Классификация вещей

Раздел 3. «Основные  цели и задачи» 

 
    3.1. Основные цели.  
    Под целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, который должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. 
    Цель должна:

	быть достижимой;
	поддаваться структурированию;
	подчиняться или увязываться с  целями деятельности организации в  целом;
	определять назначение и конечный результат деятельности подразделения;
	представлять собой концентрированное выражение задач и функций подразделения;
	быть определенной точно и конкретно.

 

    Например, основная цель создания канцелярии может  быть сформулирована в Положении  об этом структурном подразделении следующим образом: 
    «3.1. Основной целью канцелярии является документационное обеспечение деятельности других структурных подразделений организации». 
    Цель создания отдела кадров может быть определена так: 
    «3.1. Основной целью отдела кадров является кадровое обеспечение деятельности организации». 
    Подразделение может создаваться и для реализации нескольких целей. В этом случае они все должны быть перечислены в Положении о структурном подразделении. 
    3.2. Основные задачи.  
    Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления организацией.  
    Если матрица не составлялась и структурирование организации осуществляется «в первом приближении», то в качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Так, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи этого структурного подразделения формулируются следующим образом: 
    «3.2. Задачами юридического отдела являются: 
    3.2.1. Обеспечение законности в деятельности организации. 
    3.2.2. Защита правовых интересов организации». 
    или  
    «3.2. Для достижения цели, указанной в пункте 3.1 настоящего Положения, юридический отдел решает следующие задачи: 
    3.2.1. Обеспечивает законность в деятельности организации. 
    3.2.2. Осуществляет защиту правовых интересов организации». 
    Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях — рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.). 
    Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами. 
    Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными поставленной перед структурным подразделением цели. 
    Так, основные задачи отдела кадров могут быть сформулированы следующим образом: 
    «3.2. Основными задачами отдела кадров являются: 
    3.2.1. Подбор и расстановка работников. 
    3.2.2. Формирование стабильно работающего коллектива. 
    3.2.3. Создание кадрового резерва. 
    3.2.4. Учет кадров. 
    3.2.5. Контроль за дисциплиной труда. 
    3.2.6. Обеспечение трудовых прав работников.» 
 

Раздел 4. «Функции»  

 
    Функции структурного подразделения  должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.  
    При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если таковой нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения», иными государственными и отраслевыми стандартами. 
    Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

1)	функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;
2)	функции должны быть изложены полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);
3)	перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;
4)	функции одного структурного подразделения  не должны дублировать функции другого структурного подразделения;
5)	функции структурного подразделения  должны быть увязаны с функциями  тех подразделений, с которыми у  подразделения существуют функциональные связи;
6)	функции должны поддаваться структурированию (то есть разделению на должностные обязанности работников подразделения);
7)	функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность  оценить результаты деятельности подразделения;
8)	функции не должны выходить за пределы  задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

 

    Настоящий раздел Положения может разрабатываться  не только как «генеральный план»  работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются  способы их совершения). 
    Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами. 
    Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно закрепить данное распределение. Подробная регламентация впоследствии поможет быстро и без особых сложностей составить должностные инструкции на работников подразделения. 
    Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы. Например, раздел Положения об юридическом отделе может быть составлен по следующему образцу: 
 

Функция	Итоги, документы
4.1. В области договорной работы:
4.1.1. Определение форм договорных  отношений	Схемы договорных отношений
4.1.2. Подготовка проектов договоров	Проекты договоров
	Предварительные договоры
4.1.3. Согласование проектов договоров  с контрагентами	Переписка с контрагентами
	Протоколы разногласий
	Протоколы согласования разногласий

 

  
    Табличный способ изложения функций весьма удобен, поскольку на его основе можно быстро подвести итоги работы структурного подразделения. 
 

Раздел 5. «Права»  

 
    Права предоставляются  подразделению для того, чтобы  обеспечить возможность выполнения подразделением своих функций.  
    Очень часто в этом разделе положений о структурных подразделениях можно встретить обязательно предписываемые к совершению действия. Объясняется это тем, что разработчики положений, стремятся заранее избежать административных и функциональных конфликтов между подразделениями.  
    Так, например, в положении о финансовом отделе нередко записывается право «не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения руководителя организации и начальника юридического отдела». Однако, несмотря на благую цель (избежать споров между финансовым отделом и другими подразделениями), по своему содержанию — это скорее обязанность, чем право. 
    Избежать конфликтов и непонимания работниками содержания этого раздела Положения можно иными способами. Для начала необходимо уяснить различие между «правами» и «правомочиями». Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Исходя из этого, приведенное выше право финансового отдела может трактоваться следующим образом: финансовый отдел может как принять к исполнению документы с указанными «изъянами», так и не принять (иными словами, финансовый отдел может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им). 
    Предписать работникам совершать определенные действия можно путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.  
    При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать следующие правила:

1)	право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;
2)	право должно быть сформулировано таким  образом, чтобы оно отражало возможность  совершения определенных действий, а полномочие — и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;
3)	если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходима санкция руководителя подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении;
4)	при конструировании этого раздела  сначала желательно перечислить  полномочия, затем — права, а внутри этих текстовых блоков — сперва основные полномочия (права), а потом  второстепенные;
5)	если отграничить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.

 

    Права подразделяются на распорядительные и  организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер. 
    К распорядительным правам, например, относятся:

	право использовать предоставленные  подразделению информационные и  материальные ресурсы;
	право запрашивать от структурных подразделений необходимые документы и информацию, др.

 

    К правам организационного характера относятся:

	право инициировать и проводить  совещания по вопросам ведения подразделения;
	право знакомиться с проектами  решений руководства организации, касающимися подразделения и  т.д.

 

    Как полномочия желательно обозначить следующие действия:

	представлять интересы организации  и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;
	по согласованию с руководством организации привлекать внешних  специалистов и консультантов для  реализации согласованных с руководством проектов; др.

 

    Здесь же необходимо, что этот раздел Положения о структурном подразделении можно сориентировать как на подразделение в целом, так и на конкретных работников, разделив права и полномочия между руководителем структурного подразделения и его работниками.  
    Можно привести общий для всего подразделения перечень прав и отдельным блоком выделить права и полномочия руководителя подразделения. Формулируя права последнего, желательно отдавать предпочтение функциональным правам, а не трудовым (перечислять права, предусмотренные статьей 21 Трудового кодекса РФ целесообразно только в том случае, если Положение о структурном подразделении будет полностью заменять должностную инструкцию руководителя). 
    В основном права подразделения реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения. 
 

[окончание статьи] 

 
    

 

<< Предыдущая статья

Содержание

Следующая статья >>

 

 

 

 

© Компания "Референт"