База данных деканата

.

Рисунок 25

 

3. Форма Кафедра, рис. 26

Рисунок 26. Форма «Кафедра» в  режиме формы

Для создания формы Выберем на ленте вкладку создать, и нажмем кнопку Форма, рис. 27.

Рисунок 27. Лента

IV этап. Создание запросов

Запросы это возможность выбора определенного типа информации из существующей базы данных. Создание запросов Access   может происходить как с помощью мастера, так и вручную. Запросы делятся на два вида: запрос по образцу и структурированный. Они создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы.

Запрос по виду применения.

При выполнении запроса требуемый  параметр может быть введен полностью  или частично.

Спроектировать 2-3 запроса, в каждом из них должны присутствовать условия  отбора (одно или несколько).

Запросы должны является параметрически универсальными и не должны содержать ошибки. Условия отбора записей должны задаваться в запросе параметрами, например,  >= [Минимальное значение] AND< [Максимальное значение], а не значениями этих параметров.

1. Запрос «Задолжники» представлен на рис 28.

Рисунок 28. Запрос «Задолжники» в режиме Конструктора

Рисунок 29. Результат  выполнения запроса «Задолжники»

2. Запрос «Зачисленные в 2011г» по предметам и преподавателям, читаемым группам в семестре, представлен на рис 30.

Рисунок 30. Запрос «Зачисленные в 2011г» в режиме Конструктора

Рисунок 31. Результат  выполнения запроса «Зачисленные в 2011г»

 

3. Запрос «Зачисленные в 2012» представлен на рис 32.

Рисунок 32. Запрос «Зачисленные в 2012г» в режиме Конструктора

 

Рисунок 33. Результат выполнения запроса «Зачисленные в 2012г»

V этап. Создание отчетов

Отчет— это объект базы данных, который используется для отображения  и обобщения данных. С помощью  отчетов можно распространять и  архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Средство «Отчет» — это самый  быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет  формируется сразу же, без запроса  дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой  таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

В созданной базе данных необходимо создать отчеты по спроектированным запросам, а также сводный отчет по всем таблицам (исключая поля кодов и счетчиков, если они имеются). Отчеты должны содержать группировки данных и (если это возможно) итоговые строки по группам данных.

1. Отчет Общий отчет – общий отчет с указанием названия кафедр, должностей преподавателей, их фамилий, телефоны, читаемые предметы, количество часов, список студентов, которым читается предмет, группы, и итоги, представлен на рис. 34.

Рисунок 34. Отчет "Общий отчет" - общий отчет

Для создания запроса  на ленте  выберем вкладку Создание®Мастер отчетов, рис. 35.

Рисунок 35. Лента

После  щелчка мышью откроется  диалоговое, рис. 36, окно мастера отчетов. Выбираем из раскрывающегося списка:

– таблицу  Кафедра переносим  поле - Кафедра, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Должность переносим  поле - Должность, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Предмет переносим  поле - Предмет, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Предмет переносим  поле – Предмет,  Семестр, Число часов нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Преподаватели переносим  поле – ФИО, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Студент переносим  поле – ФИО, Группа, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

Нажимаем Далее.

 

 

 

Рисунок 36. Мастер отчетов

Откроется второе окно мастера отчетов, рис. 37. для добавления уровней группировки, Зададим уровни- Кафедра, Должность, нажимаем Далее.

Рисунок 37. Мастер отчетов

 

Откроется 3-е окно мастера отчетов, рис. 38 для задания порядка сортировки, и Итогов .

 

 

Рисунок 38. Мастер отчетов

 

 

Зададим Итоги - вычисление суммы часов, рис.39, нажимаем Далее.

Рисунок 39. Мастер отчетов

 

 

 

 

 

 

 

Откроется 4-е окно мастера, рис. 40 , выбираем Макет - ступенчатый, Ориентация страницы- альбомная, нажимаем Далее.

Рисунок 40. Мастер отчетов

Откроется 5-е окно мастера отчетов, рис. 41 для выбора стиля, выбираем –  Стандартная, нажимаем Далее.

 

Рисунок 41. Мастер отчетов

Откроется 6-е окно мастера отчетов, рис. 42 для сохранения отчета, задаем имя – Общий отчет, нажимаем Готово.

 

Рисунок 42. Мастер отчетов

 

 

 

2. Отчет по предметам, представлен на рис.43.

Рисунок 43. Отчет "Предмет"

Для создания отчета – Предмет,. Выберем  на ленте вкладку Создать, и нажмем кнопку Отчет.

В столбец

После  щелчка мышью откроется  диалоговое окно мастера отчетов.

Выбираем из раскрывающегося списка – Таблица Предмет, переносим  поле – Предмет, нажав на кнопку , в Выбранные поля.

Нажимаем Далее.

Откроется второе окно мастера отчетов, для добавления уровней группировки, нажимаем Далее.

Откроется 3-е окно мастера отчетов, для задания порядка сортировки, нажимаем Далее.

Откроется 4-е окно мастера отчетов, для выбора вида макета для отчета, выбираем – в столбец, нажимаем Далее.

Откроется 5-е окно мастера отчетов, для выбора стиля, выбираем –  Стандартная, нажимаем Далее.

Откроется 6-е окно мастера отчетов, для сохранения отчета, задаем имя  – Предмет,  нажимаем Готово.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Отчет по запросу - Задолжники, представлен на рис. 44.

Рисунок 44. Отчет " Задолжники "

Для создания запроса  на ленте выберем вкладку Создание®Мастер отчетов, рис. 45.

Рисунок 45. Лента

После  щелчка мышью откроется  диалоговое окно мастера отчетов. Выбираем из раскрывающегося списка – Запрос Задолжники, переносим все поля, нажав на кнопку , в Выбранные поля, рис.46. Нажимаем Далее.

 

Рисунок 46. Мастер отчетов

Откроется второе окно мастера отчетов, рис. 47. для добавления уровней группировки, нажимаем Далее.

 

Рисунок 47. Мастер отчетов

Откроется 3-е окно мастера отчетов, рис. 48 для задания порядка сортировки, нажимаем Далее.

Рисунок 48. Мастер отчетов

Откроется 4-е окно мастера отчетов, рис. 49 для выбора вида макета для  отчета, выбираем – табличный, нажимаем Далее.

Рисунок 49. Мастер отчетов

 

Откроется 5-е окно мастера отчетов, рис. 50 для выбора стиля, выбираем – Стандартная, нажимаем Далее.

Рисунок 50 Мастер отчетов

Откроется 6-е окно мастера отчетов, рис. 51  для сохранения отчета, задаем имя - Задолжники, нажимаем Готово.

Рисунок 51. Мастер отчетов

 

Отчет по запросу 2 —Зачисленные в 2011г, представлен на рис. 52.

Рисунок 52. Отчет " Зачисленные в 2011г "

Для создания отчета – Зачисленные  в 2011 г. Выберем на ленте вкладку  Создать, и нажмем кнопку Отчет, рис. 53.

Рисунок 53. Лента

Сохраняем отчет , нажав на -  Зачисленные в 2011 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Список литературы

1. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2003.
2. Днепров А.  Видеосамоучитель. Microsoft Access 2007 (+CD). — СПб.: Питер, 2008. — 240 с: