Типовые функции секретаря

Министерство образования и науки РФ

 

Федеральное государственно бюджетное образовательное

 учреждение высшего профессионального  образования

«Удмуртский государственный университет»

 

Институт права, социального управления и безопасности

 

Средний гуманитарно-юридический колледж

 

 

 

Типовые функции секретаря

Курсовая работа по дисциплине «Секретарское обслуживание»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

1. Правила составления резюме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

2. Правила оформления  резюме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

3. Образец составления  резюме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

4. Правила написания сопроводительного письма к резюме. . . . . . . . . . .11

5. Общие рекомендации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

5.1. О грамотности. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

5.2. Структура. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

6. Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Использованные материалы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Каким бы насыщенным ни был сегодняшний рынок труда, но спрос на хороших специалистов не только сохранился, но и неуклонно возрастает. Безусловно, предложение намного превышает спрос, что рождает большой конкурс специалистов, и поэтому, основная задача соискателей - привлечь внимание именно к своей кандидатуре. И визитной карточкой в этом вопросе является профессиональное резюме.

В последнее время все чаще трудовые отношения с работником начинаются с получения его резюме – документа, составленного самим соискателем с цель произвести самое благоприятное впечатление на работодатель.

Ваше резюме - это ваше индивидуальное представление, оставляющее первое, но самое длительное впечатление. Поэтому, перед тем, как его написать, подумайте о том, куда Вы его посылаете, кто его получит, как оно будет прочитано, и в какую папку его положат. Помните, работа менеджера по персоналу направлена не на то, чтобы отобрать подходящие резюме, а на то, чтобы отбросить неподходящие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила составления (написания) резюме

 

Задача резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и по возможности сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и прочее. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т.д.

Резюме должно быть:

- целенаправленно деловым, характеризующим  только те качества, которые требуются  только для данной работы;

- конкретным – указывающим факты  и цифры, свидетельствующие о  достижениях соискателя;

- подробным, чтобы потенциальные  работодатель мог сделать логические выводы о профессиональных данных;

- достоверным – во избежание  недоразумений, которые могут возникнуть  при прохождении отборочных испытаний  в случае, если выяснится, что  кандидат сообщил о себе заведомо  ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности).

Удачное резюме может стать поводом для личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы. Цель резюме - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.

Запомните три ключевых момента:

1. У Вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз.

2. При написании резюме следуйте принципу избирательности. Информацию для резюме следует отбирать, исходя из его целей.

3. Удачное резюме может стать поводом для личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы.

Стиль написания резюме:

- краткость;

- конкретность;

- активность (никогда не пишите участвовал, оказывал помощь и т.п. Это позволяет думать, что Вы лишь оказывали разовые услуги);

- честность.

Избегайте использование местоимения «Я».  
 Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок.

Не следует писать:

- занимался обучением;

- помогал уменьшить ошибки;

- быстро усваиваю новые знания. 

Приветствуется в написании:

- обучил двух новых служащих;

- сократил ошибки на 15%;

- освоил новые процедуры в рекордно короткий срок - за две недели.

Не будьте многословны и избегайте пассивных форм. 
Не следует писать:

- отвечал за выполнение;

- находил применение следующим возможностям;

- нес ответственность за.

Приветствуется в написании:

- выполнил;

- эффективно использовал;

- отвечал за.

Предпочитайте позитивную информацию негативной. 
Не следует писать:

- улаживал жалобы на;

- препятствовал снижению доли продаж;

- перешел с должности.

Приветствуется в написании:

- помогал клиентам в.. ;

- повысил потенциал продукта на рынке;

- продвинулся на должность. 
          Концентрируйте внимание на Ваших достижениях. 
Не следует писать:

- проработал там три года; 

- выполнял дополнительную работу.

Приветствуется в написании:

- получил повышение в должности и два повышения оплаты;

- всегда выполнял работу в срок.

В заключение необходимо обратить внимание на следующие детали:

- Попросить кого-нибудь, кто хорошо  владеет языком, на котором написано резюме, проверить его.

