Изменение организационной структуры в ООО "Айсберг-плюс"

Введение

 

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

Именно такая ситуация наблюдается на исследуемом предприятии ООО "Айсберг-Плюс". В структуре данной организации отсутствует сотрудник, специализирующийся на кадровой работе. Полномочия по ведению кадров переданы сотруднику сторонней организации. Данный факт именно в этой организации усложняет кадровую работу, поэтому есть необходимость внедрения новой должности – специалиста по кадрам – в штатное расписание организации.

Таким образом, целью проекта является изменение организационной структуры организации за счет расширения штатного расписания. Для достижения указанной цели необходимо решение следующих задач:

• определение заказа  на проектирование;

• определение обстоятельств проектирования,  уточнение  значимых обстоятельств;

• разработка цели, стратегии и задач проекта;

• определение ожидаемых результатов проекта;

• разработка мероприятий проекта;

• определение ресурсов проекта;

• составление плана-графика проектных работ;

• определение команды проекта;

• выявление рисков проекта;

• составление плана  коммуникаций проекта;

• разработка бюджета проекта;

• определение эффективности проекта.

Объектом проекта является кадровая работа в ООО "Айсберг-Плюс", предметом – введение новой должности в штатное расписание данного предприятия.

 

1. Определение заказа  на проектирование

 

Компания ООО «Айсберг-Плюс» была основана в 1999 году. В основные направления деятельности данной организации входит продажа мясосырья, колбасной оболочки и специй.

Компания работает в партнерстве со многими отечественными и мировыми производителями, что свидетельствует о надежности и добросовестности сотрудников данной организации.

Вместе с тем в организационной структуре организации имеются серьезные пробелы. В структуре данной компании (см. приложение 1) нет сотрудника, отвечающего за кадровые вопросы. Обязанности по обеспечению организации карами возложены на стороннюю организацию. При небольших размерах организации это является приемлемым. В данном случае в организации задействовано 25 сотрудников, но важным является тот факт, что офис организации территориально достаточно отделен (офис расположен в п. Дубки) от офиса организации, занимающейся кадровыми вопросами, что осложняет своевременную передачу информации, подписание и передачу документов. Следует отметить, что, в связи с отдаленностью офиса компании от г. Саратов не представляется возможным воспользоваться услугами другой организации для решения кадровых вопросов. Поэтому в данном случае видится целесообразным внедрение должности специалиста по кадрам в структуру организации.

 

2. Определение обстоятельств проектирования

 

Практика показывает, что для российских предприятий является оптимальным соотношение работников предприятия и сотрудников кадровой службы 100 к 1. Так как в исследуемой организации задействованы всего 25 человек, видится возможным внедрение штатной единицы на неполный рабочий день и со свободным графиком. Такое положение будет выгодным как для организации, так как нет необходимости оплачивать полный рабочий день сотруднику, так и для будущего специалиста по кадрам, так как для него предусматривается возможность совмещения.

Подготовка рабочего места для сотрудника будет являться немаловажным обстоятельством. При подробном изучении структуры организации было выяснено, что наиболее удобным вариантом расположения будет являться кабинет административного помощника, так как именно в этом кабинете имеется возможность для внедрения дополнительного рабочего места. Кроме того, деятельность административного помощника и специалиста по кадрам изначально более схожа, чем деятельность других сотрудников, поэтому наиболее оптимальным будет вариант внедрения рабочего места специалиста по кадрам в кабинет административного помощника.

При проектировании будем учитывать, что ОАО ООО "Айсберг-Плюс" является достаточно развитым предприятием, в котором процессы поставки и сбыта продукции постоянно оптимизируется. Поэтому при достаточно обоснованной необходимости предприятие в состоянии выделись средства на повышение эффективности работы отдельных подразделений, если такие меры будут результативными.

 

3. Разработка цели, стратегии и задач проекта

 

Уже было выяснено, что в исследуемой организации существует проблема недостаточно эффективности кадровой работы вследствие недостатков организационной структуры предприятия. Даная проблема влияет на все сферы деятельности организации, так как кадровая работа затрагивает всех сотрудников компании.

Целью проектной разработки является изменение организационной структуры организации за счет расширения штатного расписания. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- привести локальные нормативные  акты в соответствие с изменениями  в структуре организации;

- оборудовать помещение  для размещения в нем рабочего места специалиста по кадрам;

- организовать рабочее  место для нового сотрудника;

- нанять нового сотрудника;

- провести адаптацию нового  сотрудника на рабочем месте  с учетом специфики работы  в данной компании;

По разработке проекта, в обязанности специалиста по кадрам будет входить:

- определение потребности  в персонале;

- поиск персонала, его  отбор, качественная оценка;

- учет личного состава  предприятия;

- оформление документации  по кадрам;

- заполнение и хранение  трудовых книжек;

- выдача справок о трудовой  деятельности;

- упорядочение рабочих  мест.

