Формы подачи информационно- новостных материалов

В помещениях, где будут  присутствовать гости, следует разместить стенды с информацией о работе рекламируемого учреждения культуры, различный иллюстративный материал. В определенное (указанное в приглашении) время гости приглашаются в конференц-зал, где перед ними выступает руководитель учреждения. Он дает информацию о деятельности организации и отвечает на вопросы  журналистов. Затем слово предоставляется  руководителям подразделений данного  учреждения культуры. После этого, как  правило, проводится экскурсия по учреждению. В завершение для избранных гостей могут быть организованы фуршет или  дегустация.

Выставки. Учреждение культуры может либо принять участие в выставках, организуемых каким-либо выставочным комитетом (где обычно бывает представлено множество фирм), либо организовать собственную выставку, на которой оно будет представлено в единственном числе.

Целью выставки может быть продвижение учреждением своих  услуг, исследование рынка и т. п.

При организации выставки нужно уделить особое внимание оформлению павильона или стенда, подготовке рекламных материалов, проспектов, прайс-листов, не забыть о сувенирах.

Прием организуется для совместного  проведения времени с гостями  и сочетает отдых и развлечения  с деловым общением. Он может проводиться  как самостоятельно, так и совместно  с деловым мероприятием, например с презентацией. Обычно приемы организуются в случаях:

• празднования торжественной  даты или юбилея учреждения культуры;

• посещения его делегацией партнеров или другими важными  лицами;

• проведения акции, имеющей  важное значение.

Подготовка к приему включает в себя следующие мероприятия:

• определение целей приема;

• выбор формы организации;

• определение состава  участников;

• разработку сценария приема;

• рассылку приглашений;

• составление меню, сервировку стола;

• составление плана рассадки гостей за столом, порядка обслуживания гостей;

• написание тостов и  речей.

Приемы делятся на деловые, светские, официальные (к которым  тщательно готовятся и приглашающие, и приглашенные) и неофициальные (которые проводятся экспромтом в  рабочей или дружеской обстановке). Различают также дневные и  вечерние приемы.

Промоушн-акция – комплекс мероприятий, имеющих целью воздействие на конечного потребителя, эффективное средство продвижения товаров и услуг. Этот вид презентации условно можно разделить на следующие две основные категории (исключая специальные нестандартные акции).

Первая – распространение  листовок (иногда образцов продукции). При кажущейся «мимолетности» контакта подобная акция должна быть яркой, запоминающейся (яркая униформа промоутеров, красивые рекламные материалы), вызвать интерес, сформировать позитивное восприятие продвигаемого  продукта. В этом случае соотношение  расходов и результатов зачастую себя оправдывает.

Вторая – акция-мероприятие. Она организуется как специальное  мероприятие и может быть достаточно широкомасштабной, что требует анонсирования  и PR-поддержки в СМИ.

В учреждениях культуры наиболее приемлем игровой промоушн -продвижение  продукции игровыми методами (лотереи, конкурсы, розыгрыши призов).

Он проводится как в  самом учреждении, так и на улицах, с организацией концертов, праздников и т. д. Для более широкого вовлечения целевой аудитории в проводимое мероприятие полезно использовать СМИ.

Отмечают три самые важные аксиомы успеха промоушн-акции, зная которые можно обезопасить свой рекламный бюджет и провести для своего учреждения (подразделения, конкретной услуги) эффективный PR:

• правильно подобранные  люди, творческие коллективы (очень  многое зависит от того, кто будет  осуществлять промоушн-акцию);

• тщательно проработанные  идея и стратегия промоушн-акции;

• качественное исполнение.

Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости  от ситуации, однако необходимо учитывать  каждый из перечисленных факторов и  не забывать, что любая мелочь может  сыграть свою роль – как положительную, так и отрицательную.

В процессе реализации PR-кампании важное значение приобретает способ доставки PR-обращения: любой канал  распространения информации при  всех достоинствах всегда имеет свои технические лимиты и ограничения. К числу возможных каналов  относятся средства массовой информации, визуальные средства (например, наружная реклама), интернет, специальные мероприятия (круглые столы, конференции, презентации, праздничные акции), распространение  информации через предмет (например, сувениры с фирменной символикой). Необходимо использовать и такое  средство коммуникации, как личный канал (например, телефонные переговоры, личные встречи). (см. рис. 1)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные формы подачи новостных материалов.

СМИ в настоящее время  – это самый массовый канал, охватывающий громадную аудиторию. Поэтому большинство  учреждений культуры стремятся сотрудничать со СМИ. Масс-медиа со своей стороны  тоже проявляют интерес к культуре.

Учреждениям культуры не только нужно сообщить о себе общественности, сам смысл существования их информационных служб – добывание новостей. Обычно выделяют три основные задачи лица, ответственного за связь с прессой:

• предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

• отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги;

• следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты;

• принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

Специалист паблик рилейшнз должен уметь написать текст, способный  заинтересовать издание. Чтобы визуальные послания были эффективны, они должны четко отвечать на три вопроса: что? кому? и где?

Наиболее распространенные формы подачи информации в СМИ и на пресс-конференциях.

Пресс-справка – информация о текущих мероприятиях (о том, что не является сенсацией), например: о ходе реставрации, плане гастролей на полугодие, лекционных циклах; финансовый отчет. Информация посылается регулярно, желательно в одни и те же дни, для поддержания непрерывного ее потока, исходящего от учреждения.