- В описании настоящей работы  желательно использовать глаголы  в настоящем времени, например, работаю, проектирую; соответственно при  описании предыдущих мест работы  используйте глаголы в прошедшем  времени.

- Быть  последовательным: если вы  один раз использовали сокращение, используйте его во всем резюме (но лучше приводить все наименования  полностью).

- Избегать длинных фраз и  мудреных слов.

- Четко выделять необходимые  заголовки.

- Проследить, чтобы резюме было оформлено в одном стиле.

- Выбрать стиль, который легко  читается (большие поля, не мелкий  шрифт, достаточное расстояние между  строками и т.п.).

- Использовать бумагу белого  цвета хорошего качества.

- Очень важно уместить резюме  на одной, максимум, на двух страницах.

- Быть уверенным, что Вы сможете  подтвердить всю информацию, которую  Вы включили в резюме.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  РЕЗЮМЕ

 

1. Резюме должно иметь ярко выраженную структуру и простой язык изложения. У работодателя должно уйти минимум времени на просмотр резюме и принятие решения по нему. В тексте должны бросаться в глаза ваши ключевые способности, достижения, опыт.

Резюме должно быть правильно оформленным. При его чтении не должно рассеиваться внимание. Необходимо сочетать аккуратные промежутки, ровные поля и не пренебрегать абзацами. Печатать резюме лучше на лазерном принтере - так ваш текст будет выглядеть более презентабельно.

2. Резюме должно быть кратким. Оптимальный объем - 1 страница. Останавливайтесь подробно на вашем опыте за последние 5-7 лет. Обязательно излагайте смысл грамотно, избегайте второстепенных деталей.

3. Резюме должно быть продуманным. Его содержание должно полностью соответствовать направлению работы, на которую вы претендуете. Если вы можете занимать разные должности, отправляйте несколько резюме.

4. Резюме должно быть доказательным. Приведите результаты вашей последней работы, используя числа и проценты; покажите реальный результат вашей деятельности.

5. Резюме должно быть точным. Остерегайтесь общих мест и лишних определений.

6. Резюме должно быть аккуратным. Указывая на свой положительный опыт, не заговаривайтесь, не хвастайте.

7. Резюме должно быть внешне привлекательным. Используйте качественную бумагу, желательно белую или кремовую. Шрифт должен быть хорошо читаемым, как правило, в диапазоне от 12 до 14 пунктов.

8. Резюме должно быть простым. Не увлекайтесь графическими рисунками, вычурными рамками, виньетками и прочей ерундой. Ни в коем случае не усложняйте текст аббревиатурами, которые, кстати, могут быть неизвестны работодателю. Полностью пишите названия школ, институтов и городов.

9. Резюме должно быть энергичным. Используйте глаголы действия, характеризуя свой опыт: "устроил", "организовал", "наладил" и проч.

10. Резюме должно быть корректным. Пользуйтесь краткими фразами и не увлекайтесь длинными словосочетаниями. Употребляя при необходимости специфические технические термины, позаботьтесь, чтобы они были понятны неспециалистам.

11. Резюме должно быть безупречным. Не доверяйте компьютерному редактору. Обязательно перечитайте его текст вслух после написания, чтобы убедиться в отсутствии ошибок и двусмысленностей.

12. Резюме должно быть читабельным. Помните, что неразборчивое резюме чаще всего остается непрочитанным.

13. Резюме должно быть официальным. Не перегружайте его данными личного характера, а именно: сведениями о родственниках, вашем весе, росте, здоровье. Ни в коем случае не прилагайте к резюме свою фотографию (кроме тех случаев, когда это требует работодатель).

