Система автоматизации управления гостиницами

АРМ коменданта. В функции системы входят: ведение  номерного фонда; учет комплектации номеров дополнительным оборудованием; учет уборки номеров после освобождения; получение отчетов по загруженности  номерного фонда для учета  выработки горничных.

АРМ службы размещения. Система осуществляет контроль за ходом размещения и действиями администраторов, регистрацию паспортных данных клиентов; составляет аналитические  отчеты о состоянии гостиницы, размещении заездов, план-график загрузки гостиницы; ведет списки нежелательных клиентов.

АРМ службы расчетов. В функции системы входят: расчеты перечислением, выписка  и сопровождение счетов; списание невозвращаемых задолженностей, неувязанных  телефонных переговоров; возврат денег  по кассе; ведение тарифной сетки, курсов валют, классификатора валют и услуг; получение оплаченных и неоплаченных ведомостей проживания, переговоров и услуг.

АРМ системного инженера. Система осуществляет целый  ряд функций, в числе которых: допуск операторов и поддержание  системы паролей; чистка классификаторов  категорий, стран, организаций, валют; профилактика баз данных; ведение  архивов долговременного хранения.

Система «Отель - Симпл» позволяет разделить обязанности  и полномочия между работниками  гостиницы и протоколировать  их действия при помощи компьютера.

Технические характеристики системы: число корпусов - до 9; суммарное число мест в гостиничном  комплексе - до 4000; нумерация комнат - 4-значная; номера телефонов - 7-значные; режим работы – круглосуточный с  перерывами на профилактику (30 мин 2 раза в нед.)

Система «Отель-Симпл» внедрена и эксплуатируется в  гостиничном комплексе Российской академии государственной службы (РАГС) (два корпуса, 1500 мест) и в гостинице  «Академическая» РАН (три корпуса, 900 мест).

 

 

 

4. Система «Меридиан-1»

 

Система «Меридиан-1»  является специализированным программным  продуктом, обеспечивающим автоматизацию  выполнения ряда функций по сбору, обработке  и хранению информации в системе  гостиницы.

Функциональные  возможности системы «Меридиан-1»:

1) Система  позволяет хранить, обрабатывать  и выдавать необходимую информацию, которая включает: данные о состоянии  номеров (занят, свободен, забронирован  и т.п.); сведения о гостях (ФИО,  длительность пребывания гостя  в гостинице и т.п.); сведения  об уровне обслуживания номеров;  предъявление счета за телефонные  услуги и др. Эта информация  позволяет менеджерам гостиницы  оперативно анализировать текущее  состояние дел в гостинице  и сразу определять те направления,  где необходимо улучшить работу.

2) Предусмотрено  использование системы голосовой  почты для гостиницы (HVS), что  существенно улучшает скорость, точность и качество процессов  обмена информацией между всеми  подразделениями и позволяет  осуществлять оперативный контроль  за текущей работой гостиницы,  а также принятие управленческих  решений на основе актуальной  информации. Система HVS снижает необходимость внутренних письменных сообщений и встреч, предоставляет менеджерам и обслуживающему персоналу гостиницы возможность отправлять голосовые сообщения одновременно в несколько различных голосовых ящиков.

3) Использование  дистанционной системы «Компаньон»  предоставляет менеджерам возможность  не пропустить важный звонок, находясь в любом месте гостиницы.  Система «Компаньон» также может  быть использована для улучшения  внутренней работы, помогая ускорить  внутреннюю связь в гостинице  и связаться с сотрудником  гостиницы, где бы он ни находился. 

4) В комплекс  дополнительных услуг системы  «Меридиан-1» входят: автобудильник;  прослушивание номера, если гость  оставил там ребенка одного  и попросил последить за ним;  наличие жидкокристаллического  дисплея на телефоне, показывающего  время и дату; конференц-звонок  — это стандартная функция,  применяемая во всем деловом  мире, может быть активизирована  всеми гостями гостиницы; функция  «Не беспокоить» дает возможность  гостям направлять звонки, которые  приходят на их имя, в их  собственный ящик голосовой почты,  например, когда они спят, выходят  из номера, проводят совещание  в своем номере. Время получения  ответа на звонок заказчиком  может быть сведено к минимуму. В гостинице также может быть  установлена «горячая линия»  для выбора CRS, чтобы быть уверенным  в том, что ни одно бронирование  места не пропущено.

