Особенности ведения деловой беседы

избегать пустых фраз.

4. Приспособить аргументы к личности  вашего собеседника:

направлять аргументацию на цели и  мотивы собеседника;

избегать простого перечисления фактов;

употреблять терминологию, понятную вашему собеседнику.

5. Избегать неделовых выражений  и формулировок, затрудняющих аргументирование  и понимание.

6. Попытаться как можно нагляднее  изложить собеседнику свои доказательства, идеи и соображения.

В аргументировании выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация, когда вы хотите что-то доказать или  обосновать, и контраргументация, с  помощью которой вы опровергаете утверждения партнеров по переговорам.

Для построения обеих конструкций  используются следующие основные методы аргументирования (логические).

Фундаментальный метод представляет собой прямое обращение к собеседнику, которого вы знакомите с фактами  и сведениями, являющимися основой  вашего доказательства. Если речь идет о контраргументах, то надо пытаться оспорить и опровергнуть доводы собеседника.

Метод противоречия основан на выявлении  противоречий в аргументации оппонента. По своей сущности этот метод является оборонительным.

Метод извлечения выводов основывается на точн6ой аргументации, которая постепенно, шаг за шагом, посредством частичных  выводов приводит вас к желаемому  выводу. При использовании этого  метода следует обращать внимание на так называемую кажущуюся причинность. Обнаружить ошибку такого рода не так  просто, как в примере использование  кажущейся причинности на одном  уроке физики. Учитель спросил  ученика: «Что ты знаешь о свойствах  тепла и холода?» - «В тепле все  тела расширяются, а в холоде сужаются». «Правильно, - заметил учитель, - а  теперь приведи несколько примеров». Ученик: «Летом тепло, поэтому дни  длиннее, а зимой холодно - и дни  короче».

Метод сравнения имеет исключительное значение, особенно когда сравнения  подобраны удачно.

Метод «да-но». Часто партнер приводит хорошо подобранные аргументы. Однако они охватывают или только преимущества, или только слабые стороны. Но поскольку в действительности у любого явления имеются как плюсы, так и минусы, то можно применить метод «да-но», который позволяет рассмотреть и другие стороны предмета обсуждения. В данном случае надо спокойно согласиться с партнером, а потом начать характеризовать этот предмет с прямо противоположной стороны и трезво взвесить, чего здесь больше, плюсов или минусов.

Метод «бумеранга» дает возможность  использовать «оружие» партнера против него самого. Этот метод не имеет  силы доказательства, но оказывает  исключительное действие, если применять  его с изрядной долей остроумия.

Метод игнорирования. Очень часто  бывает, что факт, изложенный партнером, не может быть опровергнут, но зато его можно с успехом проигнорировать.

Метод опроса основывается на том, что  вопросы задаются заранее. Конечно, не всегда целесообразно сразу открывать  свои карты. Но все можно задать партнеру заранее ряд вопросов, чтобы хотя бы в основном выявить его позицию.

Метод видимой поддержки. Заключается  в том, что к примеру, партнер изложил свои аргументы, и теперь вы берете слово. Но вы ему вообще не возражаете и не противоречите, а, к изумлению всех присутствующих, наоборот приходите на помощь, приводя новые доказательства в его пользу. Но только для видимости. А за тем следует контрудар, например: «Вы забыли в подтверждение вашей мысли привести и такие факты… «Но все это вам не поможет, так как…» а затем наступает черед ваших контраргументов.

Таким образом, создается впечатление, что точку зрения партнера вы изучили  более основательно, чем он сам, и  после этого убедились в несостоятельности  его тезисов. Однако этот метод требует  особо тщательной подготовки.

Фаза V. Завершение беседы и принятие решения.

Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это  значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:

- принятие решения

-достижение основной или (в  неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;

- обеспечение благоприятной атмосферы;

- стимулирование собеседника к  выполнению намеченных действий;

- поддержание в дальнейшем (в  случае необходимости) контактов  с собеседником, его коллегами;

- составление резюме с четко  выраженным основным выводом,  понятным всем присутствующим.

Существует два приема ускорения  принятия решения: прямое и косвенное  ускорение.

