Управление и его психологические функции

2. Функция планирования - это определение  системы целей функционирования  и развития организации, а также  путей и средств их достижения. Любая организация не может  обходиться без планирования, так  как необходимо принимать управленческие  решения относительно:

- распределения ресурсов; координации  деятельности между отдельными  подразделениями;

- координации с внешней средой (рынком);

- создания эффективной внутренней  структуры;

- контроля за деятельностью;

- развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию[5].

1.Функция планирования  имеет особое значение и включает  в себя следующие процессы:

- на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;

- определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;

- исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются альтернативные стратегии;

- для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;

- производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;

- планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.

Организация как функция  управления представляет собой координацию  задач и взаимоотношения людей, а также процесс создания структуры  предприятия.

Содержание функции  организации составляет:

1. делегирование полномочий;

2. организация отношений,  упорядочение работ;

3. деление организации  на подразделения[7].

Организация взаимодействия членов организации должна быть гибкой, оперативной, надёжной, экономичной и самокорректирующейся. Последовательность реализации функции организации обычно следующая:

- определение целей, задач и особенностей совместной деятельности членов организации;

- выявление потребности в ресурсах для осуществления целей и обеспечение бесперебойного снабжения этими ресурсами;

- установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и контрольных сроков их выполнения;

- выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;

- установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчинённости, координации и др.);

- создание соответствующей мотивации у членов организации в достижении стоящих целей.

- ключевым моментом реализации этой функции является процесс организации взаимодействия между подчинёнными.

В числе принципов  эффективной организации взаимодействия следующие:

- специализация исполнителей;

- количественная и  качественная пропорциональность  частей, образующих систему;

- параллельность действий;

- ритмичность деятельности.

После осуществления  функции организации могут возникнуть некоторые несоответствия между  всеми элементами созданной системы  или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость, во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными и, во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы. Такая «тонкая настройка» системы получила название функции координирования и регулирования совместной деятельности[2].

Сущность функции мотивации  заключается в том, чтобы персонал организации выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами  и обязанностями и сообразуясь  с принятыми управленческими  решениями. В общем смысле мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей.

Функция стимулирования включает в себя разработку и использование  стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их результативной деятельности. Руководитель при осуществлении этой функции должен придерживаться ряда принципов:

1. Зависимость величины  стимула от конкретного вклада  подчинённого в общее дело;

2. Связь стимулов с  целями деятельности организации;

3. Единство интересов подчинённого, организации и общества в целом;

4. Разумное сочетание  моральных и материальных стимулов;

5. Сочетание стимулирования  с мерами наказания и принуждения.

В числе основных функций  управления важная роль принадлежит  функции контроля, учёта и анализа деятельности. Содержание этой функции включает комплексное изучение деятельности и предполагает:

- наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов в управляемой системе, измерение, регистрацию и группировку данных; сравнение её параметров с заданной программой функционирования;

- количественную и качественную оценки эффективности деятельности;

- выявление отклонений, узких мест в развитии системы;

- выявление причин сложившегося состояния;

- определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы[1].

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Существует три аспекта  управленческого контроля:

- установление стандартов - точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

- измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

- подготовка необходимых корректирующих действий.

Выделяют следующие  виды контроля:

- предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления - реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

- текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

- заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность[8].

Как правило, объём всех вышеперечисленных функций превышает  объём реально выполняемых, в  которых наблюдается определённая избирательность, предпочтение одних функций пред другими.

Таким образом, у каждого  руководителя определяется свой стиль  деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

b. Практическая часть.

 

В практической части  я опишу три конкретных ситуации (3), демонстрирующих проявление выделенных в теоретической части работы психологических функций в управленческой деятельности 2-х разных менеджеров; сопоставлю полученные данные; и из всего выше сказанного сделаю вывод.

Рассмотрим на примере  двух управленцев (менеджеров) различных по профилю структур три ситуации. Первый менеджер – руководитель отдела продаж мелкооптового предприятия по поставке канцтоваров, второй руководитель начальник тылового подразделения УМВД, контролирующий все материально-технические ценности, поступающие в адрес подразделения.

Первая ситуация.

Произошел сбой поставки продукции от поставщика вследствие непредвиденной поломки транспортного  средства. Действия двух руководителей отражены в Таблице 1.

Таблица 1.

