Система автоматизации управления гостиницами

4. Функция  обработки кредитных карт заносит  в картотеку все полученные  коды подтверждения, а также  отслеживает кредитное состояние  счета каждого клиента. При  использовании интерфейса с системами  авторизации кредитных карт запрос  на авторизацию посылается автоматически  с получением подтверждения в  реальном режиме времени. Система  также позволяет мгновенно выводить  на экран необходимую для поселения  или расчета форму гостя при  считывании его кредитной карты.

5. Модуль  управления тарифами позволяет  проводить гибкую тарифную политику  с учетом разных пороговых  величин и ограничений. Возможно  установление специальных тарифов  по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов  рынка.

6. Экран статуса  гостиницы содержит графическую  и табличную информацию о состоянии  гостиницы на текущий момент  времени, включая сведения об  уровне загрузки, наличии номеров,  числа приходящих броней и  др.

7. Календарный  статус номерного фонда показывает  статус и состояние каждого  номера на текущую и будущие  даты. С помощью «мыши» пользователи  имеют прямой доступ в гостевую  карточку для просмотра информации, внесения изменений, начисления  платежей либо записи оставленного  для гостя сообщения.

8. Процедура  ночного аудита занимает 5—15 мин.  Нажатием одной клавиши происходит  перевод системной даты и осуществляется  автоматическое начисление суточного  тарифа и фиксированных дополнительных  услуг на счета гостей.

9. Мастер  запросов дает возможность пользователям  составлять произвольную выборку  данных для экранных таблиц  и отчетов по любым критериям  и условиям сортировки.

10. Модуль  отчетности позволяет выводить  на экран и распечатывать отчеты  для гостиничных служб. Возможно  создание произвольных отчетов  как с помощью генератора отчетов  Lodging Touch, так и ODBC-совместимыми  программами для Windows.

Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи. Все модули системы  обозначаются своим цветом, что дает возможность легче ориентироваться  в системе.

В мире насчитывается  более 3 тыс. пользователей системы. В России Lodging Touch функционирует, например, в отелях «Савой», «Космос», «Союз», «Катерина» (Москва), «Октябрьская» (Санкт-Петербург) и др.

 

 

 

9. Система управления «KEI-Hotel»

 

Система KEI-Hotel представляет собой информационную систему управления гостиницей, построенную  на базе современных Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Система KEI-Hotel представляет совокупность отдельных АРМ, которые  автоматизируют бизнес-процессы основных гостиничных служб:

• АРМ службы бронирования позволяет:

- получать информацию о состоянии номерного фонда (заезд, выезд и т.д.) на любой произвольный период в графической форме;

- оформлять  заявки на бронирование частных  лиц, групп, организаций и туроператоров;

- подтверждать бронирование письмом или по электронной почте;

- осуществлять поселение групп;

- проводить поселение по брони;

- осуществлять быстрый поиск гостей по фамилии или номеру;

- получать анализ истории гостя и истории брони;

- организовывать бронирование номеров в режиме on-line через Интернет;

- производить  дистанционное автоматическое и  ручное блокирование просроченных  ключей.

• АРМ работы с номерным фондом состоит из трех основных форм: «Номерной фонд — Мозаика» — это главное окно подсистемы, предназначенное для графического отображения состояния номерного фонда гостиницы; «Проживание по номеру» предназначено для отображения списка гостей, проживающих в комнате; «Карточка гостя» предназначена для хранения информации о госте и выполнении основных операций (размещение, выезд, задание электронного ключа и т. п.).
• АРМ работника расчетного центра позволяет: вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп; рассчитывать услуги по проживанию гостя, включая заселение, переезд в номер другого класса, смену тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д.; включать в лицевой счет дополнительные услуги, оказанные гостю (пользование телефоном, мини-баром и т.д.).