 

 

 

5. Система управления «Эдельвейс»

 

Это автоматизированная система управления гостиницами  различного класса. Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет делать эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию, на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Существуют широкие возможности управления счетами гостей в целом, а также отдельными статьями этих счетов. Система позволяет вести дебиторские счета, в том числе специальные счета для любых кредитных карточек. Оплата гостем своего счета может быть произведена в любой форме (наличные, чек, кредитная карточка).

Одним из важнейших  преимуществ системы является использование  визуального плана резервирований, что позволяет делать все операции с резервированиями максимально  быстро и удобно. Система обладает хорошо продуманным и интуитивно-понятным пользовательским интерфейсом, что позволяет работать с системой без специальной подготовки.

Система «Эдельвейс»  обладает рядом следующих функциональных возможностей по следующим позициям:

1. Бронирование:

- использование  графического плана резервирований  с выделением конкретного номера  на плане резервирования или  по типу (категории) комнаты без  выделения конкретного номера;

- возможность  масштабирования плана резервирований  и отображение только заданных  типов комнат с использованием  технологии «drag-and-drop», которые  выполняются визуально;

- осуществление  всех операций с бронированием  через локальное меню (по правой  клавише мыши);

- работа  с бронированием простая и  интуитивно понятная, соответствующая  стандартам Windows.

2) Работа  со счетами гостей:

- поддержка  нескольких счетов для одного  гостя;

- удобная  работа со счетом с использованием  технологии «drag-and-drop»;

- визуальный  контроль сальдо счета гостя;

- автоматическое  занесение на счет гостя платы  за проживание и других предопределенных  услуг;

- возможность  автоматического отключения телефона  по истечении депозита;

- возможность  предварительного просмотра счета  перед печатью.

3) Сервисные  модули:

- встроенный  текстовый процессор для подготовки  и печати документов и писем;

- возможность  вставки в документ информации  о счете гостя и данных о  бронировании;

- встроенный  генератор отчетов, обеспечивающий  предварительный просмотр и печать  отчетов;

- набор высококачественных  отчетов;

- возможность  разработки дополнительных отчетов  или изменение внешнего вида  существующих отчетов по требованию  заказчика.

4) Работа  с внешними системами:

- возможность приема и обработки данных от внешних устройств (POS — кассовые системы, Pay TV — платные телеканалы и др.);

- интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (например, «1С»);

- интеграция с АСУ «Ресторан»;

- тесная интеграция с биллинговой системой «Барсум», предназначенной для тарификации телефонных переговоров;

- возможность приема и обработки данных от любого тарификатора;

- поддержка  систем контроля доступа (электронные  замки с магнитными картами).

К основным преимуществам системы «Эдельвейс»  относятся: два способа бронирования (на плане резервирования и по типу или категории, без выделения  конкретной комнаты); поддержка нескольких счетов для одного гостя; встроенная система обработки документов и  генератор отчетов; прием и обработка  данных от внешних устройств (мини-АТС, кассовые системы и др.); современный  интуитивный интерфейс, дружественный  пользователю; легкость в освоении и оптимальная цена.

Пользователями  системы в России являются гостиницы  «Пулковская», «Юность», «Гранд-отель  Европа», бизнес-центр «Нептун» (Санкт-Петербург), «Арктика» (Салехард), «Калининград» (Калининград), «Полярные зори», «Меридиан», «Арктика» (Мурманск) и др. За рубежом имеются  более 150 инсталляций (Швейцария, Австрия, Германия, Великобритания, Венгрия, ЮАР, Австралия и пр.).

 

 

 

6. Система управления «Реконлайн»

 

Система обеспечивает подключение к глобальным системам бронирования. Прямое подключение гостиницы к конкретной системе бронирования обеспечивает использование каналов только данной GDS. Это существенно сокращает число потенциальных клиентов. Подключение к нескольким системам бронирования требует значительных инвестиций. Для того чтобы увеличить число клиентов и снизить при этом необходимые затраты, и была разработана система «Реконлайн». «Реконлайн» — это гибкая система, обеспечивающая своим пользователям выход в названные системы бронирования одновременно.