Показатель/руководитель	№1	№2
Манера решения проблемы	Позитивный настрой, нацеленность на результат, неалгоритмический принцип  решения, творческий подход	Негативное отношение  к ситуации, нацеленность на поиск  виновных и их наказание, принцип  решения задачи по алгоритму(должностной инструкции)
Психологическая напряженность	Средняя (вызвана необходимостью извиняться перед клиентами, не получившими  вовремя заказ, не патологическая,  так как имеется возможность  предоставить аналог или сделать  скидку)	Высокая (вызываемая большой ответственностью за принимаемые решения перед вышестоящим начальством)
Стиль управления	Ситуационный	Авторитарный
Мотивация сотрудников	Через поощрение	Через наказание
Целеполагание	Ориентация целей в  соответствии с текущим положением вещей	Ориентация на директивы вышестоящего руководства
Эффективность	Эффективное разрешение проблемы, снижение себестоимости продукции  за счет скидки, сделанной производителем	Проблема не разрешена. Наказаны виновные лица, издержки минимизированы за счет фонда средств стимулирующих выплат наказанных работников.
Коррекция  и предотвращения повторения ситуации	Обучение персонала, отладка  работы с поставщиками в целом	Ориентация целей в  соответствии с текущим положением вещей
Контроль	Текущий, заключительный, делегирование полномочий	Жесткий постоянный контроль
Оценка	Объективная, ориентировано  на нее составляется стратегический прогноз развития	Больше субъективная, составляется тактический проноз

Ситуация вторая.

Работник, имеющий узкую  специализацию, по невыясненной причине скорей всего неуважительной, не вышел на работу 1 день. Действия руководителей отражены в Таблице 2.

Таблица 2.

Показатель/руководитель	№1	№2
Манера решения проблемы	Настороженный настрой, индивидуальный подход, личный звонок непосредственно работнику или его близким	Негативный настрой, звонок в отдел кадров, заявление о  взыскании
Психологическая напряженность	Высокая (связано с  непрогнозируемостью ситуации, тревожностью за сотрудника)	Высокая (вызываемая большой ответственностью за действие или бездействия отсутствующего сотрудника перед вышестоящим начальством)
Стиль управления	Демократический	Авторитарный
Мотивация сотрудников	При отсутствии уважительного  повода для прогула, выяснение обстоятельств  с индивидуальным подходом, мотивация  нематериальная)	При отсутствии уважительного  повода для прогула жесткие меры наказания
Целеполагание	Ориентация целей в  соответствии с текущим положением вещей	Ориентация на директивы  вышестоящего руководства
Эффективность	Средняя эффективность (другие сотрудники могут воспользоваться подобным положением веще)	Высокая
Коррекция  и предотвращения повторения ситуации	Регламентация поведения  в подобных ситуациях, обучение персонала, тренинги	Ориентация целей в  соответствии с текущим положением вещей
Контроль	Текущий	Постоянный  жесткий
Оценка	Субъективная	Объективная

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Для формулировки вывода я проведу обобщение результатов  исследования теоретической базы с  практическим экспериментом. Таким образом, управленческая деятельность выступает в качестве комплекса взаимосвязанных процессов, представляющих собой ряд управленческих шагов, и ее эффективность зависит от налаженности и правильного их выполнения. Сбой в одном из процессов может привести к нарушению всей деятельности в целом, невозможности достигнуть требуемой цели или снижению конкурентоспособности организации.

Особое внимание хотелось бы обратить на такие функции, как  принятие управленческих решений и  мотивация, поскольку они являются составляющими каждого вида деятельности. Мотивация является решающим фактором результативности деятельности людей, что ставит одной из главных задач любой организации именно поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизацию человеческого фактора.

Принятие решения означает выбор того, как и что планировать, организовывать и т.д. В самых общих чертах это и составляет основное содержание деятельности руководителя. А основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Она также является основной составляющей любого вида управленческой деятельности, представляя собой не меньшую важность, чем планирование, координация или прогнозирование и циркулирует в организации посредством коммуникаций. Именно наличие полной, своевременной, объективной и доступной информации определяет эффективность планирования и составления прогнозов, организации и принятия верного решения. А значит, любой менеджер должен обеспечить постоянное наличие точных данных для соответствующей деятельности всех его подразделений. В настоящее время ни одно предприятие не может функционировать без правильно организованной управленческой политики, и именно ее обеспечение является основной функцией руководителя.

Как видно из практической части, несмотря на одинаковый набор  функций руководителей, каждый менеджер, исходя из своих личностных особенностей и стиля управления, решает одинаковые проблемы с разным психологическим  уклоном. Из этого следует, что и результат и эффективность принятия управленческого решения у этих менеджеров будет отличаться. По-моему мнению, наиболее эффективен менеджер, умеющий делегировать свои полномочия, осуществляющий индивидуальный подход и применяющий демократический стиль управления.