Имидж секретаря

 

Содержание

Глоссарий

Введение

1. История имиджа

2. Развитие и сущность понятия «имиджа»

3. Имидж секретаря-референта и пути его формирования

Заключение

Список используемой литературы

 

 

Введение

Имидж – целенаправленное формирование образа, лица, явления предмета, призванный оказать эмоционально – психологическое воздействие в целях популяризации, рекламы и т.п., одно из средств пропаганды. Этикет – своеобразный кодекс хороших манер и правил поведения людей дома, на работе, в транспорте, принятых в данном обществе. Понятие этикета неразрывно связано с этикой. Под этикой понимают науку о морали человека, о нравственных и духовных принципах, которыми он руководствуется в жизни. Многие считают, что правила этикета – никому ненужная формальность, доживающая свои последние дни в современном обществе. Но это далеко не так. На самом деле воспитанному человеку, знающему и соблюдающему правила этикета, гораздо легче живется в любом обществе. В поведении и общении с другими людьми неизбежно проявляется внутренний мир человека. Богатому и красивому внутреннему миру, как правило, соответствует высокая культура поведения и общения. Деловой этикет – это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Этикет, если понимать его как установленный порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека, можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения. Второй по значению функцией этикета является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближённую к повседневной жизни систему. Одно из первейших правил, определяющих сам этикет – поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе. Этикет является одним из главных "орудий" формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая роль. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.  Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.

Итак, имидж  человека со временем претерпевает изменения  под воздействием внешних факторов. Воздействие массированного потока новостей на общество привело к разрыву  современного человека с прошлым, с  обычаями и традициями. Человечество пережило несколько символических  типов. Первым был человек, ориентированный на традицию, который поступал так, как предписывалось ему сообществом. Затем основным типом стал внутренне ориентированный человек, поведение которого определялось заложенными внутренними принципами и нормами. Сегодня актуален внешне ориентированный тип, получающий свои нормы извне. Он не только полностью ориентирован на внешнее признание, но и в принципе не уверен в себе и не может существовать без этой четкой внешне проявленной поддержки. Все существующие негативные факты спровоцированы из-за недостаточного понимания сущности имиджа и его роли в деловой сфере, и отсюда – незнание основных его компонентов: внешний облик (манера одеваться); тактика общения; деловой этикет и протокол; этика делового общения.

 

1. История имиджа

Собственный имидж волновал правителей, начиная с самых древних времён. И для его формирования использовались различные средства.

Так, древние египтяне осознанно  и  целенаправленно работали над имиджем своих фараонов. На всех изображениях египетские правители находятся в окружении богов, что подчёркивало их божественное происхождение. Размеры фараонов на всех рисунках больше, чем у обычных людей, что должно было свидетельствовать об их неоспоримом превосходстве.

Античные философы внесли свой вклад  в историю имиджа. Так, Аристотель сформулировал правила поведения  для человека, который хотел бы заслужить уважение и признание  в обществе, а Платон переосмыслил значение слова «гармония», определяя  её, как совокупность человеческих достоинств, проявляемых в облике, речах, поступках и создаваемых  произведениях.

Развитие имиджа продолжилось в  эпоху средневековья. Никколо Маккиавели уже тогда обосновал необходимость имиджа для политических деятелей. Вместо слова «имидж» известный мыслитель-государствовед употребил, правда, слово «личина».

Средневековые придворные поэты воспевали  красоту и мудрость царственных  особ и всячески приукрашали их деяния. Тем же грешили и придворные художники. Чуть позже имидж представителей власти стал формировать двор, повышая  в глазах подданных статус монарха.

В государствах, которые были вынуждены  вести длительные войны, на первый план в формировании имиджа их правителей выходили факторы, связанные с военными функциями.

И во все времена огромное значение для имиджа правителя имели пышные застолья и массовые праздники с бочками спиртного для черни от его щедрот.

Развитием имиджа в современном  понимании этого слова в 60-е  годы ХХ века занялись американские экономисты. Само понятие «имидж» ввёл в обиход Стенли Болдуин, обосновав его пользу для успеха делового человека и бизнеса в целом.

Сегодня проблемами имиджа занимается наука имиджелогия, официально родившаяся в 1990 году, но имеющая многовековую историю.

 

2. Сущность и понятия «имидж»

Термин «имидж» получил распространение  во всем мире и привился практически  во всех языковых культурах. Этимологическое  понятие имиджа восходит к французскому image, что означает образ, представление, изображение. Имидж (англ. image) – образ, т.е. это визуальная привлекательность личности, самопрезентация, конструирование человеком своего образа для других. Исконно русское слово, несущее ту же смысловую нагрузку, что и имидж, - образ - существовало всегда. По В.И. Далю, «образ - это вид, внешность, фигура, портрет, писаное лицо… и он связан со временем».

В психологии под имиджем понимают «сложившийся в массовом сознании и имеющий характер стереотипа эмоционально окрашенный образ кого-либо или чего-либо; формирование имиджа происходит стихийно, но чаще оно является результатом работы специалистов; имидж отражает социальные ожидания определенной группы».

Понятие «имидж» возникло на Западе в 50-х гг. и первоначально использовалось в рекламной практике. Далее, в 60-х  гг. этот термин вновь возникает  в сфере предпринимательства  как основное средство психологического воздействия на потребителя. Позже  понятие имиджа стало основным элементом  теории и практики паблик рилейшнз, прочно вошло в политическую и общественную жизнь.