Рассчитывать, что на основе пресс-справки появятся публикации, не следует. Смысл этой формы работы в другом – стабильный поток сведений позиционирует учреждение культуры как надежного информационного  партнера, способствует налаживанию  личных и деловых отношений. Главное  здесь – строгая периодичность  и непрерывность.

Пресс-релиз (анонс или новостной) – сообщение, содержащее важную новость, например, о предстоящей презентации, премьере или вернисаже. Он готовится в таком виде, чтобы его можно было целиком или фрагментарно опубликовать, рассылается за некоторое время до события или раздается во время пресс-конференции. Пресс-релиз создается по канонам журналистики, поэтому его автор должен знать, какие новости будут приняты СМИ (газетой, журналом, ТВ, радио и пр.), а какие отвергнуты.

Пресс-пакет (медиа-кит, пресс-кит) – подборка ряда материалов с приложениями и фотографиями. Пресс-пакеты готовятся по поводу очень крупных событий (победа на международном конкурсе, круглая юбилейная дата и т. п.), когда учреждение культуры может рассчитывать на пристальное внимание СМИ с боковыми сюжетами и досье. К пресс-релизу, помимо главной новости, можно приложить самые разные материалы исторического и архивного характера, досье, рассказ о судьбах действующих лиц, забавные случаи, отклики «сильных мира сего», статистику, финансовые выкладки. Подборка может быть весьма внушительной, чтобы редакция могла подробно и увлекательно рассказать о событии.

Пресс-тур – форма подачи информационно-новостных материалов, когда журналисты приглашаются в гости (на выезд) для знакомства с учреждением культуры.

Бекграундер – информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией: описание профиля деятельности (миссии), планов, истории учреждения; изложение содержания документов; описание товаров и услуг; статистические данные и др. Бекграундер обычно раздается журналистам непосредственно на новостном мероприятии. Он содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс-релиз, и помогает журналисту подготовить нужный материал для своего издания, избежав ошибок и искажений.

Пресс-дайджест содержит сокращенную перепечатку главнейших публикаций из разных газет и журналов за определенный период времени (неделя, месяц).

Комментировать дайджест составителями не принято; свое отношение  к публикациям они демонстрируют  чисто техническими приемами: отбором  материалов, расположением (очередностью) их в папке пресс-дайджеста, желанием сократить информацию без искажения  смысла.

Заявление – краткий документ, призванный объявить или объяснить позицию учреждения культуры по какому-либо вопросу. Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий.

Информационные  сборники документов предлагаются в виде экспресс-изданий всего комплекса основных правовых актов, официальных отчетов учреждения за длительные промежутки времени (полгода, год).

Особое мнение вносит оттенок  плюрализма в официальные заявления, обращения и другие документы, характеризующие  позицию учреждения культуры по спорным, дискуссионным вопросам.

Опровержение публикуется  вслед за оглашением заявлений, неверно  толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представителей учреждения.

Информационный  бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности учреждения. Его объем лимитируется самим потоком новостей. По периодичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно или раз в неделю, месяц, год. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), представителям зарубежных СМИ, региональным изданиям и т. п.

Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты (эксперты) прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции развития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной ситуации.

Досье проблемы, как правило, носит тематический характер. В простейшем виде это подборка материалов прессы (газетных вырезок по определенному вопросу). Досье позволяет проследить в динамике позицию организаций, редакций СМИ относительно какой-либо социальной проблемы.

Биография – опорная фактическая информация о конкретном человеке, предназначенная для оперативного использования при возникновении соответствующего повода. Это может быть инициатива, принадлежащая какому-либо лицу, неожиданное назначение, отставка, смерть и пр.

Работа со СМИ дает результаты только в том случае, если она  ведется последовательно и объемно, и чем активнее используется в  коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

Примеры других способов распространения информации:

• личный канал – устное слово нередко считают наиболее универсальным средством PR;

• визуальный канал – все, что человек воспринимает глазами: плакаты, вывески, схемы, указатели;

• интернет.

В последнем случае важно  иметь очень четкий ответ на вопрос, кто будет потенциальным потребителем информации. От этого зависит не только внешний вид и содержание самого продукта – дизайн, уровень  сложности, длина текстов и т. п. (понятно, что для интеллектуала  и обычного человека, подростка и  взрослого они будут разными), но и последующие шаги. К примеру, выбор сервера для размещения (стоит обратить внимание на его  посещаемость, профильность, аудиторию, качество канала).

Если учреждение культуры хочет оповестить «паутину» в  целом, то имеет смысл разместить ссылки на общих поисковых серверах. Обращаясь к более узкой аудитории, например ценителям прекрасного, стоит  воспользоваться специализированными web-порталами, а также разместить кнопки, ссылки и баннеры своей  страницы (в т. ч. и наградные) на близких  по содержанию ресурсах. Несмотря на то, что баннеры не дают массового  притока интернет-визитеров, они  могут оказаться полезными в  том случае, когда необходимо «отловить» узкую аудиторию. Например, членов бизнес-клуба, про которых известно, что они  регулярно пользуются конкретным сайтом.

Можно воспользоваться специализированными  списками рассылки. В качестве списка рассылки можно использовать и свою личную адресную книгу.

Еще один способ оповещения пользователей – рассылка пресс-релизов по электронным изданиям. Составляется текст небольшого объема (примерно абзац) и в таком виде, чтобы «на том конце провода» им могли воспользоваться без доработки. Для этого имеет смысл внимательно ознакомиться с требованиями издания и его спецификой. Одну и ту же новость для интернет-периодики с разной направленностью нужно интерпретировать по-разному, делать акценты на те аспекты своего сообщения, которые интересны именно этому изданию.