Синтез системы управления ООО «Новатор»

- по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка);

- предложения, заявления и жалобы граждан.

3. По месту составления:

- внутренние;

- внешние.

4. По наименованию:

- акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.

5. По количеству вопросов:

- простые (содержащие один вопрос);

- сложные (содержащие несколько вопросов).

6. По срокам исполнения:

- срочные

- несрочные.

7. По срокам хранения:

- постоянного (вечного) хранения;

- временного хранения (до 10 лет).

8. По степени подлинности:

- черновики (предварительная редакция документа);

- подлинники;

- копии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Синтез системы управления

 

3.1 Определение целей и назначение организации в целом

 

Миссия ООО «Новатор» - удовлетворять клиентов за счет поставки качественной корпусной и мягкой мебели, разработки новых видов продукции, повышения эффективности всех производственных процессов, создания партнерских отношений с работниками, дилерами и поставщиками.

Долгосрочные цели ООО «Новатор»

1. Удовлетворение потребностей клиентов
2. Завоевание большей доли рынка;
3. Увеличение объемов продаж всех видов продукции и увеличение прибыли предприятия.
4. Увеличение качества производимой продукции.
5. Формирование имиджа компании
6. Повышение квалификации персонала компании

Краткосрочные цели.

I. По экономическому отделу:

1. Разработать план реализации на будущий год;

2. Составить бизнес-план по созданию дополнительных торговых точек и магазинов.

II. По отделу снабжения:

1. Подыскать новых, более надежным поставщиков сырья и материалов.

III. По производственным отделам:

1. Составить программу развития предприятия на ближайшие 5 лет.

IV. По бухгалтерии:

1. Рассмотреть поступившие из подразделений финансовые сметы расходов и доходов по предложенным мероприятиям и вынести решения о возможности или невозможности реализации мероприятий в заданном объеме и динамике.

V. По продажам:

1. Провести дополнительные маркетинговые исследования рынка для более глубокого изучения предпочтений и потребностей покупателей в условиях стремительного развития данного сегмента рынка;

2. Разработать дополнительные программы и акции по увеличению объема продаж;

3. Захватить большую часть рынка.

 

3.2 Построение иерархической структуры управленческих функций

 

Основной причиной, почему компания ООО «Новатор» стремится к усовершенствованию системы управления, является снижение эффективности деятельности, которая выражается:

- в конфликтах среди руководителей,

- в недостаточной информационной  системы,

- в проблемах, касающихся работы  с клиентами и конкурентами.

Организация можно рассматривать как объект управления, как совокупность текущей деятельности. Текущей деятельности присущи расходы (закупка продукции, затраты на реализацию) и доходы (выручка от реализации продукции или услуг). Ответственность возлагается на сбытовые подразделения, а расходы несут все подразделения, но в больше степени отдел снабжения. Прибыль определяется для всего предприятия, а как ее использовать определяет руководство компании. Таким образом, деятельность компании можно разложить на отдельные процессы: закупки, производство, сбыт, инвестиции. Значит, структурные подразделения, управление данными процессами можно рассмотреть как центры ответственности за их реализацию (центры дохода, центры прибыли, центры затрат, центры инвестиций).

Совершенствование организационной структуры компании ООО «Новатор» опирается на логику построения финансовой структуры организации, а именно: центры прибыли (производство) и центры дохода (отдел продаж и маркетинга) объединяем под началом коммерческого директора, так как он – в соответствии со спецификой коммерческой функции - является ответственным за получение финансового результата. Напоминаем, что в настоящий момент коммерческому директору подчиняются отдел снабжения, отдел продаж и маркетинга. Производственные отделы в подчинении директора по производству.

Переподчиним функциональные службы, за которые ранее отвечал директор по производству, коммерческому директору. Кроме того, в зоне ответственности коммерческого директора остается отдел снабжения, который, с одной стороны, относится к центрам затрат, с другой – требует очень тесного взаимодействия с функцией продаж. После этого коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией.

Финансово-бухгалтерский блок оставляем без изменений.

Директору по персоналу подчиним транспортную службу, склады и ранее закрепленные за ним отдел кадров.

Таким образом, должность директора по производству ликвидируется.

