Анализ движения и использования горюче-смазочных материалов

- выданы наличные деньги под  отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов, - кассового чека автозаправочной станции.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и заполняются соответствующие налоговые регистры. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 вышеуказанного пункта.

Кассовый чек должен содержать следующие данные:

наименование организации-продавца (АЗС);

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

номер кассового аппарата;

номер и дату выдачи чека;

стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10-3 "Топливо"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счетов:

70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);

73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

 

ГСМ по пластиковым картам

Наиболее удобной формой расчетов за приобретенные ГСМ, на мой взгляд, является приобретение пластиковых карт, для получения которой организация должна заключить с продавцом ГСМ смешанный договор, который будет включать в себя договор купли-продажи топливных карт и ГСМ, а также агентский договор, суть которого в следующем. Организация поручает специализированной организации за вознаграждение и от своего имени, но за счет предоплаты клиента за нефтепродукты оформлять с предприятиями нефтепродуктообеспечения сделки по приобретению ГСМ по топливным картам.

Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам. Поэтому в бухгалтерском учете пластиковые карты отражаются на счете 50, субсчет3 "Денежные документы", по фактическим затратам на приобретение.

При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива, - слип или терминальный чек, который водитель передает в бухгалтерию. Авансовый отчет на стоимость заправленного топлива ему составлять не нужно.

Специализированная организация ежемесячно отчитывается о количестве ГСМ, проданного организации в течение месяца. При этом суммы, указанные в ежемесячном отчете продавца ГСМ, должны совпадать с суммами, указанными в слипах (терминальных чеках).

К отчету прилагаются документы на отгрузку ГСМ (накладная или Акт приема-передачи) и счет-фактура. На основании полученных документов организация приходует приобретенный ГСМ и предъявляет "входной" НДС к налоговому вычету.

 

1.2 Документальное оформление  списания ГСМ

Нормы расхода ГСМ

 

В соответствии с нормами ПБУ 10/99 затраты на содержание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией (в том числе затраты на топливо), в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности. Для целей налогового учета в силу подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта. При этом расходы на топливо должны удовлетворять требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Вместе с тем согласно разъяснениям Минфина России (письмо от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640) при определении для целей налогового учета обоснованности затрат, произведенных на приобретение топлива для служебного автомобиля, необходимо было учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Аналогичное мнение высказывалось и работниками налоговых органов. Нормы расхода топлива, а также поправочные коэффициенты, учитывающие дорожно-транспортные, климатические и другие эксплуатационные факторы, и сроки действия таких норм необходимо утвердить приказом по организации (см. письмо ФНС России от 29 марта 2006 г. N ГИ-6-17/337@).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте приведены в Руководящем документе Р3112194-0366-03. Срок действия указанных норм истек 31 декабря 2007 г. Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-Р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении таких норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается движение сумм по недостачам, хищениям и потерям от порчи материальных и иных ценностей, включая денежные средства, выявленным в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета затрат на производство (расходов на реализацию) или виновных лиц.

По дебету счета 94 отражается по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям их фактическая себестоимость.

По кредиту счета 94 отражается списание учтенных ранее сумм недостач ценностей сверх норм (величин) убыли, потерь от порчи, а также похищенных ценностей - в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») в разрезе виновных лиц.

При этом по кредиту счета 94 отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету данного счета.

Стоимость недостающих или похищенных товарно-материальных ценностей взыскивается с виновных лиц в соответствии с законодательством.

Остаток топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.Стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, списывается с субсчета10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств» в дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44"Расходы на продажу (Издержки обращения)"

 

1.3 Бухгалтерский учет приобретения ГСМ

 

ГСМ, которые используют организации для эксплуатации автотранспортных средств, нужно учитывать в составе материально-производственных запасов. Такие запасы следует отражать в учете согласно Положению по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 44н (далее - ПБУ 5/01).

Учет горюче-смазочных материалов организуется на основе:

тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов.

строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов;

При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета, которыми являются:

подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведения складского учета; бухгалтеры должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по учетным ценам или по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых (материально ответственных лиц) и марок ГСМ;

систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:

субсчет 3-1 "Топливо на складе";

субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";

субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

На субсчете 10-3-1 "Топливо на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки. 

Основанием для записей по дебету субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

При этом дебетуются:

субсчет 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" - на стоимость отпущенного бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

счета 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Издержки обращения" - на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.

На субсчете 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" учитывается бензин и дизельное топливо, полученное водителями:

в виде талонов;

на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

Субсчет 10-3-3 "Нефтепродукты по талонам" предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.