Подготовка и проведение совещаний

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ Что такое совещание? Слово «совещание» определяются толковым словарем как действие по глаголу совещаться т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем – либо что – либо. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определённое количество участников собираются в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. РАЗНОВИДНОСТИ СОВЕЩАНИЙ Виды совещаний 1.Оперативные. 2.Плановые. Оперативные совещания Круг обязанностей секретаря по подготовке небольшого совещания, которое проводится обычно в определённый день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснения и докладов руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении достаточным количеством стульев для участников совещания, бумаги для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок. Если же кабинет руководителя не позволяет проводить в нем совещания, то секретарь должен совместно с руководителем определить место проведения совещаний. В некоторых социалистических странах секретари ведут дневники совещаний, в которых регистрируют все помещения, где постоянно проходят эти мероприятия, их продолжительность и даты. Плановые совещания К плановым совещаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5 - 2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания. Составляются повестка дня, текст приглашения. Секретарь привлекает соответствующие службы к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Если секретарь не принимает участие в совещании, то он дежурит у телефона. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведения протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения). ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашённые из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, её рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. При проведении совещания с ограниченным числом участников, секретарь встречает их перед выходом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание. Регистрация участников Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. При организации больших конференций участников могут заполнять анкеты с последующим обобщением этих данных в списки. В регистрационных анкетах как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях – наличие ученых степеней и званий. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество

Проведение совещаний: основные правила

Совещания могут представлять собой  продуктивный обмен мнениями или  быть черной дырой, в которой без  следа исчезают время, усилия и энергия. Однако общей чертой почти для  всех совещаний является то, что  проходить они могут гораздо  успешнее, если каждый из присутствующих знаком с правилами эффективного общения.

Одни участники совещания выдвигают  полезные предложения и внимательно  выслушивают точки зрения остальных, но подавляющее большинство людей, похоже, гораздо больше интересует не изложение своих взглядов, а  проведение определенной политики.

Ниже приводятся шесть способов борьбы со скукой и повышения эффективности  общения во время проведения совещаний. Попробуйте воспользоваться ими  в следующий раз, когда вы будете присутствовать или председательствовать на собрании. Эти правила служат дополнением к рассмотренным  ранее общим рекомендациям.

Правило 1: Знать предмет  разговора

Препятствия могут возникнуть в  любое время: до собрания, во время  проведения совещания и даже после  него. Неспособность четко определить повестку ведет к неразберихе, пустой трате времени, упущенным возможностям и разочарованию.

Если возникающие во время собрания идеи и решения не доводятся эффективно до всех, кого это касается, в результате могут быть предприняты необязательные шаги и не осуществлены необходимые.

Поэтому прежде, чем прийти на любое  собрание, вы должны быть абсолютно  уверены, что понимаете причины  его созыва и вопросы, которые  будут обсуждаться. Если вам требуется  дополнительная информация, обязательно  потратьте время на предварительную  подготовку. Убедитесь, что у вас  есть все нужные документы и вы обладаете полной информацией о предмете обсуждения.

Не соответствующее повестке дня  или даже чуть-чуть отклоняющееся  от темы выступление — это потеря времени для слушателей. По словам Питера Дакера, «эффективность состоит не в том, чтобы делать какую-то вещь правильно, а в том, чтобы делать правильные вещи». Единственный способ удостовериться, что вы «делаете правильные вещи», — это тщательное планирование и подготовка.

Если на вас лежит ответственность  за организацию и проведение совещания, определите для себя четкие цели. Начните  со следующего вопроса: какую цель преследует это совещание?

Должно ли оно:

• Принять решение?
• Проанализировать или разрешить проблему?
• Ознакомить с новой информацией?
• Собрать информацию о том или ином проекте?

Точно сформулируйте, какого результата вы хотите добиться, и сообщите эту  цель всем, кто будет присутствовать на совещании. Подготовьте краткий  лозунг, отражающий конечную цель, и  поместите его на виду у всех присутствующих.

Правило 2: Настаивайте  на письменной повестке дня

Независимо от краткости совещания  настаивайте на том, чтобы повестка дня была составлена в письменном виде и заранее роздана всем участникам. Если вы будете председательствовать на совещании, организовать это вам  не составит труда. Если же организацией занимается кто-то другой, попросите  у него повестку или предложите самим  составить и раздать ее до начала совещания. Это обеспечит всем участникам достаточное время для подготовки и значительно снизит риск неразберихи  и ошибок.

Без письменной повестки дня совещания  часто превращаются в общие, расплывчатые дебаты, в которых упускаются ключевые моменты.

При организации совещания задайте  себе вопрос, что должны получить от этой встречи присутствующие. Как, по вашему мнению, должны измениться их взгляды  и их поведение?

Правило 3: Ограничьте свое участие в совещаниях

По возможности присутствуйте  только на тех совещаниях, где вам  действительно необходимо быть. Вы должны точно знать, зачем вы туда идете и — в том случае, если выступаете сами, — что хотите сказать.

Организуя совещание, приглашайте  только тех, чье присутствие абсолютно  необходимо. Чем больше число участников, тем труднее вам или кому бы то ни было успешно донести до слушателей свои мысли.

Если у вас есть право выбора, оцените важность совещания подобно  тому, как вы оцениваете любую требующую  затрат времени задачу. Спросите себя:

• Почему мне предложили принять участие в совещании?
• Что я могу из него вынести такого, что поможет мне делать свою работу более эффективно?

Правило 4: Поддерживайте  интерес участников совещания

Люди уделяют особое внимание тем  сообщениям, которые касаются их лично. Для успешного изложения своих  идей во время проведения совещания  удостоверьтесь, что вы в полной мере выполняете эти условия общения.

Проводя совещание, разнообразьте  формат, темп и стиль выступлений. Не давайте основным ораторам взять  в свои руки управление совещанием. Если два человека сцепились и  затеяли спор, не обращая внимания на остальных, измените формат собрания, превратив его во встречу двух противников.

Много времени теряется впустую, когда  люди не способны внимательно слушать  то, что им говорят. В результате вновь поднимаются ранее рассмотренные  темы и задаются вопросы, ответы на которые уже прозвучали. Все сообщения  должны касаться основных вопросов совещания  и не быть всего лишь предлогом  продемонстрировать личное остроумие  или мудрость участников.

Правило 5: Ваши выступления  должны быть краткими

Скажите то, что намеревались, и  останавливайтесь. Не поддавайтесь искушению  поболтать о пустяках.

Никогда не прерывайте другого оратора, даже если вы с ним абсолютно не согласны. Позвольте ему закончить  и только потом высказывайте свою точку зрения. Это не только вопрос вежливости, но и лучший способ подчеркнуть  приоритет ваших взглядов. Не прерывая оппонента, вы:

• Позволяете открыто прозвучать всем сильным и слабым сторонам его позиции. Если оппонента перебить, он может просто продолжить свою аргументацию, сопроводив ее саркастическим замечанием: «Если бы позволили мне закончить, то узнали бы...»
• Затрудняете ему ответ на ваши возражения, так как он уже использовал большую часть — если не все — своих аргументов.
• Укрепляете свои позиции, поскольку выглядите в глазах аудитории человеком, который внимательно выслушивает аргументы противоположной стороны и тщательно взвешивает все «за» и «против», прежде чем выдвинуть свои возражения.

Избегайте перехода на личности —  это разрушительно и непродуктивно. Это пустая трата времени, поскольку  оппонент начинает защищать себя или  делает ответные выпады.

Повышение эмоционального накала только отвлекает остальных участников совещания от обдумывания ваших  идей и уменьшает шансы успешного  общения.

Правило 6: Заканчивайте планом действий

Присутствуя или председательствуя  на совещании, поощряйте выступающих  сформулировать четкий план действий, который явился бы результатом вашей  встречи. Если вы начальник, дайте ясно понять присутствующим, что вы намерены твердо придерживаться выработанного  решения. Если принятое решение касается вас, обязательно выполняйте его.

Проведение собраний

Но для того, чтобы собрания действительно заработали, нужно учесть очень много тонкостей его проведения.

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри Компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между сотрудниками. Если Вы не будете проводить собрания с вашими подчиненными, то возникнет проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

• оперативно решить текущие проблемы в коллективе;
• замотивировать персонал на выполнение плана;
• собрать мнения и протестировать планируемые изменения;
• сформировать из коллектива команду;
• продвинуть Компанию вперед наиболее быстро и с минимальными затратами;

К сожалению, как правильно проводить собрания в ВУЗах не учат…

С некоторыми наиболее часто встречающимися ошибками при проведении собраний и приемами их исправления мы познакомимся с Вами на этом обзоре.

При проведении собраний нужно учитывать 3 основных момента:

• ДО
• ВО ВРЕМЯ
• и ПОСЛЕ собрания.

Что нужно сделать ДО собрания?

1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно.  Определите их регламент и проводите по расписанию. Пока Вы не будете собираться регулярно, Ваша команда не будет развиваться.

2. Внезапные собрания вызывают  лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 минут, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с …до…, место. Пусть сотрудники не собираются без нужды, а спокойно занимаются своим основным делом, а именно — зарабатывают деньги.

3. Крайне сложно готовиться к каждому собранию. Где найти на это время? Поэтому оптимально сделать один раз Регламент собраний, в котором вы пропишите все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию. Теперь Вам надо готовить не собрание, а только информацию по каждому вопросу.

4. Дублирование информации на разных собраниях вызывает общее недовольство администраторов — каждый ценит свое время. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь — делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу. (Кроме того, по некоторым оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают новую информацию плохо — не более 7% всей информации).