Процесс передачи данных занимает считанные секунды. Например, операция бронирования номера для клиента не превышает 7 с. из любой  точки земного шара. Так же быстро происходит изменение или отмена бронирования.

Система «Реконлайн » имеет следующие преимущества:

- обеспечивает одновременное подключение к самым крупным GDS: Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan;

- обрабатывает все типы GDS запросов (телетайпные и on-line);

- сокращает временные затраты на обработку запросов типа «В»;

- допускает различные варианты подключения: интерактивный (по цифровому каналу связи); полуавтоматический (по аналоговому каналу связи); ручной (с использованием факса); предлагает более низкие цены на подключение и эксплуатацию по сравнению с прямым подключением к GDS.

 

 

 

7. Система управления «Барсум»

 

Это автоматизированная система учета телефонных переговоров. Система принимает данные о звонках  от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального  времени. При этом возможна установка  тарифных надбавок (скидок) на группы абонентов, типы и направления звонков. Подсчет  расходов по этим категориям ведется  автоматически. Система обеспечивает три схемы тарификации: фиксированная  стоимость звонка с учетом длительности; стоимость по тарифу для той зоны, куда был произведен звонок (анализ набранного номера); стоимость в  зависимости от длительности звонка, времени суток (льготные часы), дня  недели (выходные дни), дня в году (праздничные дни).

Стоимость звонка может определяться цифрами набранного номера (используется для тарификации  специфического гостиничного сервиса).

Информация  о тарифицированных звонках осуществляется во внешнюю компьютерную систему  управления гостиницей или бухгалтерскую  систему в режиме реального времени. Возможен также вывод информации о тарифицированных звонках в  режиме реального времени на дополнительный принтер. В системе реализовано  постоянное визуальное отображение  информации об обработанных звонках, административной структуре и тарификационных  таблицах. Программа имеет наглядный  и удобный русскоязычный интерфейс, поддержку мыши, контекстно-зависимую  систему помощи.

Система «Барсум» обеспечивает разграничение прав доступа  к системе для различных пользователей, ведение журнала изменений информации в системе, ведение журнала ошибок, обнаруженных системой.

Система «Барсум» имеет следующие преимущества: настраивается  на любой тип мини-АТС, обеспечивающей доступ к биллинговой информации; производит тарификацию по нескольким схемам; имеет простой и интуитивно понятный интерфейс; защищает данные от ошибочных и некорректных действий персонала; позволяет контролировать правильность счетов от телефонных компаний; предлагает высокое качество при  доступной цене.

 

 

 

8. Система управления «Lodging Touch»

 

Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую  и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также  пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей. Она охватывает службы портье, бронирования, продаж и маркетинга, обеспечивает проведение мероприятий, обслуживание групп, работу с турагентствами и организациями. Система Lodging Touch имеет  дружественный графический пользовательский интерфейс (GUI), где каждой функции  соответствует своя иконка, удобна и проста в использовании, настраивается  в соответствии с принятой технологией  работы гостиницы. Используемые экранные формы универсальны, что облегчает  работу с системой.

Основные  функциональные возможности системы Lodging Touch:

1. Модуль  гостевой истории хранит информацию  о гостях и компаниях. Все  основные данные о гостях, числе  броней, ночей проживания, незаездов  и отмен, а также о полученном  гостиницей доходе от каждого  гостя или компании отображаются  на одном экране и легко  доступны. Получение детальной дополнительной  информации обеспечивается нажатием  определенной клавиши. В системе  имеется запатентованный функциональный  блок табличного отображения  списков гостей и клиентов-компаний, облегчающий поиск необходимой  информации, а мастер запросов  позволяет задавать неограниченное  число критериев и условий  сортировки для поиска нужной  информации.

2. Функция  планирования проживания позволяет  автоматически отображать на  экране дисплея все изменения  тарифа, типа номера, а также другие  условия на каждый день проживания  гостя.

3. Поддержка  множественности счетов гостя  (до шести) позволяет осуществлять  как автоматическое, так и ручное  перенаправление начислений и  платежей на счета гостя, группы, организации либо на счета  других гостей.