Коммуникация в организации

1.3 Понятие организации.

 

В широком смысле понятие  «организация» применяется к  биологическим, социальным и техническим объектам.  В научных работах понятие «организация» определяется как: − внутренняя упорядоченность,  согласованность,  взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого :

− совокупность процессов  или действий,  ведущих к образованию  и

совершенствованию взаимосвязей между  частями целого;

− объединение людей,  совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации:  структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать – значит «строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия».

По мнению М.  Мескона,  чтобы рассматривать некоторую группу как организацию,  необходимо наличие,  по крайней мере,  двух человек,  которые считают себя частью этой группы;  одной цели  (т.  е.  желаемого конечного  состояния или результата),  которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели.⁴

     Соединив  в одно целое эти существенные характеристики,  можно дать следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели или целей.

Представление об организации  развивалось в направлении от жесткого структурно-функционального подхода М.  Вебера,  школы человеческих отношений к шкале социальных систем, основоположником которой можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи.  За отправную точкуисследования организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы. Ключевыми понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее из частей  (подсистем),которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач. Отрытая система –  это система,  которая влияет на свое окружение и испытывает влияние с его стороны,  и взаимодействует с ним.  Концепции,рассматривающие организацию в качестве открытой системы,  акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации.

2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1 Особенности и  функционирование  внутренних коммуникаций  в организации.

 

На пути обмена информацией  в организациях возникают преграды, не зависящие от отправителя сообщения. 
Причинами могут быть: 
 
1. Искажение сообщения /преднамеренная его модификация адресатом/ в связи с напряженностью в межличностных отношениях. Если получатель испытывает неприязнь к отправителю или принципиально не согласен с сообщением, то он меняет его смысл с выгодой для себя и в ущерб отправителю. 
2. Искажения, связанные с фильтрацией информации - принцип деятельности, характерный для руководителей: они решают, какую часть сообщения доводить до сведения подчиненных /сотрудников/, а какую «отсеять», попридержать. 
3. Искажения, продиктованные различием организационных статусов. Устоявшаяся практика посылать «на верх»/руководству/ только положительную информацию, дабы избежать «недовольства» шефа и заработать малейшую его похвалу, оборачиваются дезинформацией и способствуют принятию начальством неверных решений.  
4. Искажения, связанные с перегрузкой информационных каналов. Одновременная ⁵переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он «отсеивает» ту информацию, которая ему кажется менее важной, но это - его личная точка зрения. У отправителя может быть совсем другой взгляд на послание. 
5. Искажения, связанные с неудовлетворительной структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих подразделений, следовательно, возрастает вероятность «варьирования», интерпретации и корректировки информации. Ситуацию могут усугубить соперничество, конфликтные отношения между подразделениями.

Система взаимосвязей открытой организации

Внутренняя  среда организации (социальная структура, техническая структура, административная структура) --- Среда прямого воздействия --- Конкурирующая среда ---Общественная среда---Макросреда. 
 
 
2.2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ. 
 
1. Регулирование информационных потоков, которых невозможно оценить сразу как «избыточных»или «недостаточных». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения. 
 
2. Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных для обсуждения производственных вопросов. Этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки». 
 
3. Системы обратной связи, являющиеся частью контрольно-управленческой информационной системы: можно направить представителя одной части организации в другую /в командировку / с целью обсуждения определенных вопросов, согласования действий, если одна организация имеет несколько филиалов по региону или по стране; можно самому руководителю посетить производственный участок /отдел, бюро и т.д./, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листкам /анкетам/. С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний /например, по стилю руководства, общению с подчиненными, организации контроля и стимулированию труда и т.п./, информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; есть ли необходимость в повышении квалификации /стажировке/ работника, а возможно, и в предоставлении ему краткосрочного отпуска для профилактики здоровья. 
 
