Методологические основы управления в таможенных органах

5. Если приходится непрерывно  уточнять ситуацию и корректировать  проблему, процесс может быть назван поисковым.

Все отмеченные типы процессов управления используются в определенных условиях, названные этапы взаимосвязаны и предопределяют механизм разработки управленческого решения. Главное условие - это время как ресурс управления.

Любое управленческое решение проходит через три стадии:

1. Уяснение проблемы

- сбор информации,

- выяснение актуальности,

- определение условий  при которых эта проблема будет  решена

2. Составление плана решения

- разработка альтернативных  вариантов решения,

- сопоставление вариантов  решения с имеющимися ресурсами,

- оценка альтернативных  вариантов по социальным последствиям,

- оценка альтернативных  вариантов по экономической эффективности,

- составление программ  решения,

- разработка и составление  детального плана решения

3. Выполнение решения

- доведение решений до конкретных исполнителей,

- разработка мер поощрений  и наказаний,

- контроль за выполнением  решений.

Как известно, процесс принятия управленческих решений состоит из нескольких этапов, а именно:

- сбор информации и  анализ сложившейся ситуации;

- выработка ряда альтернативных вариантов управленческих решений;

- оценка выбранных вариантов  в соответствии с принятой  системой критериев и выбор  оптимального варианта.

Очевидно, что от достоверности и актуальности исходной информации о состоянии объекта управления во многом зависит и качество принимаемых управленческих решений. Особо важная роль в принятии управленческих решений в государственном и муниципальном управлении принадлежит правовой информации.

Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.

Управленческое решение - это, прежде всего мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.

В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Вот почему именно от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит, прежде всего, успех и неуспех управления ими [22, c. 301].

Решение - это директивный акт, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда - постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения  политическим и социально-экономическим  установкам государства. Данное  требование обусловлено тем, что  стратегические и тактические  задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования - глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.

2. Объективность решения  означает учет в нем существующих  в данный момент всех связей  и отношений в борьбе с противоправными  действиями противника, а также  закономерностей этой борьбы.

3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.

4. Любое решение ценно  в том случае, если оно принято  своевременно. Данное требование  означает оперативность в принятии  решения и диктуется необходимостью  быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.

5. Быстрота принимаемых  решений зависит от своевременности  поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения вопроса. Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям.

6. Решения должны быть  конкретными и гибкими. Конкретность - это четкая определенность содержания  решения. Особенно важна четкость  в определении задач, которые  ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

7. Подготовка, принятие и  реализация решений. Какого бы  вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его  подготовке, принятию и реализации  вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность  которой выработана теорией и практикой управления.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему - это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь: производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:

- получения решения вышестоящего  уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения  которого требуется применить  частное, более конкретное решение  на своем уровне;

- поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

- постановки нижестоящим  уровням конкретных практических  вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям - по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий [18, c. 203].

Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений - это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.

Критерием оценки управленческой деятельности является эффективность. Если два образа действий принесут одинаковые результаты применительно к цели организации, предпочесть следует тот, который предполагает наименьшие издержки. Если два образа действий предполагают одинаковые издержки, предпочесть следует тот, который дает наивысшие результаты.

Существуют следующие наборы характеристик качественных показателей эффективности разработки и реализации управленческих решений:

- своевременность представления  проекта решения;

- степень научной обоснованности  решения;

- многовариантность расчетов,

- ориентация на передовой  опыт,

- численность занятых  в разработке решения,

- стоимость и сроки  реализации проекта,

- количество соисполнителей  и другие.

Для формулировки методологических подходов при выработке управленческих решений учитывается следующая специфика управленческого труда:

- управленческий труд  по выработке управленческих  решений - это труд творческий;

- фактические результаты  чаще учесть невозможно из-за  отсутствия системы протоколирования;

- социально-психологическая  результативность решений количественно  не определяется;

- реализация решений не  выделяет обособленно долю управленческого  труда;

- текущий контроль за  реализацией решений отсутствует, ожидаемая эффективность чаще  опирается на факты прошлого  периода;

- при длительном сроке  реализации вновь появляющиеся  обстоятельства искажают предполагаемую  эффективность;

- качество принятого решения не оценивается и не фиксируется, хотя это и есть предпосылка его эффективности [4].

Методологические подходы к оценке эффективности управленческих решений следующие:

- экономическая эффективность  управления в широком смысле  характеризуется как ресурсная по соотношению доходов и как затратная по соотношению доходов и затрат;

- экономическая эффективность  управления в узком смысле  характеризуется как соотношение  доходов и затрат на содержание  аппарата управления;

- социальная эффективность  управления определяется в широком и узком смысле по системе специальных показателей;

- возможна оценка эффективности  выполнения отдельных управленческих  функций по комплексу показателей, специально для этого разработанных  и учитывающих специфику принимаемых  решений по каждой из функций управления

Управленческое решение может быть качественным, эффективным, оптимальным. Качество управленческого решения - это степень соответствия его внутренним требованиям организации или стандартам. Эффективность управленческого решения можно определить как отношение положительных результатов и допустимых затрат. Оптимальными решениями будут те из набора альтернатив, которые наилучшим образом удовлетворяют заданным критериям для достижения поставленных целей.

Управленческое решение - основной инструмент воздействия работников государственной и муниципальной службы на управляемый объект. Первая особенность принимаемых здесь решений - это преобладание стратегических решений социальной направленности как директивных актов, направляющих, организующих и мотивирующих коллективные действия людей для достижения стратегических целей.

Стратегические решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей концепции, выработка нескольких альтернатив и выбор наилучшего решения.

Вторая особенность связана с наличием у управленцев умения выявить зарождение стратегических противоречий отдела, поста. Здесь важно уметь разглядеть в гуще будничных дел ростки нового и поддержать их, взять на себя ответственность и риск, когда еще нет полной определенности и уверенности в успешном исходе.

Третья особенность заключается в том, что надо уметь выделить из огромного числа вопросов узловые. Для специалистов государственного управления складывается, как правило, две ситуации. Первая связана с возможностью постоянно и внимательно следить за показателями контрольных индикаторов, сигнализирующих об экстремальных ситуациях: замечена опасная тенденция - начинается подготовка стратегического решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней среды, и решение в таком случае делится на принятие неотложных мер и действий стратегического характера [23, c. 111].