Правило оформления документов. Речевой этикет в документе

Министерство  образования и науки РФ

фгбоу впо  «удмуртский государственный университет»

институт  социальных коммуникаций

 

 

 

Кафедра издательского дела и редактирования

 

 

реферат

на тему: «Правила оформления документов. Речевой этикет в документе»

 

 

 

 

Студент ИСК, ОРМ

1 курс, гр. ОБ-040700-11

Барышникова Анастасия Андреевна                                                    

 

 

Руководитель,

старший преподаватель                                                              А.В. Шквырина

 

 

Ижевск 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1. Правила оформления документов………………………………………...4

1. Стандарты, регулирующие оформление документов…………………..4
2. Основные правила составления текста документов……………………7
1. Требования к документам, изготовленным машинописным

способом………………………………………………………………..7

Глава 2. Классификация документов. Речевой этикет в документе……………...9

          2.1 Классификация документов……………………………………………...9

          2.2 Речевой этикет в документах…………………………………………...10

            2.2.1 Синтаксис в документах……………………………………………..12

            2.2.2 Лексика деловых документов………………………………………..13

Заключение………………………………………………………………………….16

Список литературы…………………………………………………………………18

 

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В жизни человек часто  встречается с документами. Зачастую они играют очень важную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что  же означает слово документ? В Федеральном  законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный  для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых  – обслуживание сферы официально-деловых  отношений, т. е. отношений, возникающих  между органами государства, между  организациями или внутри них, между  организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической  деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и  требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов  унифицирована.

Целью работы было исследование правил оформления документов и изучение речевого этикета в документах. Для  достижения цели были поставлены следующие  задачи:

1. Изучить литературу по данным темам;
2. Узнать какими стандартами регулируются правила оформления документов;
3. Узнать, как грамотно, с точки зрения речевого этикета,  составить документ.

 

Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Стандарты, регулирующие оформление документов

 

 

Документы - это оформленные  по установленным правилам и зафиксированные  на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих  воздействий.

Правила оформления текстов  деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. 

• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

Форма, в соответствии с  которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.[1]

Реквизит документа - это  обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст  и т. д.[2]

Для каждой разновидности  документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой  делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь  за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.[1]

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.[3]

Обновление стандарта  ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе  и секретари, всегда большое событие. Стандарт станет составной частью курса  делопроизводства и управления в  различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено  в стандарте?

Пожалуй, самое главное  содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте  введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся  реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты  существенно не изменились.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.[9]

Как теперь должны располагаться  реквизиты (Рис. 1) на поле документа  можно увидеть на приведенном образце (Рис. 2).

1.2 Основные правила составления текста документа

 

 

Двадцатый  реквизит –  текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным  в юридическом отношении и  не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о государственных  языках.Текст документа может  быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;
1. Подраздел;
1. Пункт;

1.1.1.1 Подпункт

 

1.2.1 Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

 

 

Если документ составляется на компьютере, то при печатании  текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры  Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля. Формат бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.[4]

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ

1. Классификация документов

 

 

Документы различают по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.[1]

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут  быть совершенно разными:

- по месту составления  – внутренние (документы, составляемые  работниками данного предприятия)  и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц);

- по содержанию – простые  (посвященные одному вопросу)  и сложные (охватывающие несколько  вопросов);

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные,  когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;  и типовые, созданные для группы  однородных предприятий. Как правило,  все типовые и трафаретные  документы печатаются типографским  способом или на множительных  аппаратах;

- по срокам исполнения  – срочные, требующие исполнения  в определенный срок, и несрочные,  для которых срок исполнения  не установлен;

- по происхождению –  служебные, затрагивающие интересы  предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица  и являющиеся именными;

по виду оформления –  подлинные, копии, выписки, дубликата;

Подлинник – это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.