4. Системы сбора предложений, облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Предусматривается, что подавать идеи и рацпредложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник на многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке⁶. Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются более эффективный способ - это адресные предложения с гарантией стимулирования /вознаграждения/. Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях  вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников /кружков качества, групп контроля, производственных инноваций и т.п./ крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию, что позволяет работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях, о соблюдении принципов справедливости в организации их предприятия /учреждения/. 
Современная информационная технология. Получивший широкое распространение персональный компьютер является удобным средством аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире активизируется применение электронной почты, факса.  
Последние нововведения телефонной связи позволяют одному человеку направлять несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.  
Совершенно потрясающие перспективы открываются с подключением организации в систему «Интернет». 
Наконец, видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

 

2.3 Структура внутренних коммуникации.

 

Организационную структуру  можно рассматривать как формальную сеть передачи информации,  обеспечивающую необходимый уровень эффективности.  Она определяет принципы разделения труда,  структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.  Выделяют три параметра,  характеризующих особенности организационных структур:  степень формализации,  сложность,  степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций:

− взаимное     согласование  способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций.  Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками; 

− прямой    контроль  способствует координации,  так как ответственность за работу других людей,  определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека; 

− стандартизация    рабочих    процессов   предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда; 

− стандартизация      выпуска  специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки); 

− стандартизация      навыков и знаний  (квалификации):  означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.⁷

На практике комбинируются  все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации – актуальная тема для менеджмента.  Организационная структура является формальным каналом передачиинформации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников.  Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации,  они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия. Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования,  квалификацией,  опытом и стажем работы.  Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур.  Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия,  так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность  организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные  организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок,  и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым. Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

− административный персонал –  руководители,  в обязанности  которых входит организация системы производства;

− производственный персонал –  работники,  занятые  производством продукции;

− обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

− инженерно-технический  персонал –  работники,  занятые  созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура  организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций,  выполняемых каждым работником,  и представляет собой сеть фактически   сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения,  чтобы удовлетворить потребность в общении,  в привязанности, дружбе,  в той или иной информации  (профессиональной).  Иногда

неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических  побуждений.

Привязанность людей  друг к другу может быть также следствием сходства в образовании,  квалификации,  семейном положении,  национальной принадлежности и т. п. Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур,  можно говорить, отмечает  А.  Л.  Свенцицкий,  соответственно о формальной и неформальной организациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей,  в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга.  Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных сетей  (структур),  обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков. ⁸

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные.  Централизованные –  все потоки замыкаются на руководителе  (лидере).  Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная»  и «полная»  сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом. Они эффективны в случае,  если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способоврешения.

Психологическая структура  внутренних коммуникаций.  Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного   процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором,  обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые,  изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

− «сторож» –  работник,  контролирующий прохождение информации к другим работникам.  Чаще всего эту роль играют секретари,  операторы телефонных станций, диспетчеры и т. д.; 

− «лидер мнений»  –  работник,  оказывающий влияние на мнения и поведение других работников.  Это может быть неформальный лидер,  чье мнение противоречит официальному; 

− «связной» –  работник, служащий связующим звеном между различными группировками;

− «пограничник» –  работник,  имеющий высокую степень связей с внешней средой.

В качестве примера  использования психологических особенностей и ролевых функций в построении коммуникационных сетей рассмотрим деятельность по управлению персоналом в известной международной корпорации  «ЗМ».  Основной целью менеджмента той организации являются наступательные инновационные стратегии.  Для внедрения их на практике требуется создание особых условий,  в том числе расстановка работников, способных обеспечить процесс внедрения инновационного проекта. «В качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального17 взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессиональной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем,  выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. 

     Выделяются следующие носители ролевых функций:

«антрепренеры» –  энергичные руководители,  поддерживающие и продвигающие новые проекты; «генераторы идей» – специалисты различного уровня, выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» —  специалисты,  которые накапливают и распространяют необходимую для реалиизации проекта информацию. Они находятся в узловых точках коммутационных сетей,  контролируют потоки научно-технических,  коммерческих и других сообщений.  В организации функционируют также  «технологические», «рыночные», «производственные привратники»,  квалифицированные специалисты, обладающие широкой междисциплинарной подготовкой. Умелое управление сформированными коммуникационными сетями позволяет корпорации добиться поставленных целей.⁹