ПРЯМОЕ УСКОРЕНИЕ. Пример такого приема: «Мы сразу будем принимать  решение?» чаще всего собеседник еще не успел принять решение, и поэтому он отвечает: «Нет, пока не нужно. Я еще должен все обдумать».

С помощью приема «прямое ускорение» можно принять решение в самые  короткие сроки. Но такой прием часто не достигает цели, поскольку в 50% подобных случаев собеседник говорит «нет».

КОСВЕННОЕ УСКОРЕНИЕ. Этот прием позволяет  привести вашего собеседника к желаемой цели постепенно. Преимущество его  в том, что вы довольно рано начинаете  работать над достижением своей  цели, снижая степень риска неудачи.

Существует четыре варианта этого  приема.

Гипотетический подход. Почти все  люди испытывают некоторый страх, оказавшись в ситуации, когда им необходимо принимать решение. В связи с  этим целесообразно говорить лишь об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Для этого подходят следующие  формулировки: «Если…», «В случае если…», «Предположим, что…».

Поэтапные решения. Окончательный  вывод собеседника можно предупредить, предположив, что основное решение  беседы уже принято. Тогда принимаются  только предварительные или частичные  решения. Таким образом, вы фиксируете отдельные моменты решений еще  до того, как собеседник дал свое согласие. В результате достигается  сильное воздействие (путем внушения) на собеседника в нужном направлении.

Альтернативные решения. Суть этого  подхода в том, что вы предлагаете  собеседнику альтернативные варианты решения вопроса. Важно, что оба  варианта вас устраивали.

Все перечисленные методы косвенного ускорения принятия решения продуктивны  сами по себе, а если их использовать комбинированно, то их эффективность  будет еще выше.

Применяя эти методы, вы как бы заводите своего собеседника в безобидный тупик. Он углубляется в него и  невольно приближается к окончательному решению.

Заключительную часть выступления  собеседник запоминает лучше всего. Значит, последние слова оказывают  на него наиболее сильное воздействие. В связи с этим рекомендуется  записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений  или хотя бы заключительное.

Несколько общих советов в связи  с окончанием беседы:

Свободно обращайтесь к собеседнику  с вопросом, согласен ли он с вашей  целью.

Не проявляйте неуверенности в  фазе принятия решения. Если вы колеблетесь  в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник.

Всегда оставляйте в запасе один сильный аргумент, подтверждающий ваш  тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться.

Пользуйтесь достоверными аргументами, так как лучше, если собеседник примет решение сейчас, чем потом.

Не отступайте, пока собеседник несколько  раз отчетливо не повторит «нет».

Не сдавайтесь на милость собеседника  до тех пор, пока не попробуете все  известные методы форсирования.

Следите за поведением собеседника, чтобы  вовремя понять, что беседа подходит к концу. Закончите беседу в нужный момент.

Достигнув цели, прощайтесь с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите собеседника, поздравьте его с разумным решением.

Завершение беседы нельзя сводить  только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко  и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего  вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать  одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме.

 

Вывод

В словаре В.И. Даля находим значение этого слова: «Беседа -- взаимный разговор, общительная речь между людьми, словесное их сообщение, размен чувств и мыслей на словах».

Таким образом, сама суть беседы -- ведение диалога. Реплики участников взаимодействуют, образуют общую тему и разветвляются в процессе разговора, что позволяет собеседникам достичь согласия, найти кратчайший путь к решению проблем и, наконец, получить удовольствие от общения.

Прежде всего, следует помнить  о том, что диалог -- это сотрудничество, направленное на поиск истины и принятие оптимального решения.

Деловая беседа является наиболее благоприятной  и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение.

Таким образом, деловая беседа может  быть рассмотрена как особый вид  межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание участниками  беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой  беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.

 

Литература

1 Кузин Ф.А. Культура делового  общения: Практическое пособие-5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось- 89, 2004.-320с.

2 Каменская Е.Н. Психология и  этика делового общения. - Ростов  н/Д: Феникс, 2004.-224с.

3 Шейнов В.В. Психология и  этика делового контакта. М.,2006.- 290с.