифицированные специалисты  с большим стажем работы в  системе пенсионного обеспечения,  благодаря которым документы  на выплату пенсий доставляются  своевременно.

 

 Отдел оценки пенсионных  прав застрахованных лиц

 

 В отделе работает 9 специалистов. Основные задачи  и функции, выполняемые отделом:

 

 Осуществление работы  по оценке индивидуальных сведений  о трудовом стаже за период  регистрации в качестве застрахованного  лица;

 

 Проведение правовой  оценки индивидуальных сведений  застрахованных лиц по общему  трудовому стажу, стажу на соответствующих  видах работ, стажу отдельных  категорий застрахованных лиц,  а также их заработка в соответствии  с действующими нормативными  актами;

 

 Проведение работы  по оценке пенсионных прав  застрахованных лиц путем конвертации  (преобразования) в расчетный пенсионный  капитал одновременно с назначением  им трудовой пенсии;

 

 Проведение (выездных) документальных  проверок индивидуальных сведений  застрахованных лиц по трудовому  стажу, в том числе на соответствующих видах работ с подготовкой заключения о возможности использования данных при назначении пенсий;

 

 Оценка перечней наименований  профессий, должностей, рабочих мест, работа; в которых дает право  на льготное пенсионное обеспечение  и на пенсию за выслугу лет.

 

 Отдел персонифицированного  учета и взаимодействия со  страхователями и застрахованными  лицами

 

 Отдел персонифицированного  учета обеспечивает:

 

 Регистрацию страхователей  и застрахованных лиц в системе  обязательного пенсионного страхования;

 

 Учет платежей, поступающих  от страхователей в виде страховых  взносов на обязательное страхование;

 

 Взыскание недоимки  по страховым взносам в судебном  порядке;

 

 Ежегодная актуализация  базы данных индивидуальных лицевых  счетов обязательного пенсионного  страхования сведениями о начисленных  и уплаченных суммах страховых  взносов;

 

 Процесс инвестирования  и передача застрахованными лицами  в распоряжение негосударственных  пенсионных фондов средств обязательного  пенсионного страхования;

 

 Информирование застрахованных  лиц о состоянии их индивидуальных  лицевых счетов (ИЛС) в системе  обязательного пенсионного страхования;

 

 Выписка о состоянии  ИЛС для назначения и перерасчета  пенсий.

 

 Для решения указанных  задач управление взаимодействует  с налоговой инспекцией, органами  федерального казначейства, службой  судебных приставов, отделом ЗАГС, проводит учебы с бухгалтерами  и кадровыми службами предприятий.

 

 

Отдел учета поступления  и расходования средств

 

 Отдел состоит из 4 человек.

 

 Бухгалтерский учет  отдела представляет собой упорядоченную  систему поступления и расходования  денежных средств как на содержание аппарата управления, так и на выплату пенсий:

 

 Специалистами отдела  обеспечивается полный учет поступающих  денежных средств, товарно-материальных  ценностей, основных средств и  своевременное отражение в бухгалтерском  учете операций, связанных с их  движением;

 

 Ведется достоверный  учет исполнения схемы расходов  на содержание аппарата управления  и на выплату пенсий;

 

 Обеспечивается правильное  и своевременное начисление и  перечисление платежей в государственный  бюджет;

 

 Составляется достоверная  бухгалтерская отчетность и представляется  в установленные сроки соответствующим  органам;

 

 Осуществляется экономический  анализ финансовой деятельности  УПФ.

 

 От работы бухгалтерии  зависит своевременная выплата  пенсий, пособий пенсионерам и  материальное положение работников.

 

 

Спецотдел

 

 В спец отдел входят специалисты юридической кадровой служб, специалисты по автоматизации, работники транспортного обслуживания.

 

 За всю работу Управления  ПФР несет ответственность начальник  Управления. А результатом этой  работы является личный вклад  каждого работника в общие  показатели.

 

 Каждый отдел связан  друг с другом и образуют  вместе общую систему. Качество  этой системы зависит не только  от внутренних факторов т. е как работают рабочие «системы» но и от внешних факторов, ведь Пенсионный Фонд связывает свою роботу и с такими организациями как: почты, кредитные учреждения, налоговая инспекция, органы федерального казначейства, служба судебных приставов, отдел ЗАГС и т. д.

 

 Наличие большой численности  персонала побуждает руководителя Пенсионного Фонда к большей внимательности к работе ведь от качества работы каждого отдела зависит качество работы всего Пенсионного Фонда.

 

 

2.3 Разработка рекомендаций  по совершенствованию Пенсионного  Фонда

 

 

 Несмотря на то, что  в Пенсионном Фонде работают  высококвалифицированные специалисты,  работа четко отлажена, здесь  можно встретить много недочетов,  которые вроде бы не бросаются  в глаза, но от них случаются  неприятности на работе.

 

 Во- первых, хочется сказать о графике работы, хотя график четко установлен (с 9 до 17), на самом деле он не исполняется. Из-за большого объема работы специалисты могут работать намного дольше (до 21, 22 часов), могут выходить на работу по выходным. За дополнительное время не предоставляют никаких доплат. Я предлагаю ввести оплату часов работы после 17часов.

 

 Во-вторых, несмотря на  то, что работа в ПФ представляет  собой «ацкий труд», зарплата очень маленькая. Я предлагаю увеличить размер заработной платы.

 

 В-третьих, из-за того, что работа является тяжелой  – требует большой внимательности, устойчивости, терпения. Я предлагаю  вводить оздоровительные комплексы,  т. е. за счет организации  отправлять работников в курортно-оздоровительные  комплексы.

 

 В-четвертых, так как  в основном посетителями пенсионного  фонда являются пенсионеры, то  ввести наличие на работе медика. Ведь не редко в Пенсионном  Фонде случалось, когда пенсионеру  становилось плохо, был даже  случай смерти. Может быть, и удалось спасти человека окажись бы рядом медик.

 

 Предложенные мной  нововведения наладили бы не  только саму обстановку в Пенсионном  Фонде, но и качество работы  и отношения работников Пенсионного Фонда. Ведь из-за постоянно нервной, тяжелой работы многие хорошие специалисты увольняются, а новые рабочие не приходят, так как очень маленькая заработная плата.