Конференции

Ежегодно в  мире проводятся сотни тысяч деловых  мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация  конференций, конгрессов и иных событий  международного и регионального  уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп  общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

В рамках коллегиального сотрудничества все большую значимость приобретает беседа за круглым столом, являющаяся кооперативной формой подготовки и принятия решения. Эффективность круглых столов прямо зависит от заинтересованности участников, их компетентности, а также готовности соблюдать дисциплину и правила дискуссии.

 

 

 

 

1. Понятие и виды конференций

Конференции – одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции - обсуждение и решение различных  проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция  «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники  – представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции – укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции  – это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

- проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

- особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

- политика государства в отношении определенных отраслей;

- практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

В отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

Процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и  проведение конференций, техническое  и организационное обеспечение семинаров и конференций различной степени сложности:

- бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

- оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора,

- организация питания,

- техническое обеспечение конференции,

- разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия,

- подготовка и печать пресс-китов,

- фотосъемка и видеосъемка,

- развлекательная программа.

 

2. Понятие научно-практического семинара

Семина́р (от лат. seminarium — рассадник, теплица) — форма  учебно-практических занятий, при которой  учащиеся (студенты, стажёры) обсуждают  сообщения, доклады и рефераты, выполненные  ими по результатам учебных или  научных исследований под руководством преподавателя. Преподаватель в этом случае является координатором обсуждений темы семинара, подготовка к которому является обязательной. Поэтому тема семинара и основные источники обсуждения предъявляются до обсуждения для детального ознакомления, изучения. Цели обсуждений направлены на формирование навыков профессиональной полемики и закрепление обсуждаемого материала. Семинары — эффективная форма подготовки инженерных и научно-педагогических кадров в вузах.

 Впервые  такая форма обучения возникла  в Древней Греции, а позднее и в Древнем Риме в школах того времени, где все выступления учащихся сочетались с комментариями, диспутами и заключениями преподавателей.

Научные семинары — в научных коллективах традиционная форма повышения квалификации, ознакомление с работами коллег, форма коллективного, публичного рабочего обсуждения научной информации коллегами для формирования компетенции участников коллектива в объёме новых знаний, методов, для оптимизации взаимодействия по проектам и программам. В лучшем случае семинар проводится с представлением материалов в доступе до семинара, когда доклад содержит только краткую, реферативную, обзорную форму, задавая тему обсуждений. Собственно семинар есть перенос предметных кулуарных обсуждений в публичную форму семинара, который может сниматься на видео и/или протоколироваться.

Приблизительный план подготовки семинарского занятия:

1.  Изучение  требований учебной программы  к теме семинарского занятия;

2.  Определение  целей и задач семинара, подбор  систематизированного материала к семинару;

3.  Разработка  плана семинара;

4.  Выработка  различных вариантов решения  основных проблем семинара;

5.  Подбор  литературы, рекомендуемой участникам семинара к данной теме;

6. Разработка рекомендаций участникам семинара по организации самостоятельной работы в ходе подготовки к семинарскому занятию (изучение литературы, подготовка индивидуальных и групповых докладов, выступление по отдельным вопросам);

7.  Написание развернутого конспекта семинара, распределение пунктов плана по времени;

8.  Моделирование вступительной и заключительной частей семинара.    

 

3. Понятие  круглого стола

К числу важнейших  форм коллегиального сотрудничества следует  отнести беседу за круглым столом. Эта форма дискуссии — одна из разновидностей деловых бесед.

Беседа за крутым столом представляет собой разговор между равноправными членами коллектива. Она играет существенную роль в современном управлении компанией. Круглый стол является в некотором смысле символом равноправия участников дискуссии: каждое место за столом имеет одинаковое значение, поэтому отсутствует особый порядок распределения мест и не возникает протокольных трудностей.

Беседу за круглым столом целесообразно проводить в следующих  случаях:

- при горизонтальном информировании, когда присутствуют не только  коллеги одного уровня управления данного участка, но и сотрудники других структурных подразделений;

- при согласовании проблем между штабными и линейными подразделениями компании;

- при решении задач по координации работы нескольких подразделений без участия руководителей;

- при работе комиссий, в которых принимают участие сотрудники различных производственных подразделений в целях подготовки и принятия совместных решений;

- при работе команды.