Американская исследовательница  по имиджу Лилиан Браун (имиджмейкер пяти американских президентов от Кеннеди до Картера) считает, что «профессиональный навык сам по себе не обеспечит вам работы или повышение по службе. Для этого нужно располагать к себе людей, с которыми работаешь, то есть необходимо создать нужный имидж. Считается, что люди судят о нас по внешнему впечатлению, которое мы производим в течение первых пяти секунд разговора.

В Республике Беларусь понятие «имидж» появилось сравнительно недавно, при этом происходило слепое копирование западных алгоритмов решения данного вопроса. Одним из первых, кто ввел понятие «имидж» в отечественную литературу был О. Феофанов. В своей работе «США: реклама и общество», появившейся в 1974 г., он рассматривает имидж как основное средство психологического воздействия рекламодателя на потребителя. Другими авторами, чьи работы посвящались этой же теме, имидж тоже рассматривался как средство манипулирования массовым сознанием. Позже в отечественной науке такое направление формируется как новая отрасль – имиджелогия.

Имидж можно трактовать как одну из форм социальной регуляции и саморегуляции человеческого поведения: индивидуального и группового. Поведение человека регулируется не только социальным, но и биологическими и психологическими механизмами; все они взаимодействуют между собой и проникают друг в друга. Так как к механизмам социальной регуляции относятся социальные нормы, ценности, институты, организации, то и имидж можно отнести к одному из таких механизмов.

Для того чтобы лучше представить особенности имиджа как социального регулятора, необходимо построить теоретическую модель имиджа, которая «представляет собой определенную структуру, отражающую внутренние, существенные отношения реальности».

Создать такую модель, - значит представить имидж в виде идеального объекта, не тождественного объекту эмпирического исследования, обладающего сложной структурой и состоящего из совокупности взаимосвязанных элементов – частных объектов.

Исследователи имиджа определяют его  как набор определенных качеств, которые ассоциируют с определенной индивидуальностью, и различают  следующие его составляющие:

К персональным характеристикам относятся физические, психологические особенности, характер человека, тип личности, индивидуальный стиль принятия решений и т. д. Многие исследователи отмечают существование некоторого качества, которое делает личность неотразимой в глазах других и позволяет осуществлять загадочное влияние. Лебон назвал это качество обаянием, Вебер - харизмой.

Социальные  характеристики связаны с текущей ситуацией, которой, например, секретарь должен соответствовать. Это достаточно подвижная часть имиджа, тесно связанная с требованиями реальности. Каждый раз эти характеристики конструируются заново на основе тщательного анализа сложившейся ситуации. К ним относятся статус, модели ролевого поведения и т.д.

Символические характеристики, напротив, являются устойчивым и неизменным компонентом. Они связаны с идеологией и культурой. Иначе говоря, существует определенный набор качеств, характеризующий идеальный тип.

Наряду с данной точкой зрения в отечественной литературе выделяют еще три возможных подхода к изучению имиджа: функциональный, контекстный, сопоставительный.

Функциональный подход включает следующие варианты имиджа исходя из разного типа функционирования:

- зеркальный – это имидж, свойственный нашему представлению о себе. Мы как бы смотримся в зеркало и рассуждаем, каковы же мы. Обычно этот вариант имиджа более положительный, ибо психологически мы всегда выдвигаем не первое место позитив. Его минус - минимальный учет мнения со стороны;

- текущий – характерен для взгляда со стороны. Необходимо помнить, недостаточная информированность, непонимание и предубеждение формируют имидж не в меньшей степени, чем реальные поступки;

- желаемый – отражает то, к чему мы стремимся;

- корпоративный – это имидж организации в целом, а не каких-то отдельных подразделений или результатов работы. Здесь и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности;

- отрицательный – это имидж, создаваемый оппонентом, соперником, врагом, т.е. вариант сознательно конструируемый, а не возникающий спонтанно. При запуске отрицательного имиджа возникает проблема адекватного его опровержения.

В контекстуальном подходе имидж классифицируется по способам применения, в котором он функционирует (имидж бизнесмена, государственного служащего, политика, педагога и т.п.).

Сопоставительный подход заключается в сравнении имиджевых характеристик. Их можно сопоставить по ряду параметров: компетентность, интеллигентность, склонность к силовому решению и т.д. Увидев отличие, можно соответствующим образом перестраивать имидж.

При формировании любого имиджа (бизнесмена, политика и т.д.) учитывают различные  компоненты. Так, В.М. Шепель выделяет три следующих комплекса:

1) природные качества:

- коммуникабельность;

- эмпатичность (способность к сопереживанию);

- рефлексивность (способность понять другого);

- красноречивость (способность  воздействовать словом);

2) качества, привитые образованием  и воспитанием:

- нравственные ценности;

- психологическое здоровье;

- набор технологий общения;

3) качества, обретенные с жизненным  и профессиональным опытом.

 

2. Имидж секретаря

За последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. И  не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи  предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его  деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря  как организатора, диспетчера, консультанта.

В связи с этим появились новые  требования к личности и профессиональным качествам секретаря, появились  варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т.д.

От профессионального уровня секретаря  во многом зависит престиж фирмы.

Большое значение имеет то, как  секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный  документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.