Искуство писменного общения

Содержание.

Введение……………………………………………………………………...2

1. Деловая переписка…………………………………………………..…....3

1.2. Правила международной  переписки. Общие требования к  деловым письмам………………………………………………………………………7

1.3. Характерные типы деловых писем………………………………….10

2. Служебные письма……………………………………………………….12

3. Записки внутри учреждения……………………………………….……15

Заключение………………………………………………………………….17

Список литературы…………………………………………………………18  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

С древнейших времен человек  ведет переписку. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма  на  пергаменте.  Неважно  на  чем,  но человек  старался  высказать  свои  мысли  и  чаяния   посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью  которых  человек осуществлял  обмен  информацией,  делал  предложения  и   вел   переговорное общение.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных  служб, а также увеличению оборота  предприятия, фирмы.

Служебные письма – это самый распространенный вид деловых документов. Деловая переписка между партнерами может многое рассказать. Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, и о ее солидности.

 Существуют различные  определения письма как документа.  Так или иначе служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловая переписка.

 

Джен Ягер в своей книге "Деловой этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами  должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя  и фамилия сотрудника и, может  быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены  и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где  указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области  делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Помните, что просьбу нужно  формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем  больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных  оборотов не только позволяет исключить  ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой  вежливости.

Наиболее часто в деловой  сфере используются следующие виды деловых писем:

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

3. Рекомендательное письмо.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых  партнеров. На все письма следует  обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки  ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки  может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

письмо должно быть лаконичным;

обязательно должна проставляться  дата;

письмо не должно содержать  клеветнических измышлений;

должна быть разборчивая  подпись.

Примеры оформления деловых  писем.

Общие требования к поздравительным письмам.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников  большое значение имеет оказанное  внимания по поводу различных торжественных  дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных  поздравительных текстов.

Поздравления в связи  с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и  хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

С уважением,

Подтверждение получения  поздравления

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило  огромное удовольствие.

С уважением,

Письмо-поздравление

Господа!

Мы узнали, что Вы открыли  новое отделение (филиал и т.д.).

Желаем Вам успеха и  удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут  продолжать развиваться в той  же приятной атмосфере взаимного  доверия.

С уважением,

Уважаемый г-н... !

Мне очень приятно узнать о Вашем новом назначении...

Ваш многолетний труд в  компании достойно вознагражден, и  я с огромным удовольствием шлю  Вам пожелание успехов в дальнейшей работе.

С уважением,

Уважаемый г-н...!

Мы хотели бы выразить наши наилучшие пожелания по случаю Вашего дня рождения (... летия).

Мы желаем Вам прекрасного  здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно  трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.

Искренне Ваш,

Уважаемый г-н... !

 

Сегодня исполняется... лет  Вашей работы в качестве главы основанной Вами фирмы.

На протяжении этих лет  Вы неутомимо и вдумчиво руководили фирмой, полагаясь на свой обширный опыт, что в конечном счете привело ее к настоящему видному положению в деловом мире.

Я (мы) хотел (и) бы поздравить Вас и пожелать Вам дальнейших успехов и доброго здоровья.

Искренне Ваш (и),

Господа!

Хотим поздравить Вас и  пожелать всего наилучшего по случаю... годовщины учреждения Вашей фирмы.

Пользуемся случаем, чтобы  поблагодарить Вас за приятное сотрудничество в течение всех этих лет.

Искренне Ваши,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам.

 

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При  невозможности это сделать (трудности  с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет  им) крайне нежелательно, так как  могут возникнуть трудности с  переводом, задержка его, а также  искажение текста. Можно рекомендовать  направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности  кратким, четко выражать мысль отправителя  и не допускать двояких толкований.

Письмо принято делить на следующие части:

 сведения об отправителе, обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс); внутренний адрес или адрес получателя;

дата отправления;

вступительное обращение;

собственно содержание письма;

заключительная формула  вежливости;

подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии  и указанием должности;

ссылка на документы, которые  могут быть направлены приложением.

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются  только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В  остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам  указывать не следует.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или  штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка  осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три  интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула  вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с  характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.

После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать  должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя  полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано  определенным лицом, то перед вступительным  обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Часто в деловых письмах  дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Характерные типы деловых писем

 

1. Письмо-презентация (представление)  предприятия Должно содержать  максимум необходимых данных  о предприятии, включая его  номенклатуру, историю и т.п., а  также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения  по экспорту или импорту, обменяться  делегациями, организовать выставку  или участвовать в ней и  т.д. Желательно сопроводить такое  письмо-презентацию приложением  документации (буклет предприятия,  список предлагаемых товаров,  их спецификации и т.д.).

2. Письмо-оферта (предложение  товара), оно должно содержать  необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение  для ведения дальнейших переговоров  по заключению контракта купли-продажи.  Эти условия являются потом  обязательным условием предстоящего  контракта. Условия эти следующие:  наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации  или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок  действия оферты. Следует отметить, что оферта может быть твердой  или свободной. Если письмо-оферта  твердая, то она выражается  словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем  без обязательств".

3. Письмо-запрос, содержит  практически все те данные, что  и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно  упомянуть, почему вы обращаетесь  с этим запросом именно к  этой фирме, т.е. откуда вам  известно, что она работает с  этим товаром. В письме-запросе  цена не указывается. Можно  попросить оговорить ее в оферте  с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о  фирме. В таком письме помимо просьбы  выслать какие-либо интересующие вас  материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о  вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.