 

3.3 Построение  новой организационной структуры предприятия

 

Рассмотрим преобразованную организационную структуру (рисунок 4, см. приложение 3)

Новая организационная структура является функциональной.

Преимущества новой организационной структуры:

- сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

- гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

- работа в группах создает  условия для самосовершенствования;

- возможность применения эффективных  методов планирования и управления;

- сокращается потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки данной структуры:

- усложнение взаимодействия;

- сложность в координации работ  отдельных бригад;

- высокая квалификация и ответственность  персонала;

- высокие требования к коммуникациям.

 

3.4 Проектирование функций и методов управления, управленческих решений, системы мотивации, информационной подсистемы.

 

Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение руководителями четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

Планирование. Важнейшей функцией управления считают планирование. Оно позволяет поддерживать пропорциональность производства, слаженную работу всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства — динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

Основным и наиболее эффективным методом управления для ООО «Новатор» остается экономический метод. Экономические методы — приемы и способы воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена).

 

Проектирование управленческих решений

 

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности директора. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы на основе получаемой информации;

- выбор и обоснование критериев  эффективности (результативности) и  возможных последствий принимаемого  решения;

- обсуждение со специалистами  различных вариантов решения  проблемы (задачи);

- выбор и формулирование оптимального  решения;

- принятие решения;

- конкретизацию решения для  его исполнителей. 28

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения; принятие решения; реализация решения. Управленческие решения в ООО «Новатор» принимают директора и генеральный директор. Начальники отделов без согласования с вышестоящими руководителями решения принимать не могут.

Использование иерархии в принятии решений осуществляется большинством фирм с целью координации деятельности и усиления централизации в управлении.

Проектирование системы мотивации

На сегодняшний день на предприятие используется материальная мотивация персонала.

Она является наиболее универсальной, так как, вне зависимости от занимаемого положения, работники больше ценят денежные поощрения и возможность распоряжаться полученными средствами. В некоторых случаях работники даже готовы променять любые методы нематериального поощрения на их денежные эквиваленты. Дело в том, что действие инструментов нематериальной мотивации предполагает определенные ограничения. 29

Наиболее эффективным способом материальной мотивации является повышение оплаты труда, и при этом самым основным является определение величины изменения заработной платы. Для того чтобы получить реальную отдачу от сотрудника, размер ожидаемого вознаграждения должен быть существенным, иначе это может вызвать еще большее нежелание выполнять свои служебные обязанности. Руководители ООО «Новатор» идут по пути наименьшего сопротивления и периодически увеличивают зарплату сотрудникам на незначительные суммы, однако для мотивации более действенным является даже однократное, но значительное увеличение зарплаты.

Таким образом, руководство не планирует менять существующую систему мотивации.

Зависимость процента премии от результатов работы наиболее распространен в сфере торговли и оказания различных услуг. Это процент от выручки, суть которого заключается в том, что заработок работника не имеет четко обозначенного предела, а зависит от профессионализма работника и его способности стимулировать продажу товаров или услуг. ООО «Новатор» также делает ставку на квалификацию своих сотрудников, в качестве материальной мотивации предусматривают иной способ – премию за профессионализм. Это поощрение назначается по результатам аттестации, оценивающей результаты работы работника и его соответствие занимаемой должности.

 

Проектирование информационной подсистемы

 

В компании ООО «Новатор» используется такая информационная система, которая, позволяет при вводе самых простых данных о постоянном клиенте (фамилии имя и отчества), автоматически запускать информацию о нем: его контакты, место нахождение его торговых точек, информацию о предыдущих заказах, гарантийные случаи, связанные с возвратом товара от этого клиента, автоматический набор номера клиента и прочую информацию о клиенте. Так же она позволяет видеть текущие долги по клиентам, просроченные платежи, глубину (дни) и суммы кредитов. Информационная система позволяет вести учет товаров, которые находятся в наличие или «в пути» и через какой период времени ожидается ближайшая поставка, а так же движение товара на другие склады, в филиалы и отгрузки клиентам.

В компании нет корпоративной информационной системы в современном виде, оборудование используется устаревшее, нет современных программ. Корпоративная информационная система — это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления.

Одним из предложений по совершенствованию информационной системы будет являться внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (или CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management System) — корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается прикладное программное обеспечение, предназначенное для реализации CRM.

Основные принципы: