Конференции

С целью гарантированного обеспечения участников делового мероприятия номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников делового мероприятия осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае если участники делового мероприятия осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников делового мероприятия предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения делового мероприятия.

В случае необходимости  предоставления визовой поддержки  иностранным участникам делового мероприятия, осуществляется сбор необходимой информации от участников делового мероприятия, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

Все положения, перечисленные выше, находят отражение  в договоре на организацию и проведение делового мероприятия. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники делового мероприятия получают все услуги, необходимые для проведения делового мероприятия.

  Рассмотрим подробнее непосредственно организацию конференции.

Подготовка  к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может  продолжаться вплоть до ее открытия. Это  связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов  программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно разослать  приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует  просить ответить на приглашение, поскольку  необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении  обязательно должно быть указано  место заседания, часть здания или  корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет  добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение  для заседаний на все время  их проведений;

2) обеспечить  проход приглашенных через вахту  или проходную без задержки. Для  этого необходимо заранее составить  список приглашенных и отдать  на проходную;

3) служебные  машины или такси для подвоза  участников из гостиниц или  с вокзала;

4) обслуживание  в зале заседаний.

Сотрудники  принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Конференция –  одно из ключевых мероприятий в системе  обмена информацией. Конференция представляет собой выступления докладчиков  по определенной теме.

Выделяют различные виды конференций, среди них – научные, деловые (или бизнес-конференции), пресс-конференции, международные.

Цель конференции - обсуждение и решение различных  проблем. Она предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Цель конференции  – открытое публичное общение  со специалистами в данной области. При этом оно должно быть результативным - взаимовыгодным для всех сторон.

Конференция должна иметь разработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященные в рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следует настойчиво работать.

Семинар – это  один из основных способов практических занятий используемых в учебном процессе, цель таких занятий – это передача знаний или сведений от одного обучающегося другому.

Обычно семинары проходят в виде обмена информацией  между несколькими людьми, а также  в виде обсуждения и анализа пройденной темы.

Круглый стол — общество, конференция или собрание в рамках более крупного мероприятия (съезда, симпозиума, конференции). Используется в двух смыслах — как свободная конференция разнородных участников для непосредственного обсуждения определённых проблем (в частности, конфликтов) и — реже — как закрытое общество избранных, принимающее в кулуарах важные решения.

В современном  значении выражение круглый стол употребляется с XX века как название одного из способов организации обсуждения некоторого вопроса; этот способ характеризуется следующими признаками:

- цель обсуждения  — обобщить идеи и мнения  относительно обсуждаемой проблемы;

     - все участники круглого стола выступают в роли пропонентов (должны выражать мнение по поводу обсуждаемого вопроса, а не по поводу мнений других участников);

- отсутствие набора нескольких ролей характерно не для всех круглых столов;

     - все участники обсуждения равноправны; никто не имеет права диктовать свою волю и решения. В процессе круглых столов оригинальные решения и идеи рождаются достаточно редко. Более того, зачастую круглый стол играет скорее информационно-пропагандистскую роль, а не служит инструментом выработки конкретных решений.