Технология организации концертной деятельности на открытой площадке

Корпоративный концерт может  быть: данью традиции; символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии (буквально); признаком  заботы и уважения компании к своим  работникам; способом сближения сотрудников  и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и  продуктивного общения; инструментом для снятия внутрикорпоративных  конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива; известием о переменах  и изменениях; механизмом мотивации и укрепления лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры; знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании и др.; демонстрацией успеха или стабильности.

Планировать проведение концертов  имеет смысл при составлении  календаря корпоративных событий  или плана работы с персоналом на год. Нужно учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если вы только предполагаете  сам факт проведения концерта и в  годовом бюджете определяете  примерную для этого сумму, то все детали заранее запланировать  нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость  аренды дворцов на новогодний сезон  формируются в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.

Поэтому и утверждение  бюджета мероприятия, и сама подготовка к концерту должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного  события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить концерт  и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации  придется довольствоваться тем, что  осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.

Расходная часть бюджета  может состоять из следующих частей:

ѕ аренда площадки;

ѕ оформление ;

ѕ приглашения (изготовление и расходы по доставке);

ѕ еда и напитки;

ѕ работа ведущего;

ѕ артисты, шоу-программа, музыкальная  аппаратура;

ѕ спецэффекты;

ѕ фото- и видеосъемка;

ѕ транспортные расходы;

ѕ сувениры и подарки;

ѕ оплата услуг компании-организатора.

Около половины общей суммы  обычно бывает потрачено на ресторанное  обслуживание, еду и напитки, четверть - на аренду, декорации, техническое  оснащение площадки, охрану и транспорт.

Оставшаяся часть уйдет  на организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы  и, возможно, на оплату услуг компании - организатора концерта. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.

Организационное обеспечение и контроль проведения концерта.

Особое внимание следует  уделить организационному обеспечению  и контролю над проведением концерта.

При подготовке концерта желательно придерживаться определенного порядка.

Сначала нужно определить цель и смысл проведения концерта, его задачи. Потом - общие условия  концерта: день и время, количество и состав гостей, требования к месту  проведения, требования к программной  части, примерный бюджет концерта. Кроме  того, необходимо назначить ответственного за организацию концерта сотрудника, и, если это возможно, наделить его  полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

Первым делом ответственный  за мероприятие, должен определить: какие  вопросы он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» - место  для проведения концерта); что целесообразно  выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним  подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).

Существует несколько  типов организаторов, действующих  на рынке услуг по подготовке и  проведению корпоративных и иных концертов.

Специализированные компании - организаторы торжеств. Среди них есть и фирмы, готовящие концерт «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению концерта - от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и  аренды помещения до координации  выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать  только то, что не в состоянии организовать сами.

Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов  и т. д. Кроме того, обычно у них  есть набор стандартных праздничных  программ, необходимый для конкурсов  реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на концерт утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

 

Услуги таких компаний-организаторов  обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия  или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых  случаях организатор может запросить  фиксированную сумму - это может  быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в  зависимости от масштабности мероприятия  и амбиций специализированной компании.

Кстати, разработка концепции  концерта (идеи и оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может  стоить намного больше.

 

Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных концертов они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

 

С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что увеличивает  и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий концерт  тесно связан с вашей рекламной  кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему» рекламному агентству.

Продюсеры и продюсерские центры многие путают с организаторами массовых мероприятий. А смыслом  работы продюсера является не организация  концертов, а создание, продвижение  и продажа творческих проектов, таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.

Арт-менеджеры работают в  клубах и ресторанах. Их основная задача - создание тематических сезонных и  вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы  тоже развлекательные, они имеют  свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними  столиками. Развлекательная программа  проходит фоном, и, конечно же, в ней  отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в  основном рассчитаны на аудиторию определенного  возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней  задействованные, - соответствующие. Часто  исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это  просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это  вовсе не означает, что они вам подходит.

Но если по каким-то причинам вам подходит клубная или ресторанная  программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию  у Арт-менеджеры забронированного вами заведения.

Артисты и ведущие часто  предлагают поручить им организацию  всего мероприятия. Конечно, зная лично  какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая  может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на концерте со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.

Для того чтобы концерт  запомнился необходимо разработать  концепцию. Чтобы концерт не был  клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая концепция, другим словом - идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно  преподнести, исходя из различных соображений  и возможностей, различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно  отнестись к выработке концепции  для его воплощения. Люди, пришедшие  на концерт, по достоинству оценят что-то неординарное, которое есть только сегодня ночью, и только на вашем  концерте.

То есть концепция концерта - это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы  оставить посещение вашего мероприятия  надолго в памяти у людей Соболева Е. Праздник продолжается // Праздник. - 2008. - № 10. - С. 24.

После того как разработана  концепция, и вы уже имеете представление  о том, что будет «изюминкой»  концерта, следует составить план всего концерта от начала до конца. План концерта - это, фактически. Бизнес - план, куда входит все: от описания концепции  до предлагаемого количества людей, которые посетят ваш концерт.

В плане концерта обязательно должно присутствовать:

ѕ Название концерта.

ѕ Предлагаемая дата проведения.

ѕ Полный состав участников.

ѕ Почасовое расписание программы.

ѕ Информационная поддержка.

ѕ Бюджет концерта.

ѕ Финансовые условия дохода.

Вообще, в практике некоторые  из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но с помощью  хорошего организатора можно оговорить  некоторые из условий на словах.

 

Поэтому, если вы не имеете опыта  проведения концерта или у вас  нет хороших отношений с представителями  заведения, в котором вы собираетесь  проводить концерт, лучше конструктивно  подготовить план, чтобы при его  прочтении было понятно, что вы полностью  представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями  вы располагаете, и какие результаты это может принести.

Название концерта должно целиком отражать его концепцию, привлекать к себе внимание, так  как название - это лицо концерта. Чем оригинальнее будет название концерта, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание концерта за ним кроется. Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

• На какую категорию публики вы рассчитываете на своем концерте?
• Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?
• Какой формат музыки будет доминировать в течение всего концерта?

Расписание программы  проведения концерта лучше продумать  так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик вечера.

На этом этапе происходит выбор лица, ответственного за организацию  концерта. По мнению С. Волчук: «Лучше, если это будет один человек, и еще лучше, если ему предоставят все полномочия по принятию решений и утверждению любых деталей концерта» Волчук С. Корпоративный праздник. Организация: шаг за шагом. - СПб.: Питер, 2006. - с.34 Хотя автор говорил это применительно к корпоративным концертам, на наш взгляд данное утверждение правомерно и при организации концертов более крупного масштаба.

На следующем этапе  происходит распределение работ. В  случае необходимости поиск сторонних  подрядчиков, которые будут осуществлять установку сцены или катка, создание шоу-программы, поиск и координацию артистов.

Затем для подрядчиков  осуществляется составление технического задания с описанием всех требований, задач и условий проводимого  концерта. Кроме оформления официальных  документов, завершающих сделку с  подрядчиками, рекомендуется собрать  и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к организаторам претензий.

Подведение итогов концерта

День концерта - последнее  напряжение. В это день необходимо собрать итоги всей проделанной  работы по организации. Для завершения этого этапа необходимо созвониться со всеми участниками и уточните время их прибытия на концерт.

Нужно проследить, чтобы  гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое, гардероб функционировал. Во время проведения концерта обязательно нужно контролировать соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность. Организаторам необходимо быть бдительными в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления. Одним словом, можно отметить, что нужно стараться контролировать работу всех задействованных в концерте участников.