Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

          2.3 Составление объяснительной записки.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное  сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).⁸

Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются  факты, послужившие поводом к  ее написанию) и 2) причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается  дата и ставится собственноручная подпись.⁹

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются  следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

2.4 Составление расписки.

Расписка — это  документ, удостоверяющий получение  чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом:

1. Наименование документа, 

2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дал расписку).

3. Наименование организации  (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность.

4. Точное наименование  передаваемого — количество указывается  и цифрами, и прописью.

5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно  важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

2.5 Резюме как особый  вид документа.

Резюме в официально-деловой речи – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.¹⁰

Цель резюме - как можно  лучше представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания работодателю, и он захотел пригласить Вас лично  для беседы. Основное правило при составлении резюме - это изложение более подробной и полной информации о Ваших личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации к претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

1. Личные данные: ФИО, дата рождения, контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail), семейное положение

2. Цель предоставления резюме: указание должности или вакансии, на которую претендуете.

3. Образование соискателя:

· основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;

· дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы: описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего.¹¹

Большой ошибкой при  описании в резюме трудового опыта  является дословное копирование записей из трудовой книжки. Это недопустимо в том случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает с описанной в трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко представлять Ваши возможности для выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные навыки: здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт необходимо выделить отдельно. В противном случае, достаточно будет указать краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы.

6. Владение иностранными языками: необходимо указать языки и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в совершенстве).

7. Знание компьютера: указывается степень владения компьютером, программами, операционными системами, языками программирования, базами данных.

8. Дополнительная информация: в данном разделе указываются сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее.  
Очень важно понимать особенности желаемой должности и ставить на первый план навыки и опыт, связанные именно с указанной в резюме работой.  
Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

Из всего выше изложенного, отражена значимость, важность умения и навыков правильного составления личной документации. 

 

 

 

 

 

 

 

          3.Практическое задание. Резюме (соискатель  на должность экономиста торгового  предприятия).

1. Личные данные:

Бегеева Галина Александровна (дата рождения: 28.05.1987г.) 
Телефон: 8-900-90-02-003 (сот.) 
E-mail: begeeva87@mail.ru 
Семейное положение: не замужем.

2. Цель предоставления резюме: соискание должности экономист торгового предприятия.

3. Образование соискателя: 09.2006 г. — 06.2011 г. Высшее экономическое: Российский государственный профессионально педагогический университет. Экономист (заочно).

4. Опыт работы:  стаж 1 год 4 месяца (07.2011 г. – 31.10.2012 г.).

5. Профессиональные навыки: пунктуальность, коммуникабельность, аккуратность, вежливость, стрессоустойчивость, не имею вредных привычек.

 
6. Владение иностранными языками: английский язык (базовый).

 
7. Знание компьютера: 
ПК – опытный пользователь (Word, Excel, Internet Explorer, Microsoft Office Picture)

 
8. Дополнительная информация: желаемый уровень з/п: 30000 руб.

 

Заключение.

Современный официально-деловой  стиль относится к числу книжных  стилей и функционирует в форме  письменной речи. Устная форма официально-деловой  речи - выступления на торжественных  собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.

Таким образом, одна из главных  особенностей официально-делового стиля речи – это составление личной документации.

 

 

 

Список использованных источников.

1. Колтунова М.В. Деловое  письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999.

2. Рахманин Л.В. Стилистика  деловой речи и редактирование  служебных документов: Учеб. пособие  для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е  изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998.

3. Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010.  

 

 

¹ Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999. С.36

² Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.41

³ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.42

⁴ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.44

⁵ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.45

⁶ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.56

⁷ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.60

⁸ Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998. С.20

⁹ Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. -2-е изд. - М.: Дело, 1999. С.49

¹⁰ Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие  для студ. дистац. формы обучения – Екатеринбург, 2010 С.59

¹¹ Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. - 3- е изд., испр. - М.: Высш. шк., 1998. С.23