База данных деканата

Оглавление

 

Введение

 

Деканат — организационный центр  по управлению работой факультета, возглавляемый деканом. Деканат выполняет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

Деканат разрабатывает и реализует  программы подготовки специалистов со средним и средним профессиональным образованием,  оценку уровня знаний.

В деканате проводится организация  учебного процесса в рамках факультета, ведение документации по учету, анализу состава и движения контингента студентов факультета, формирование оперативных данных о деятельности факультета и кафедр.

При поступлении абитуриента в  ВУЗ личные дела абитуриентов, оформляемые  при подаче документов на поступление, передаются в деканат, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.

Далее, на протяжении всего периода  обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод с курса на курс, с дневного отделения на заочное, перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т.п.).

Учёт и наблюдение контингента  студентов является актуальной задачей в связи с потребностью деканатов в оперативном формировании таких документов, как зачётно-экзаменационные ведомости, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости и получении любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Из этих документов извлекается  вся необходимая информация, касающаяся учебного процесса.

Подразумевается, что эта информация может изменяться в течение всего  периода обучения и может быть затребована в любое время  за период обучения студента и даже после окончания его обучения, кроме того, данная информация может участвовать в формировании статистических данных о группе или курсе за любой временной промежуток.

Исходя из основных назначений деканата, определяем, что основной вид его  деятельности — это делопроизводственная деятельность. Основной функцией деканата является координация и административное обеспечение учебного процесса.

Исследуя предметную область деканатов, наблюдаем выполнение большого числа  процессов, которые можно условно  сгруппировать в несколько пунктов:

1. Организация и управление учебным процессом.
2. Заполнение учётных документов.
3. Контроль успеваемости студентов.

Кроме того, за выполнение (или не выполнение) учебного плана студентов поощряют (или наказывают).

Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.

Основными документами, функционирующими в деканате, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость  на каждого студента. Все эти документы  требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в деканате.

Контроль успеваемости студентов  производится в результате экзаменационных  сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.

В результате контроля успеваемости становится возможным выявление  лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.).

 

Практическая часть

База данных Microsoft Access "Деканат”

Основные таблицы:

Студенты [Код_ студента, ФИО, Адрес, Дата зачисления, Кафедра, Группа, Задолженность (да/нет)]

Преподаватели [Код_препод, ФИО, Фото, Должность, Кафедра, Телефон, Предмет]

Предмет [Код_предмета, Предмет, Кафедра, Группа, Семестр, Форма

отчетности, Число часов]

Вспомогательные таблицы:

Должность [Код_должности, Должность]

Кафедра [Код_ кафедры, Кафедра]

Форма отчетности [Код_ формы, Форма отчётности (зачет/экзамен)]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Актуальность Access

 

Для реализации базы данных выбрано  средство MicrosoftOfficeAccess.

MicrosoftOfficeAccess имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA в Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Access предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций. С использованием   Access  можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты.

MicrosoftAccess - это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить  доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволять упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

 

Создание вспомогательных таблиц

I этап. Создание таблиц

Создание вспомогательных  таблиц

• Должность [Код_должности, Должность]
• Кафедра [Код_ кафедры, Кафедра]
• Форма отчетности [Код_ формы, Форма отчётности (зачет/экзамен)]
1. Созданная таблица Должность для базы данных «Деканат » в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.1)

Рисунок 1. Таблица «Должность» в режиме Конструктора

Поле - Код_должности ключевое поле, задается правой кнопкой мыши   по серому полю и из контекстного меню выбирается - Ключевое поле. Тип данных для полей таблицы выбирается из раскрывающегося списка.

 

 

Таблица Должность для базы данных «Деканат » в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.2)

Рисунок 2. Таблица «Должность» в режиме таблицы

2. Созданная таблица Кафедра для базы данных «Деканат» в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.3)

Рисунок 3. Таблица «Кафедра» в режиме Конструктора

Таблица Кафедра для базы данных «Деканат» в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.4)

Рисунок 4. Таблица «Кафедра» в режиме таблицы

3. Созданная таблица Форма отчетности для базы данных «Деканат» в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.5)

 

Рисунок 5. Таблица «Форма отчетности» в режиме Конструктора

Таблица Форма отчетности для базы данных «Деканат» в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.6)

Рисунок 6. Таблица «Форма отчетности» в режиме таблицы

Создание основных таблиц

• Студенты [Код_ студента, ФИО, Адрес, Дата зачисления, Код_кафедры, Группа, Задолженность (да/нет)]
• Преподаватели [Код_препод, ФИО, Фото, Код_должности, Код_кафедры, Телефон, Код_предмета]
• Предмет [Код_предмета, Код_предмета, Код_кафедры, Группа, Семестр, Код_формы, Число часов]

Создание основных таблиц также  осуществляется в режиме конструктора. При ее создании обязательным является использование полей со списком для ссылок на объекты, коды которых образуют ключевые поля вспомогательных таблиц. (Также необходимо задать ширину столбцов, в которых будут отражаться ссылочные данные.

