Правило оформления документов. Речевой этикет в документе

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.

- по средствам фиксации  – письменные, графические, фотокинодокументы  и т. д.[6]

2.2 Речевой этикет в документах

 

 

Речевой этикет – это  «регулирующее правило речевого поведения, система национально-специфичных, стереотипных, устойчивых формул общения, принятых и предписанных обществом  для установления контакта собеседников, поддержание и прерывание контакта в избранной тональности».

В документах используется официально-деловой стиль. Наиболее общий отличительный признак  официально делового стиля – официальность, подчеркнутая объективность, сдержанность. Не случайно о деловых бумагах  принято говорить, что они составляются (а не пишутся). Объективность связана  с правовыми нормами документа, отражает его констатирующий или  предписывающий характер (информация – к сведению, предписание –  к исполнению).

Второй признак – точность и компактность изложения в любой  форме – письменной или устной. Основная задача  составителя документа  – предельно четко представить  информацию, приобретающую отныне правовую силу.

Третий – бесстрасность, официальность тона, противопоказанность  эмоциональности, субъективности. Не рекомендуется  использование элементов разговорной  речи. Нейтральный тон изложения  – норма делового этикета. Если в  документе необходимо выразить просьбу, благодарность или предъявить жесткое  требование, то и в этом случае следует  отдать предпочтение средствам логической, а не эмоциональной оценки факторов.

Четвертый – стереотипность, использование стандартных речевых  средств, зафиксированное расположение материала, соответствующее форме  данного речевого жанра или его  разновидности.[7]

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи — высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых  лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления — сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как  правило, не допускается использование  неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании  терминов (а в деловом языке  они распространены очень широко) не допускается искажение их формы  или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п. В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо — составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор — объявляется и т. д. Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением <приказом, распоряжением>, в связи с началом <возможностью, необходимостью> и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы — слова типа исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

2.2.1 Синтаксис деловых  документов

 

 

1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения.

Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что

они в документах часто  передают информацию, которая по объему равна

информации, передаваемой с  помощью сложного предложения. Например, по обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...

2. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое – переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения

так называемый прямой порядок  слов заключается в предшествовании  подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство).

4. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того.[5]

2.2.2  Лексика деловых  документов

 

 

1. Высокая степень терминированности. 

Характерной чертой русского языка документов является, как уже  указывалось, высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:

1. номенклатурной лексики:

• номенклатура наименований: АООТ "Олимп",

• номенклатура должностей: менеджер по продажам,

• номенклатура товаров: ЗИЛ-130, бензин А -76 и т.п;.

2. технических терминов. Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов:

• энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная

техника,

• аббревиатур:

• АСУ - автоматическая система  управления,

3. Сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

• ГК - Гражданский кодекс,

• УК - Уголовный кодекс.

• Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства; представляющие собой наименования организаций:

• МВФ - Международный валютный фонд;

• ЦБР - Центральный банк России;

• указывающие на форму собственности предприятия и входящие

в качестве классификатора в названия предприятий:

• ООО - общество с ограниченной ответственностью,

• ОАО - открытое акционерное  общество,

• Сокращается номенклатура должностей:

• ИО - исполняющий обязанности.

2. Высокая частотность.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности так называемой процедурной  лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет  или признак в официально-правовой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути и т.д.), нести  ответственность (подвергаться в случае нарушения штрафа, и т.д.). Процедура  представления связана не только с предпочтение, обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых  лексем видовым:

• продукция - книги, буклеты, доски, гвозди;

• помещение - комната, квартира, зал;

• постройка - сарай, дом, ларек  и т.д.;

• с тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:

• производить расчет - рассчитываться,

• торговый процесс - торговля,

• денежные средства - деньги.

Термины и процедурная  лексика составляют опорную, стилеобразующую  лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной  лексики является то, что слова  используются в тексте в одном  возможном значении. Однозначность  контекстного употребления обусловлена  тематикой документа: Стороны обязуются  обеспечить взаимные бартерные поставки... При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом  аспекте - "юридические лица, заключающие  договор". Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей  лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой  письменной речи сочетается с конкретностью  значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика  с ее конкретно-денотативным значением  как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика.

В текстах документов не допускается употребления бранных  слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой  переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование  подобной лексики в деловых письмах  так же неуместно, как использование  канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения, и отвечать требованию точности она не может.[8]

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Таким образом, документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления документов регулируются определенными стандартами:

 

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. 

• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

 

Форма, в соответствии с  которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. Каждый документ содержит реквизиты. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями. Также определенными по определенным требованиям оформляются документы, изготовленные машинописным способом.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности предприятия.

Речевой этикет – это  «регулирующее правило речевого поведения, система национально-специфичных, стереотипных, устойчивых формул общения, принятых и предписанных обществом  для установления контакта собеседников, поддержание и прерывание контакта в избранной тональности».

В документах используется официально-деловой стиль. Поэтому  текст документа должен быть официальным, объективным и сдержанным, компактным и точным. Текст должен иметь официальный  тон и содержать в себе стандартные  речевые средства. Недопустимо употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1.  Березина Н. М., Лысенко  Л. М., Воронцова Е. П. Современное  делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

2.  Большой энциклопедический  словарь. - М., 1991. - С. 526.

3.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.

4.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288с.