Обсуждение за круглым  столом, как правило, организуется с  целью разрешения определенной проблемы в процессе дискуссии. Участниками круглого стола могут быть либо коллеги одного уровни управления, либо сотрудники различных уровней и подразделений компании. Путем обобщения мнений участники беседы анализируют тезисы и антитезисы. В результате вырабатывается единая позиция.

Участники круглого стола  обладают равными правами, т.е. их голоса имеют одинаковый вес вне зависимости  от занимаемого служебного положения. Так появляется возможность использовать для решения проблем знания и способности различных специалистов. Желательно, чтобы они не находились в прямом подчинении. Иначе отдельные участники будут чувствовать скованность, что может негативно сказаться на результатах беседы.

Четкое направление хода дискуссии за круглым столом является важнейшим условием ее успеха. Есть три варианта определения руководителя беседы за круглым столом:

- участники выбирают его из своего круга. Подчас это требует времени, так как могут возникнуть разногласия;

- его определяет вышестоящий руководитель, если беседа проводится по его инициативе;

- руководство беседой осуществляется попеременно ее участниками. Этот метод хорошо себя зарекомендовал при регулярном проведении бесед.

Сотрудник, которому поручено ведение круглого стола, не должен выступать по отношению к коллегам как представитель руководителя. Он только первый среди равных. В противном случае открытая дискуссия в кругу коллег может обернуться информированием о планах руководства.

Руководитель беседы за круглым  столом выполняет двойную функцию - он является одновременно ведущим и участником:

- с одной стороны, он должен быть нейтральным посредником, держащим в руках нити дискуссии и направляющим ее к цели;

- с другой, он равноправный участник дискуссии. Он обязан высказать свое собственное мнение по обсуждаемым проблемам.

Ведущий является равноправным участником круглого стола, поэтому его положение значительно слабее, чем положение руководителя при ведении служебного совещания. К тому же следует учитывать, что коллеги за круглым столом дискутируют значительно резче, они менее сдержаны, чем на служебном совещании. Это существенно затрудняет ведение дискуссии. Руководителю беседы важно сохранять товарищеский тон, который присущ беседе равноправных коллег, и одновременно не ронять свой авторитет. Поэтому руководитель дискуссии должен следовать определенной схеме, облегчающей выполнение его трудной миссии.

Основополагающим  принципом ведения круглого стола  является разделение общей темы на ряд подтем. В результате появляется возможность целенаправленно переходить от одного положения к другому и ставить соответствующие вопросы. При этом руководитель должен следить за тем, чтобы каждый участник беседы имел возможность изложить свою точку зрения.

Заканчивая  изложение темы, еще раз подчеркну, что в современной компании среди различных средств руководства важнейшее место занимает беседа. В рамках коллегиального сотрудничества все большую значимость приобретает беседа за круглым столом, являющаяся кооперативной формой подготовки и принятия решения. Эффективность круглых столов прямо зависит от заинтересованности участников, их компетентности, а также готовности соблюдать дисциплину и правила дискуссии.

Первым условием успешного использования круглого стола как средства руководства  является обучение всех руководящих  работников технике ведения дискуссии. Отличную возможность для этого дают соответствующие учебные программы. Их участники не только учатся эффективно дискутировать, осваивают навыки работы в команде, но и обретают уверенность в плодотворности коллегиального сотрудничества.

 

4. Организация и проведение конференций, семинаров, круглых столов

  Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

Это достаточно сложный процесс, который потребует большого количества сил и времени:

- подобрать  конференц-зал;

- создать комфортную  атмосферу, отвечающую формату  и целям делового мероприятия;

- продумать  и учесть множество организационных  моментов.

Осуществление работ по проведению делового мероприятия начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончания делового мероприятия числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации делового мероприятия. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

В первую очередь  необходимо подобрать место проведения делового мероприятия, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения делового мероприятия должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации делового мероприятия. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения делового мероприятия.