Организационная диагностика на примере Магазина "Байрам"

- технологические. К ним относятся мероприятия по внедрению новых видов услуг покупателям; совершенствованию технологии осуществления погрузо-разгрузочных работ и т.п.;

- экономические. К ним относятся мероприятия по формированию центров ответственности на базе отдельных структурных единиц с правом самостоятельного распоряжения частью суммы полученной прибыли; совершенствованию системы участия наемных работников в прибылях и т.п.;

- социальные. К ним относятся мероприятия по укреплению трудовой дисциплины на предприятии ООО «Байрам»; совершенствованию условий труда персонала; созданию благоприятного психологического климата и т.п.

Управленческие  решения – это результат анализа  прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из  множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.

Управленческие  решения в ООО «Байрам» принимаются директором совместно с заместителями в 4 этапа:

- обсуждают  проблему, пытаются найти пути  ее решения, все возможные варианты  фиксируются;

- участники  избирают лидера, который подробно  излагает свое мнение по решению  задачи – часто это бывает  директор;

- каждый участник  высказывает свои  предположения;

- принимается  решение, назначают сроки выполнения  решения и исполнители.

В условиях рыночной экономики степень неопределенности экономического поведения субъектов рынка - ООО «Байрам» достаточно высока. В связи с этим большое практическое значение приобретают методы перспективного анализа, когда нужно принимать управленческие решения, оценивая возможные ситуации и делая выбор из нескольких альтернативных вариантов.  

Например, принятие управленческого решения в ООО «Байрам»: издается приказ или распоряжение либо получается корреспонденция (в приказах и распоряжениях указываются ответственные и сроки исполнения, а на корреспонденции ставится виза директора кому и срок исполнения); регистрируется секретарем в журнале регистрации приказов, распоряжений или входящей корреспонденции; передается ответственному исполнителю под роспись.

На ООО «Байрам» применяются следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе продаж продуктов. Объектом является подчиненные сотрудники.

3. Заключительный контроль основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Например, контроль за выполнением управленческого решения в ООО «Байрам» после передачи распоряжений или входящей корреспонденции ответственному исполнителю под роспись,  исполнитель выполняет поручение директора; после исполнения в срок, указанный для исполнения отчитывается о выполнении; если, по какой либо причине указание директора выполнить не удается, то составляется промежуточный отчет с указанием причины невозможности исполнить данное указание; после рассмотрения отчета директором принимается решение о наказании исполнителя (если вина исполнителя или если причина уважительная) или принятии альтернативного указания (если данное указание невыполнимо в принципе).

Причины невыполненных  управленческих решений в срок в  ООО «Байрам» можно перечислить следующие:

- несвоевременное финансирование  закупок продуктов;

- несвоевременная транспортировка  в магазины для реализации;

- несоответствие первичных документов с реальными поставками;

- несвоевременная передача  информации;

- нарушение трудовой  дисциплины;

- нарушение договоров поставки и т.п.

Для более глубокого анализа состояния  дел с принятием управленческих решений и контролем за их выполнением и для выявления недостатков по данному вопросу был проведен опрос руководящего состава сотрудников ООО «Байрам».

Для проведения опроса был составлен  опросный лист,  ответы,  на вопросы которого представлены ниже в таблице 4, отражающей мнения респондентов.

Вопрос  звучал следующим образом: « Кто чаще на вашем предприятии принимает управленческие решения?»

Таблица 4

Показатель участия  сотрудников ООО «Байрам» в принятии управленческих решений

Категории Сотрудников	Варианты ответа
	управленческий состав	состав менеджеров среднего звена	Другие сотрудники
Управленческий состав	80%	20%	0%
Состав менеджеров среднего звена	70%	30%	0%
Сотрудники - рабочие	50%	50%	0%

 

Как видно из таблицы  4 управленческий состав ООО «Байрам» считает, что 80% управленческих решений принимает их группа и 20% управленческих решений принимает состав менеджеров среднего звена.

Определение служебных  функций

Для анализа качества разработки служебных  функций изучим существующие должностные инструкции на бухгалтерию организации, и заполним следующий вопросник в таблице 5.

Таблица 5

№	Вопросы	Ответы
	Как Вы определите основной вклад данного подразделения  в успех организации в целом?	Как 50% из общего функционирования организации
	Что данное подразделение  делает в организации такое, чего не делает здесь никто? В чем это  выражается?	Составляет отчетность и сдает в соответствующие  органы контроля
	Каков главный результат  работы руководителя данного подразделения?	Принятие отчетности и  работа без сторонних проверок
	Когда выполнение его функций  будет считаться самым эффективным?	Когда все отчеты сданы  в срок, нет ошибок в расчетах и составлении отчетности
	Какой продукт работы данного подразделения руководство вашей организации согласно "купить"? (Краткое название, в каком виде он должен быть представлен.)	Справочно-правовые программы  для лучшего функционирования отдела бухгалтерии
	Кто персонально должен быть основным "покупателем" такого продукта, производимого данным подразделением?	Сторонние организации, инвесторы.
	Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у  нее не было?	Произошло бы закрытие организации
	По каким параметрам руководство фирмы оценивает  главные результаты работы данного  подразделения?	1) Отчетность сдана в  срок 2) без ошибок 3) дебиторская задолженность минимальна 4)акты сверок подписаны 5) договора продлены и необходимые  заключены

 

Проведем  анализ основных показателей деятельности предприятии «Байрам».