 

 

4. Созданная таблица Студенты в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 7).

Рисунок 7. Таблица  «Студенты» в режиме Конструктора

Созданная таблица Студенты в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 8).

Рисунок 8. Таблица  «Студенты» в режиме таблицы

Поле Код_кафедры создано с использованием Мастера подстановок.

5. Созданная таблица Преподаватели в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 9).

Рисунок 9. Таблица  «Преподаватели» в режиме Конструктора

Созданная таблица Преподаватели в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 10).

Рисунок 10. Таблица  «Преподаватели» в режиме таблицы

 

6. Созданная таблица Предмет в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 11).

Рисунок 11. Таблица  «Предмет» в режиме Конструктора

Созданная таблица Предмет в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 12).

Рисунок 12. Таблица  «Предмет» в режиме таблицы

Поля код_кафедры, код_формысозданы с использованием Мастера подстановок

II этап. Создание схемы данных

Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, в  котором таблицы представлены списками полей, а связи — линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически  определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ. Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

Для того, чтобы  создать схему данных необходимо использовать Работа с базами данных / Схема данных.

Используя диалоговое окно, рис. 13,  появившееся после нажатия данной кнопки, выбираем таблицы Должность, Кафедра, Предмет, Преподаватели, Студенты, Форма отчетности для включения в схему данных.

Рисунок 13. Диалоговое окно, для добавления таблиц в схему БД.

Установим необходимые связи между  таблицами, рис 15. При создании схемы  данных необходимо установить контроль ссылочной целостности, рис 14.

 

Рисунок 14. Установление целостности  данных

Рисунок 15. Схема данных БД Деканат.

III этап. Создание формы

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для  создания интерфейса пользователя для  приложения базы данных. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Как вариант, можно создать "свободную" форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Формы являются наиболее удобным средством  отображения данных в ACCESS. Они используются для ввода и редактирования данных.

Форму удобнее создать в режиме Мастер форм. В диалоговом окне данного режима необходимо выбрать поля таблиц, включаемых в форму.

Форма должна быть удобна для ввода  и просмотра данных. Например, для  удобства просмотра записей в  форму рекомендуется, кроме кодов в виде полей со списками, включать названия, но не заменять ими коды.

1. Форма Должность, рис. 16

Рисунок 16. Форма «Должность» в  режиме формы

Для создания формы «Должность »  на ленте выбираем вкладку Создание, Другие формы®Мастер форм, рис. 17

Рисунок 17. Лента

При щелчке мыши запуститься мастер создания форм, рис 18.

Рисунок 18. Мастер создания форм

Выбираем из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу-Должность, переносим все поля, нажав кнопку . Нажимаем Далее.

Перейдем ко второму шагу мастера диаграмм, рис.19.

Рис. 19 Мастер создания форм

На втором шаге выбираем внешний  вид формы - ленточный. Нажимаем Далее. Откроется 3-е диалоговое окно мастера  форм, рис. 20,  выбираем внешний вид  формы – Стандартный.

Рисунок 20. Мастер создания форм

Нажмем Далее. Следующий шаг  мастера – сохранение формы, зададим  имя формы - Должность и нажмем кнопку Готово, рис. 21.

Рисунок 21. Мастер создания форм

2. Форма Студент, рис 22.

Рисунок 22. Форма «Студент» в  режиме формы

Для создания формы «Студент » на ленте выбираем вкладку Создание, Другие формы ®Сводная таблица, рис. 23. Рисунок 23. Кнопки на ленте

После щелчка мыши откроется окно, рис. 24.

Рисунок 24 Сводная таблица

Щелкнем по таблице Студент. Для  переноса полей в сводную диаграмму, перетащим со Списка полей сводной таблицы - поле ФИО в область «Перетащите сюда поля столбцов», а поле группа – Перетащите сюда поля фильтра, рис. 25. Форма Студент готова.