Система KEI-Hotel позволяет:

+ проводить  полный автоматизированный учет  действий персонала по бронированию  и использованию номерного фонда;

+ оперативно получать аналитические данные о состоянии номерного фонда, в том числе и через Интернет;

+ быстро  получать новые отчеты, максимально  отражающие потребности руководителей  служб;

+ оперативно предоставлять информацию для бухгалтерии;

+ сократить бумажный документооборот.

Комплекс KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы контроля доступа в помещение в реальном времени. Служба безопасности получает возможность немедленно реагировать  на попытки несанкционированного доступа  в охраняемые помещения и дистанционно блокировать доступ какому-либо лицу в любое помещение. Основой данной системы являются электронные замки  с магнитным, штрих-кодовым или proximity считывателем. Электронный замок  хранит информацию о 15 кодах карт, которым  разрешен доступ в данное помещение. Мастер-терминал осуществляет постоянный мониторинг происходящих событий, в  частности: хранит базу данных о кодах  и паролях доступа к охраняемым помещениям; собирает и сохраняет  информацию о событиях от электронных  замков в оперативной памяти; по запросу электронных замков принимает  решение о разрешении или запрещении доступа; по запросу от компьютера передает информацию о событиях, полученную от электронных замков.

Гостям при  заселении выдаются пластиковые  карты с индивидуальным кодом. В  качестве ключей доступа могут использоваться магнитные карты, штрих-кодовые или proximity карты. Карточки разделены на две группы — гостевые и служебные. Гостевая карточка создается администратором  службы размещения при заселении  гостя. При утере гостем карточки должна быть создана новая. Служебные  карты предназначены для доступа  персонала гостиницы в помещения. Они могут быть персональными  или закрепленными за службой.

Система KEI-Hotel установлена в ряде гостиниц, в  том числе в гостинице «Белград» (Москва).

 

 

 

10. Система управления «Fidelio»

 

Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются  в эти глобальные компьютерные системы  бронирования.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся: бронирование и заселение гостей; начисления за проживание и другие услуги, оказываемые  гостиницей; аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих  из различных точек продаж; выставление  промежуточных и окончательных  счетов для расчетов с клиентами; учет информации о безналичных расчетах; получение финансовых и статистических отчетов; ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории  по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные  расчеты с клиентами.

Карточка  гостя содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер, сроки проживания (измеряются ночами), число человек, проживающих в  номере, тип и категория комнаты, ценовой код, тип бронирования (гарантированное  или негарантированное).

Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей:

• Модуль бронирования: завести бронь для клиента; завести групповую бронь; отменить бронь; корректировать бронь; перенести бронь в список ожидающих; назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию; распечатать подтверждения бронирования; принять депозит для бронирования.
• Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.
• Модуль кассира: выполнять текущую работу со счетами клиентов; выставлять промежуточные счета; переселять клиента в другой номер; осуществлять выписку; осуществлять ведение главной кассы; осуществлять операции обменного пункта; осуществлять прием депозита для бронирования; печатать отчеты для кассиров; исправлять бронь клиента; производить прием оплат; перенести начисления с одного счета на другой; делить и объединять начисления; выполнять ручные начисления на счета клиентов.
• Бухгалтерский модуль: производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего  планирования деятельности гостиницы: ежедневный отчет об активности, отчет  об изменении спроса, девятидневный  прогноз, ежемесячный отчет. Автоматизация  ресторанного и складского учета  в гостинице. Для автоматизации  ресторанного и складского учета  в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать  между собой.

