Общение руководителя с подчинёнными как обмен информацией: коммуникативная сторона общения, основные коммуникативные барьеры в общении

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

“СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ”

Факультет управления

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по Психологии.

 

Тема: «Общение руководителя с подчинёнными как обмен информацией: коммуникативная сторона общения, основные коммуникативные барьеры в общении».

 

 

 

                              

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 411 группы

Челпанова Анна Андреевна

                                     

 

 

 

                                                     Проверил преподаватель

Рожкин Е.Н.

 

                                                                                           

                 

 

                                                                              

 

                                                  

 

 

 

 

                                                   СЫКТЫВКАР 2011

Содержание

 

 Введение…………………………………………………………………………….3

1. Управленческое  общение………………………………………………………..4

1.1. Функции управленческого общения………………………………………..5-6

1.2. Формы управленческого  общения………………………………………........7

2. Коммуникативный  аспект……………………………………………………8-10

2.1. Коммуникативные  барьеры в общении………………………………….10-13

Заключение……………………………………………………………..………14-15

Список используемой литературы……………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение  

 

В  настоящее  время,  в  условиях  развития  рыночных  отношений,  роста конкуренции, перед любым предприятием стоят задачи  повышения  эффективности своей  деятельности.  Успешное  их  решение  во  многом  зависит  от  уровня управления  работой  персонала.  В  связи  с  этим   назрела   необходимость совершенствования управления, приведения его в соответствие  с  условиями  и целями деятельности.

   Руководитель должен  понимать, что чем лучше у него  сложатся  отношения  с подчинёнными,   тем   эффективнее    будет    производство,    а    основной характеристикой отношений между  руководителем  и  подчинённым  является  их непосредственное  общение.  Поэтому  этика  делового  общения  в  управлении является основополагающей. Вот это я и попытаюсь раскрыть в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Управленческое общение

 

Управление как деятельность имеет четыре функции: планирование, организация, формирование мотивации у подчиненных, контроль за выполнением заданий. Эти функции связаны между собой процессами коммуникации в виде общения и обмена информацией, а также принятия определенных решений.

Общение руководителя, вызванное необходимостью осуществления управленческих функций с учетом обратной связи, называется управленческим общением. Цель его состоит в изменении деятельности людей в определенном направлении, что соответствует одной из целей управления, как они понимаются в кибернетике и точных науках.

Руководитель вступает в управленческое общение для того, чтобы, во-первых, передать информацию в форме распоряжений, указаний, рекомендаций и советов, во-вторых, получить от подчиненных сведения о выполнении задания и, в-третьих, для оценки качества его выполнения. Однако руководители, отдавая распоряжения, не каждый раз контролируют их исполнение и не всегда дают оценку выполненному, поэтому первая из названных функций управленческого общения — выдача распорядительной информации — осуществляется наиболее часто и оказывает наибольшее влияние на деятельность организации.

Распорядительная информация по форме бывает директивная и демократическая. К директивным формам относятся: приказ, распоряжение, указание, требование. Демократическими формами являются рекомендация, совет и просьба. При этом следует заметить, что, хотя сочетание слов «просьба» и «распорядительная информация» для некоторых руководителей может показаться не совсем обычным, в принципе любое распоряжение руководителя может быть представлено в форме просьбы.

 

1.1 Функции управленческого общения

 

    Предмет   изучения   общения   руководителя   с   подчинённым   является многосторонним и неоднозначным. В процессе взаимодействия субъект и  объект управления  выполняют  сотни  различных  функций,  которые  в  свою  очередь подразделяются на  интегральные  (охватывающие  деятельность  организации  в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

    Для  такого  аспекта  рассмотрения,  как  этика   делового   общения   в управлении, наиболее важны следующие функции:

   1. Функция социализации. Включаясь в совместную  деятельность  и  общение, молодые  сотрудники  не  только  осваивают  коммуникативные  умения  и навыки, но и учатся быстро  ориентироваться  в  собеседнике,  ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что  также  очень  важно как  в  плане  межличностной  адаптации,  так  и   для   осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение  имеет приобретаемое при этом  умение  действовать  в  интересах  коллектива, доброжелательное,  заинтересованное  и  терпимое  отношение  к  другим сотрудникам.

   2. Контактная функция. Цель этой  функции  –  установление  контакта  как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к  приёму  и передаче    сообщения    и    поддержания    взаимосвязи    в    форме взаимоориентированности.

   3. Координационная функция, цель  которой  –  взаимное  ориентирование и согласование  действий  различных  исполнителей  при  организации   их совместной деятельности.

   4.  Функция  понимания,  что  есть  не  только  адекватное  восприятие  и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг  друга  (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).

   5. Амотивная  функция,  цель  которой  –  возбуждение  в  партнёре  нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение  с  их помощью собственных переживаний и состояний.