4. Таким образом, в результате преобразований кадровая работа будет осуществляться в необходимые сроки, что окажет положительное влияние на деятельность всей организации. 
   Ожидаемые результаты проекта

 

ООО "Айсберг-Плюс" должно стремиться к оптимизации всех рабочих процессов в организации, в том числе кадровой работы.

Достижение этой цели поможет решить некоторые из проблем.

Показателями эффективности в данном случае буду являться следующие факты:

- снижение затрат на  оплату услуг специалиста по  кадрам. Так как в настоящее  время кадровую работу осуществляет  сотрудник сторонней организации, затраты на оплату его услуг  превышают сумму, которую организация  оплачивала бы своему работнику  при условии неполного рабочего  дня. Внедрение должности специалиста  по кадрам в структуру организации  способствует уменьшению расходов  на ведение кадровой работы.

- оптимизация кадровой работы. В настоящее время осуществление основных элементов кадровой работы усложняется отдаленностью офиса компании от офиса организации, осуществляющей кадровую работу. При этом нарушаются процессы кадрового делопроизводства, не соблюдаются сроки подписания документов, происходит утеря документов. То есть в целом кадровая работа усложнена. Внедрение специалиста по кадрам решит данные проблемы.

Кроме того, внедрение должности в структуру организации позволит в большей степени учитывать индивидуальные особенности организации при кадровой работе, так как сотрудник сторонней организации не может полностью вникнуть во все аспекты деятельности ООО «Айсберг-Плюс».

Таким образом, вследствие внедрения проекта ожидаются значительные перемены в кадровой деятельности организации.

 

5. Мероприятия проекта

 

 

Выше, при определении задач проекта, были указаны действия, которые необходимо совершить для внедрения проекта. Рассмотрим их подробнее как мероприятия, которые нужно совершить для достижения целей проекта:

1. Привести локальные нормативные акты в соответствие с изменениями в структуре организации.

То есть необходимо определить спецификацию работы нового сотрудника, разработать должностную инструкцию для специалиста кадрам, внести изменения в штатное расписание в соответствии с новой структурой организации.

Предполагаются, что разработкой вышеуказанных актов будут заниматься административный помощник совместно с директором. За проведение данной работы указанные сотрудники получат финансовое вознаграждение.

2. Оборудовать помещение для размещения в нем рабочего места специалиста по кадрам.

Для этого в кабинете административного помощника необходимо провести ремонт. Для ремонта будет необходим найм строительной бригады, с которой организация уже неоднократно работала.

3. Организовать рабочее место для нового сотрудника.

Для решения данной задачи необходимо произвести закупку необходимого для работы сотрудника оборудования и оргтехники. То есть необходимо закупить:

- письменный стол;

- стул;

- компьютерную технику: системный  блок, монитор, мышь, клавиатуру, лицензионные  программы для работы на компьютере;

- шкаф для хранения  документов;

- канцелярские товары.

После закупки технику необходимо доставить до места назначения. Доставка будет производиться транспортом организации, поэтому в данном случае будут произведены затраты только на оплату топлива и заработную плату водителя.

Доставку мебели непосредственно в кабинет и расстановку мебели будут осуществлять грузчики организации.

Подключение и настройка компьютерной техники будет произведена наемным программистом за отдельную плату.

4. Нанять нового сотрудника;

Для найма сотрудника необходимо будет выбрать оптимальный канал распределения информации о вакансии. Найм нового сотрудника будет осуществляться посредством размещения объявлений о вакансии в локальных печатных и телевизионных средствах массовой информации, а также в газете «Работа для вас», на всевозможных досках объявлений в сети Интернет, таких, как avito.ru, slando.ru и других. Размещение объявления будет возложено на сотрудника сторонней организации, в связи с тем, что, пока новый сотрудник не нанят, поиск персонала входит в часть договора между организациями.

Отбор кандидатов будет производиться директором в результате собеседования. Минимальными критериями для соответствия должности будет являться образованием не ниже среднего специального и стаж работы не менее 3-х лет, или высшее профильное образование с опытом работы не менее одного года.

5. Провести адаптацию нового сотрудника на рабочем месте с учетом специфики работы в данной компании.

После подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией и другими локальными актами организации.

Директор должен будет ознакомить нового сотрудника со спецификой работы в данной организации, с традиционно принятыми в организации правилами оформления документов и прочими аспектами работы именно в этой организации.

Таки образом, описанные выше мероприятия помогут внедрить новую должность в структуру организации и нанять на нее нового сотрудника.

 

6. Ресурсы проекта

 

Для внедрения проектной разработки требуются следующие ресурсы:

1. Материально-технические:

- помещение для расположения  специалиста по кадрам;

- материалы для проведения  ремонта;

- мебель и компьютерная  техника для оборудования нового  рабочего места.

2. Информационно-методические  ресурсы необходимы административному помощнику для разработки локальных нормативных актов. Данный вид ресурсов включает в себя:

- законодательную базу;

- нормативно-методическую  базу;

- статьи и исследования  ученых на данную тему;

В настоящее время перечисленные ресурсы можно найти в сети Интернет в свободном доступе.