 

 

11. Сравнительный анализ систем автоматизации гостиничных комплексов

 

№ пп	Критерии анализа	«Русский отель»	Fidelio	Lodging Touch
1. Общие характеристики
1.1.	Соответствие международным требованиям  и стандартам ведения гостиничного управления	не соответствует	соответствует	соответствует
1.2.	Разработчик системы	«Ист-Кон-септ», Санкт-Петербург	Micros- Fidelio, США	MAI/Hotel Information Systems, США
1.3.	Опыт разработки информационных решений  для индустрии	10 лет	12 лет	27 лет
1.4.	Опыт установок предлагаемой системы  в аналогичных гостиницах в мире	Только в России	5 лет	5 лет
1.5.	Число гостиниц—пользователей указанных  систем в мире	нет	Ок. 2 тыс.	Ок. 3,5 тыс.
1.6.	Количество гостиниц-пользователей  указанных систем в России	50	7	16
1.7.	Награды, дипломы и премии, полученные компаниями-поставщиками	Лауреат знака «Общественное признание» 1999 г. (Санкт-Петербург)	нет	Два диплома международных выставок, премия Правительства Москвы за 2000 г., награда Microsoft
№ пп	Критерии анализа	«Русский отель»	Fidelio	Lodging Touch
2. Функциональные возможности систем
2.1.	Бронирование	есть	есть	есть
2.2.	Прием и размещение, расчеты с  гостями	есть	есть	есть
2.3.	Управление номерным фондом и работа горничных	есть	есть	есть
2.5.	Работа с группами	есть	есть	есть
2.11.	Бюро находок (книга регистрации  забытых вещей)	нет	нет	нет
2.19.	Разграничение прав доступа	есть	есть	--
2.20.	Отчетные возможности	ограничены	ограничены	ограничены
	Возможность составления отдельных  кассовых счетов	нет	есть	есть
	Наличие интегрированного модуля управления несколькими гостиницами	нет	нет	есть
3. Техническое  обслуживание
	Схема предоставления  технического обслуживания	В рабочие расы	круглосуточно	круглосуточно
	Поставка новых версий программного обеспечения	По согласованию	включена	включена
	Ориентировочная стоимость лицензионного  сопровождения (в год)	Нет лицензионного сопровождения	33-35 % от стоимости лицензии	25 % от стоимости лицензии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В процессе контрольной работы были рассмотрены основные характеристики работы как зарубежных, так и отечественных информационных систем, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом.

С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб. К основным типовым службам относятся: служба управления номерным фондом; административная служба; коммерческая служба; служба питания; инженерно-технические службы; вспомогательные службы.

Служба управления номерным фондом осуществляет основные бизнес-процессы по приему и обслуживанию гостей. Эта служба является одним из основных объектов, в первую очередь подлежащих автоматизации. В состав этого подразделения входят работники службы приема и размещения, персонал по обслуживанию номерного фонда, объединенная сервисная служба, включая швейцаров, посыльных, носильщиков, водителей автомобилей, службу безопасности и др.

К основным функциям службы относятся: бронирование номеров; прием, регистрация и размещение гостей; прием оплаты за предоставленные  услуги и оформление необходимой  документации при выезде гостей; оказание разнообразных бытовых услуг  гостям; поддержание санитарно-гигиенического состояния номеров.

Административная  служба осуществляет основные бизнес-процессы, связанные с управлением гостиничным  комплексом в целом, координацией деятельности всех служб отеля, решением финансовых вопросов и кадрового обеспечения, контрольные функции и т. п. Обычно в состав этой службы входят директор и топ-менеджеры отеля, бухгалтерия, финансовая служба, отдел кадров и др. С точки зрения информационных процессов эта служба представляет собой то ядро, которое должно объединять информационно воедино все службы отеля. Работники этого блока, как правило, имеют наиболее полные права доступа ко всей информации, функционирующей в системе управления отелем.

Коммерческая  служба обычно представлена отделами маркетинга и рекламы, которые выполняют  задачи, связанные с исследованием  рынка, конкурентов, выявлением потребностей постоянных и потенциальных гостей, разработкой и реализацией рекламных  кампаний, мероприятиями по связям с общественностью и т.п. Основная цель службы — продвижение существующего гостиничного продукта, а также выработка предложений по созданию новых видов услуг, которые с высокой степенью вероятности будут востребованы на рынке. С информационной точки зрения основной блок необходимой для работы информации предоставляется службой приема и размещения. Именно на базе этих данных проводятся маркетинговые исследования.