Організація й проведення ділових зустрічей

 

9. Організація й проведення ділових зустрічей

 

Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу.

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведенн ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи.

 При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

 

Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).

Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, спід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин.

 

 

 

 

10. Організація прийому відвідувачів

 

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам’ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління.

Дотриманню цього правила сприяють:

- встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

та особистих питань;

- інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

 

3.4. Організація та обладнання робочого місця

 

 

Інтер'єр службового приміщення та обладнання робочого місця справляє великий вплив на ефективність роботи будь-якого співробітника. Місце секретаря зазвичай розташовується в приймальні" керівника або фірми. Якщо врахувати, що працює цілодобово і секретар-це візитна картка установи, якої оцінюється культура праці в цілому, створюється перше враження про фірмі (установі), то стає зрозуміло значення, яке надається обладнання адміністратора і робочого місця секретаря.

Інтер'єр адміністратора слід добре обміркувати. Сьогодні фірма може скористатися послугами дизайнера. Приміщення повинно бути вирішено красивій кольоровій гамі світлих тонів з продуманим освітленням та озелененням. Недолік освітлення часто є однією з причин швидкої стомлюваності. Найкращим визнано природне освітлення. Світло має падати зліва або спереду. При наявності комп'ютерів для усунення відблисків на екрані дисплея світильники загального освітлення монтуються не на стелі, а у верхній частині стінових панелей.

Інтер'єр адміністратора добре оживляють живі рослини.

.

Великі рослини добре розмістити у великій приймальні чи залі на тлі вільної стіни. Якщо приміщення вузьке й довге, то великі рослини, встановлені в дальньому кутку, зорово зменшують довжину кімнати, роблять її більш пропорційною. Окремо стоїть велика рослина відразу привертає увагу. Тому воно повинно бути особливо ретельно підібрано і володіти хорошими декоративними якостями.

Головна умова - рослини повинні допомагати, але ні в якому разі не заважати людям

 

Велике значення має вибір меблів. У зоні обслуговування відвідувачів повинні бути кілька (2-3) стільців або крісел і невеликий столик.

Допоміжна зона обладнується шафами (частіше вбудованими) какдля зберігання справ, так і платтяною (якщо в установі відсутня централізована роздягальня) і сейфом.

Розміри меблів повинні відповідати площі приміщення, вона не повинна захаращувати приймальню..

Розташовується робоче місце секретаря поруч з входом в кабінет керівника обов'язково так, щоб добре бачити всіх вхідних в приймальню, зустрічати їх обличчям, а не спиною. Так як секретареві протягом робочого дня доводиться багато сидіти, він повинен мати можливість вільно встати, витягнути ноги, змінити позу. Враховуючи необхідність секретаря повертатися до столів-приставок, стілець або робоче крісло обов'язково повинне бути підйомно-поворотним, а для розширення робочої зони - на коліщатках. Таке крісло можна відрегулювати по висоті, забезпечивши зручну посадку.

Особливе значення надається обладнання робочого місця оргтехнікою, скорочує час і витрати на створення, зберігання, передачу і використання документів та інформації. Сьогодні засоби оргтехніки дозволяють максимально механізувати і автоматизувати практично всі технічні та формально-логічні процедури створення та обробки документів. Абсолютно ясно, що до 2000 року повсюдно будуть застосовуватися нові інформаційні технології, засновані на використанні комп'ютерів і засобів зв'язку. Тому сучасне місце секретаря немислимо без персонального комп'ютера, що включає монітор, системний блок, миша і клавіатуру. Їх зручніше розмістити на спеціальному столі-приставці. Якщо в обов'язки секретаря входить введення паперових документів, то до комп'ютера повинен бути підключено сканер. На цьому ж столі, де розташований комп'ютер, або поруч з ним, але в межах досяжності розташовується принтер.

На столі секретаря повинні бути лише предмети, необхідні для оперативної роботи. Поточні документи, з якими секретар працює протягом дня, розкладаються по теках або багатоярусним лотків. Одне з головних правил - на столі секретаря знаходяться тільки що надходять документи і потрібні по роботі, всі інші повинні бути розкладені за папках і прибрані в стіл або шафа. Крім того, на столі повинна бути настільна лампа, календар-тижневик, настільний органайзер з ручками, олівцями і іншими канцелярськими приладдям, блокнот для запису.

Все, що постійно потрібно під час роботи, має розміщуватися в межах витягнутої руки, щоб можна було взяти не встаючи. Кожен предмет повинен лежати на постійному, раз встановленому місці. Розташовувати все треба компактно, систематизувавши за видами роботи. Так, блокнот для запису і ручка лежать поруч з телефонним апаратом.