Методология построения системы управления знаниями в организации

• имеется множество информационных систем (с различными интерфейсами), сформировавшихся на протяжении определенного времени;

• нет единых форматов отображения данных и универсальных механизмов поиска интересующих сведений.

Для оптимизации доступа  к информации и унификации форматов ее хранения целесообразно создать корпоративный информационный портал, который позволил бы:

• сформировать единое информационное пространство для обеспечения потребностей руководителей, специалистов и работников предприятия;

• обеспечить взаимодействие сотрудников при выполнении различных бизнес-задач;

• оптимизировать информационные потоки, поступающие на предприятие извне (от поставщиков, клиентов, из сети интернет и т. д.).

Информационные технологии позволяют повысить эффективность  управления на основе реализации принципов  централизации и децентрализации  в управленческих системах.

Цикл информационного  обеспечения состоит из следующих этапов:

• Сбор информации.
• Формирование баз знаний.
• Разработка и корректировка программ.

Полная реализация этого  цикла позволяет создать «самообучающуюся»  организацию (термин предложен Питером  Сенге, Peter Senge), которая способна не только быстро и адекватно реагировать на изменения рыночной ситуации, но и предвидеть возможные проблемы.

По мнению экспертов в  области информационных технологий и управления знаниями, информационная инфраструктура является всеобъемлющей и хорошо организованной, если:

• обеспечен доступ, как к централизованной информации, так и к местам ее возникновения;
• созданы структура и методы повторного использования знаний;
• разработаны и постоянно совершенствуются методики корпоративного обучения совместного использования знаний.

 

Архитектура систем управления знаниями

Опыт показывает, что внедрение  системы управления знаниями (СУЗ) на инфраструктурном уровне, т. е. на уровне стандартно предоставляемого для всех пользователей информационного сервиса, наравне с электронной почтой и реляционными базами данных, позволит не только эффективнее решать многие существующие задачи, но и обеспечить решение новых, весьма привлекательных для пользователя задач, таких, например, как управление контрактами, учет первичных финансово- экономических документов, управление отношениями с заказчиками, ведение электронных архивов платежных документов, архивов кадровых служб и др. Но самое главное, внедрение СУЗ позволяет создать предпосылки для автоматизации рабочих процессов на предприятии, сделать документ носителеми элементомделового процесса.

Разработчики систем управления знаниями выделяют четыре основных процесса обработки информации, в ходе которых решаются вышеперечисленные задачи: Externalization, Internalization, Intermediation и Cognition  На рис. 2 представлено положение, занимаемое каждым процессом в общей схеме обработки информации.

 

Рис.2 Процессы обработки  информации в СУЗ

 

Externalization - это сбор данных из внешних источников, их структурирование и организация хранения. Характерными представителями программных продуктов, реализующих этот процесс обработки являются программы распознавания текста, разнообразные конвертеры форматов, "роботы", собирающие информацию из Интернет, электронные архивы и системы автоматической рубрикации документов. Основная задача externalization -  собирать доступные знания и обеспечивать их накопление.

Internalization представляет собой выборку информации, добытой с помощью externalization. Этот процесс необходим для того, чтобы конечный пользователь не «утонул» в огромном объеме корпоративной информации и смог быстро найти то,  что ему нужно. Internalization выполняется поисковыми машинами, системами фильтрования и обработки запросов в СУБД, автоматическими генераторами рефератов и т.д.

Процесс, называемый Intermediation, отвечает за выявление скрытых знаний. Если работа internalization описывается стратегией "pull" (выборка данных происходит по инициативе пользователя), то intermediation работает по стратегии "push". В этом случае информационная система по своей инициативе снабжает пользователя данными, относящимися к его сфере деятельности. К приложениям, реализующим intermediation, можно отнести системы передачи сообщений,  фильтрования и чтения новостей, но в большей степени это все-таки расширенные поисковые механизмы, выполняющие наряду с поиском по запросам пользователя,  поиск и по контекстно-связаннымдокументам.

Cognition - это процесс автоматического использования знаний самой системой. Он базируется на программных средствах искусственного интеллекта,  таких как экспертные системы. Cognition традиционно реализовывался в системах автоматизированного управления, требующих мгновенной реакции или оперирующих со слишком большим для человека количеством параметров.  Применение cognition в системах электронного документооборота обычно сводится к накоплению опыта работы в стандартных ситуациях и оптимизации потоков работ и путей обработки данных.

Реализация отдельных  процессов обработки знаний часто осуществляется на основе относительно простых технологий. Это Intranet, электронная почта, системы мгновенного обмена сообщениями, групповое программное обеспечение, базы данных и т.д. Наилучшие результаты достигаются, если удается построить распределенную информационную систему, бесконфликтно объединяющую эти механизмы.

На рис. 3 показана структура типовой СУЗ, в которой процесс Externalization представлен в виде внешней системы сбора информации, Internalization выполняется непосредственно средствами сервера СУЗ, а Intermediation реализован в подсистемах DSS (decision support system – система поддержки принятия решений) и ERP (enterprise resource planing – планирование ресурсов предприятия). Взаимодействие пользователей с системой управления знаниями осуществляется с помощью полнофункционального («толстого») клиента,  например Lotus Notes, на территории офисов и «тонкого» клиента на базе web-браузера при работе с домашних имобильных компьютеров.

Рис.3 Структура СУЗ

В различных информационных системах варьируется разделение функций между отдельными узлами. За счет этого достигается распределение вычислительной нагрузки и потоков информации в соответствии с предназначением того или иного узла системы. Существует ряд типовых конфигураций узлов и способов распределения функций между узлами, которые оптимальны для решения фиксированного класса задач.

Наиболее типичные схемы построения информационных систем:

1. файл-серыерные системы
2. клиент-сервеные системы
3. терминально-мэйнфреймовые системы
4. комбинорованные системы

Основные функциональные возможности современных СУЗ:

* масштабируемость

* гибкость и интегрируемость

* интеграция с офисными приложениями

* интеграция с почтовыми системами

* управление версиями документов и атрибутирование

* полномасштабный полнотекстовый поиск

* поддержка различных форматов данных

* обработка графических образов документов

* управление составными документами — виртуальные документы

* управление бизнес-процессами

* управление жизненными циклами документов

* управление распределенными проектными группами

* управление содержанием веб-сайтов и интернет-порталов

* управление цифровыми медиаданными

* интеграция с системами проектирования

* безопасность

* администрирование

 

 

 

Литература

1. Николаев. Построение систем управления знаниями на базе технологии Documentum 4i // Открытые системы, 1999, N9-10.- с.44-48.
2. Черняк Л. Управление знаниями и информационные технологии // Открытые системы№10, 2000
3. http://hrliga.com/
4. http://www.dzalbo.com/study/no.pdf
5. http://ru.wikipedia.org