Своевременно  выявлять и устранять недостатки в финансовой деятельности, находить резервы улучшения финансового  состояния предприятия позволяет  финансово-экономический анализ, представленный в таблице 6.

Таблица 6

Анализ  основных показателей деятельности организации за 2011-2012гг.

ПОКАЗАТЕЛИ	Сумма (тыс. руб.)		Изменения (+,-)
	2011 год (тыс.руб.)	2012 год (тыс.руб.)	Абсолютное 2012 к 2011(тыс. руб.)	Темп прироста %
1.Выручка (нетто) от продажи товаров (работ, услуг)	316386	373367	56981	18
2.Себестоимость проданных  товаров( работ, услуг )	238499	267453	28954	12
3.Прибыль (убыток) от продаж	29279	39314	10035	34
4.Чистая прибыль	847	1502	655	77
5.Среднегодовая стоимость ОС	58642,5	67143,5	8501	14
6.Среднесписочная численность работников, чел.	350	400	50	14
7.Рентабельность продаж, % (3/1)	9,3	10,5	1,2	13
8.Фондоотдача, руб. (1/5)	5,4	5,6	0,2	4
9.Производительность труда, руб. (1/6)	903,96	933,42	29,46	3

 

По данным таблицы 6 выручка от продажи товаров и  услуг за 2012 год увеличилась на 56981 тыс. руб., что обусловлено увеличением объема продаж, например вследствие рекламной компании и в связи с расширением деятельности предприятия. Себестоимость проданных товаров и оказанных услуг в 2012г. составила 267453 тыс. руб., а в 2011г. – 238499 тыс.руб.

В данном случае увеличение себестоимости  является отрицательным фактором динамики развития компании. К 2012г. наблюдается рост прибыли от продаж на 10035 тыс. руб., что произошло из-за сокращения коммерческих и управленческих расходов. Это является положительной динамикой для ООО «Байрам». По данным таблицы видно, что темп прироста роста себестоимости медленнее темпа прироста выручки на 6%, что является положительной тенденцией, показывающей рост реализации более быстрый, чем рост себестоимости продукции.

Среднесписочная численность работников за год увеличилась на 50 человек, связано это с увеличением (расширением) деятельности магазинов, производительность труда повысилась на 29,46 руб. Это также благоприятная тенденция. Несмотря на увеличение выручки, фондоотдача увеличилась, причем незначительно (на 0,2 тыс.руб. к 2012 г. по сравнению с 2011 г. и составила 5,6 тыс. руб.). В динамике показатели использования ОПФ увеличиваются (фондоотдача увеличилась). Это свидетельствует об эффективном использовании основных фондов в ООО «Байрам». В 2012 г. значительно увеличилась по сравнению с 2011 г. показатели рентабельности: рост рентабельности продаж составил на 1,2 тыс.руб., что характеризует эффективность деятельности работы.

Проанализировав основные финансово-экономические  показатели ООО «Байрам» за последние два года, можно сказать, что в целом по предприятию ситуация изменилась по большинству факторов в лучшую сторону. Данные для анализа были взяты с бухгалтерской отчетности ООО «Байрам», представленной в Приложении 2 курсовой работы – бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за 2012г.

Процесс управления на предприятии ООО «Байрам». У Общества 2 учредителя, разные фактический и юридический адреса.

Рис.4. Организационная структура ООО «Байрам»

 

На сегодняшний день организационная  структура управления ООО «Байрам» состоит из 25 сотрудников подразделений. Согласно ей, деятельность каждого подразделения предприятия подчиняется заместителям директора, которые, в свою очередь, находятся в подчинении у директора компании. В качестве недостатков следует отметить, что данная организационная структура осталась «в наследство» от периода плановой экономики с бессистемными попытками учесть новые рыночные требования.

Решение задач бухгалтерской отчетности возложено на главного бухгалтера в  единственном лице, бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделениям и возглавляется главным бухгалтером.

Однако, обнаружено, что в организации не существует Положения о бухгалтерии. Следовательно, непонятно, насколько бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, как она создается, с какими сотрудниками взаимодействует, какие функции выполняет, на сколько штатных единиц рассчитана. Не регулируется внутренними распорядительными документами порядок взаимоотношений между руководителем предприятия и главным бухгалтером, что в последствии, может очень негативно сказаться на деятельности фирмы. Отсутствует регламент регулирования таких взаимоотношений, который организации будет необходимо разработать.