14. Резюме должно быть законченным. Работодатели отлично понимают, что если они затребуют рекомендации, то вы их предоставите. Поэтому не пишите в конце резюме: «Рекомендации прилагаются».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ  РЕЗЮМЕ 

 

 

Александра Абашева Фаридовна
Контакты:	(495)ххх-хх-хх, моб.8- 9хх -ххх-хх-хх, nickname@domen.ru
Личные данные:
Дата рождения:	26.08.1983.
Место проживания:	г. Глазов
Цель:	должность начальника отдела продаж в торговой компании
Опыт работы:
01.2005 г. – наст. вр.	ООО «Текущее место работы» (Москва)
Профиль организации:	оптовая и розничная торговля бытовой химией
Должность:	менеджер по продажам
Обязанности:
- взаимодействие с оптовыми (торговые  предприятия) и розничными покупателями;  - составление и заключение договоров, контроль расчетов;  - координация деятельности представительств в регионах.
01.2000 г. – 12.2004 г.	ООО «Предыдущее место работы» (г. Мытищи, Московская область)
Профиль организации:	магазин хозяйственных товаров
Должность:	заведующий секции бытовой химии
Обязанности:
- заключение договоров с поставщиками  товара;  - ведение складского учета в секции:  - организация торговли в секции;  - личное руководство продавцами.
Базовое образование:
1995 г. – 2000 г.	Московский государственный университет (г. Москва)
Факультет:	экономический
Квалификация:	Экономист
Дополнительное образование:
03 – 09.2001 г.	Курсы английского языка, школа Native English (Москва)
06.2002 г.	Тренинг «Навыки эффективных продаж», «Институт успешных менеджеров» (Москва)
Дополнительные сведения:
английский язык: свободно общаюсь на бытовые темы; PC - пользователь (MS Office); водитель категории ВС, опыт вождения 3 года.

 

 

 

4. Правила написания сопроводительного письма к резюме

 

Сопроводительное письмо предназначено для поддержки резюме, и уже поэтому здесь не место слишком тяжелым оборотам. Простота (внешняя, конечно) - вот идеал. Параллельно необходимо тщательно проверить, чтобы между содержанием резюме и сопроводительного письма не было разногласий, подобные промахи производят удручающее впечатление на работодателя, даже если он догадывается о том, что вы допустили их неумышленно. Сопроводительное письмо должно содержать как можно меньше головоломок для адресата. В его тексте недопустимы сокращения и условные обозначения.

Если вы допустили незначительную ошибку при написании точных координат (названия, аббревиатуры) отдела (лица), которому адресовано резюме, оно скорее всего пропадет. Кадровики и руководство фирм крайне болезненно относятся к подобным вещам. Если вы пишете в тексте резюме «Господин, мадам, товарищи» или, например, «Тому, кто этим занимается» - не ждите ответа. Разумеется, также недопустимо допускать фамильярность вроде «Дорогие будущие работодатели». Равносильно провалу и обращение к работодателю или чиновнику по имени (это правило справедливо как для простого, так и для электронного резюме. Соискатель вакансии - это пока еще посторонний, чужой человек; он не должен так обращаться к руководителю.

Точно так же внешняя простота форм электронной коммуникации может сыграть злую шутку с теми, кто снижает стиль письма. Здесь, как правило, обходятся без сопроводительного письма, как отдельного документа, но все же вставляют перед текстом резюме нечто вроде: «Привет, вот мое резюме. Надеюсь, до скорой встречи». Это - вопиющая безответственность, ибо вы совершенно не знаете, кто и как будет оценивать ваше резюме. Любое обращение к должностному лицу надо выдержать в предельно строгих тонах, лишенных даже, слабого намека на несерьезность.

5. Общие рекомендации

 

5.1. О грамотности

 

Конечно, для многих должностей стопроцентной грамотности не требуется. Опыт показывает, что наличие грамматических и речевых ошибок слабо связано с деловыми и волевыми качествами кандидата - практическими навыками, работоспособностью, целеустремленностью, организаторской жилкой, способностью добиться результатов.

Зато наличие ошибок часто свидетельствует об уровне подготовки кандидата как специалиста - о его эрудиции, теоретической подготовке, логических и алгоритмических способностях, умении четко и связно излагать свои мысли.

В любом случае, грамматические и речевые ошибки еще никогда не способствовали хорошему восприятию текста и не улучшали качества резюме. Попросите знакомых филологов прочитать Ваше резюме, прежде чем решите рассылать его.