Искуство писменного общения

4. Письмо-приглашение на  переговоры, такое письмо должно  быть отправлено адресату заблаговременно.  Желательно, чтобы в письме фигурировали  альтернативные, наиболее удобные  для вашего контрагента сроки  приезда. Должны быть четко  изложены предмет предстоящих  переговоров, сроки, продолжительность  визита, вопрос виз и в случае  необходимости вывоз транспорта  от Москвы до вашего предприятия,  вопросы приобретения билетов  в оба конца, размещения в  гостинице, место и время встречи  (в Москве, в вашем городе и т.п.).

5. Письмо-предложение в  ответ на полученный от потенциального  покупателя запрос с указанием  конкретных условий будущего  контракта или проформой контракта.

6. Письмо-рекламация, посылается  заказным письмом с приложением  всех необходимых доказательных  документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно  делается ссылка на номер контракта  и транспортного документа. Дата  почтового штемпеля места отправления  такого письма считается датой  предъявления рекламации.

Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной  переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Служебные письма.

 

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен без документный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

 Письма составляются  на специальных бланках писем  формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется  составлять отдельные письма по каждому  из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации-адресата. В зависимости  от типа письма и его содержания текст письма может быть простым  или сложным. Простые письма состоят  из одной-двух частей: вступления и  заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование  вопроса: причина возникновения  вопроса или его краткая история; если поводом для составления  письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста:

    1.От первого  лица множественного числа («просим  направить», «направляем на рассмотрение»);

     2. От первого  лица единственного числа («считаю  необходимым», «прошу выделить»);

    3.От третьего  лица единственного числа («министерство  не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

 В деловой переписке  принята форма изложения текста  от первого лица множественного  числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так  как должностное лицо, подписавшее  письмо, выступает от имени организации.  Изложение текста письма от  первого лица единственного числа  (прошу, предлагаю, направляю и  т.д.), возможно в двух случаях:  письмо оформляется на должностном  бланке; письмо носит конфиденциальный  характер или содержит персональное  обращение к адресату. Там же.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый».

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем  организации, его заместителями  в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных  структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления  или добавления в подписанные  письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Обязательными  реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет, дата, регистрационный  номер, ссылка на регистрационный номер  и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати. По характеру информации письма имеют много разновидностей. Рассмотрим это в следующей главе.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Записки внутри учреждения

 

Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации  или ее подразделений практически  по всем вопросом рабочего процесса. Посредством  этого вида документа решаются вопросы  как внутри подразделений, так и  между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные  записки используются с целью  отображения информационных отношений  между отделами и лицами, работающими  в них, документально.

Служебная записка составляется руководителями одних подразделений  на имя руководителей других подразделений  учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

Содержание служебной  записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой  работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее  задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно  вышестоящим руководителям.

Основные вопросы, по которым  составляется служебная записка: вопросы, связанные с материально-техническим  обеспечением; вопросы информационного  характера; вопросы по организации рабочего процесса; хозяйственные вопросы.

Как самостоятельный вид  документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов".

Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с  указанием структурного подразделения  организации, должность и ФИО  получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать  дату написания документа и его  регистрационный номер. По центру указывается  название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст  документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя  документа, его ФИО и подпись.

Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

 Служебная записка  – это, своего рода, деловая  переписка между работниками  отделов и их руководителями. Она является одним из самых  распространенных видов документов  на многих предприятиях и организациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

 

1.   Алехина И. Имидж  и этикет в бизнесе. - М., 2003

2.   Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3.   Ковальчук А.С.  Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

4.   Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006