Ориентация в этих функциях и  умелое  пользование  ими  помогает  выявить причины   возникающих   трудностей   при   реализации   конкретной    задачи управленческого  общения.  Разработка  теоретических  основ  управленческого общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому  не  праздным является вопрос  о  том,  какое  управленческое  общение  мы  будем  считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации  рассматривают с точки зрения достижения целей участниками  общения.  Но  в  управленческом общении может быть два и более партнёров, и каждый из них  может  иметь  свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда  и  противоположную.  Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчинённого в  необходимости выполнения  какой-либо  работы,  а  подчинённых,  в  свою   очередь,   может стремиться  отказаться  от  этого  поручения.  Цели  противоположны  и,  при отсутствии компромиссного решения, решение для одного  из  участников  будет «неэффективным».

   Эффективность управленческого  общения нельзя рассматривать  в  отрыве  от управленческой  деятельности  в  целом.  Коммуникация  является  условием  и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным  следует  считать такое  управленческое  общение,  которое   обеспечивает   достижение   целей управленческой деятельности  посредством  оперативной  передачи  необходимой информации,  оптимального  психологического   воздействия,   взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

 

 

 

1.2. Формы управленческого общения

 

Принято выделять несколько форм управленческого общения:

Субординационная форма — это общение между руководителями и подчиненными, в основу которого положены административно-правовые нормы. Такое общение складывается как между руководителями и исполнителями, так и между руководителями разных уровней.

Служебно-товарищеская форма общения — общение между коллегами, в основу которого положены административные уложения и моральные нормы. Дружеской формой общения является общение между руководителями, в системе образования возможно между руководителями и подчиненными. В основе такого общения лежат социально-психологические нормы взаимодействия.

Выбор руководителем той или иной формы управленческого общения зависит от уровня управления, производственных и общественных условий индивидуально-психологических качеств подчиненных. Например, на уровне управления организацией наиболее целесообразна субординационная форма, тогда как в рабочей подгруппе она малоэффективна и более адекватной может быть дружеская форма общения. В структуре управленческого общения, как и в любой другой форме общения, можно выделить три аспекта: коммуникативный, интерактивный и перцептивный.

 

 

 

 

 

 

 

2. Коммуникативный аспект

 

Коммуникативный аспект, или коммуникативная сторона общения, сводится к обмену информацией, которая в процессе общения должна быть правильно понята и интерпретирована. Передача любой информации производится посредством знаковых и символических систем, наиболее известными среди которых являются речевая и языковая системы. Коммуникатор, человек, передающий информацию, используя вербальные (речевые) и невербальные (неречевые) средства общения, кодирует информацию. Реципиент, человек, принимающий информацию для осмысленного восприятия, декодирует ее. Для того чтобы обеспечить возможность партнерам по общению понимать друг друга, должна быть выработана единая система значений в коммуникативных системах, разработан тезаурус понятий, позволяющий собеседникам правильно ориентироваться в определенной области знаний. В связи с этим в процессе общения коммуникатор и реципиент попеременно меняются местами: коммуникатор становится реципиентом, реципиент — коммуникатором, что, в конечном счете, приводит к относительно адекватному информационному обмену. В теории информационных систем существует, тем не менее, убеждение о невозможности точной и полной передачи информации по системам связи из-за ее потери и искажения в сети. В психологии также известен феномен личного смысла, благодаря которому каждый из партнеров по общению на основе своих мотиваций и знаний по-своему воспринимает и интерпретирует сообщения. Очевидно, что эти расхождения в смысловой стороне информационных сообщений и порождают конфликты между партнерами.

Эту же особенность коммуникативного аспекта общения отмечает Г.М.Андреева, считая, что подобный информационный подход не учитывает психологически важные характеристики человеческой коммуникации. В коммуникативном межперсональном процессе происходит не просто движение информации, а активный обмен ею, при котором особую роль играет значимость того или иного сообщения. Восприятие смыслового содержания вербальной информации, которое отражено, прежде всего, в речи, становится возможным благодаря ее сигнификативной функции, когда человек с помощью слов вызывает образы предметов. Слово дает возможность анализировать предметы, вещи, выделять их существенные и второстепенные признаки. Овладевая словом, человек осваивает сложные системы связей и отношений между предметами и явлениями объективного мира. Способность их анализировать, выделять в них существенное, главное и второстепенное, относить эти предметы и явления к определенным категориям является непременным условием при определении значения слова. Составленный на этой основе словарь, охватывающий термины и понятия какой-либо специальной сферы деятельности, называется тезаурусом. Расхождения в тезаурусе являются частой причиной непонимания информации или неверной ее интерпретации и в конечном счете также порождают условия для внешних конфликтов, которые могут приводить к существенным сбоям в деятельности коллектива.

Обмен информацией обязательно предполагает психологическое воздействие на партнера в целях изменения его поведения. Эффективность коммуникации часто измеряется адекватностью этого воздействия. Основное средство воздействия в процессе коммуникации — слово. Однако одновременно со словом на поведение реципиента в определенной степени влияют и эмоционально-выразительные компоненты речи: ритм, пауза, интонация, модуляция голоса. Выразительные компоненты, воздействующие на партнера по общению, имеются и в письменной речи в виде размашистости подчерка, силы нажима, угла наклона, направления строк, формы прописных букв.

Итак, коммуникативное влияние, являющееся результатом обмена информацией, возможно лишь тогда, когда оба участника общения обладают единой или схожей системой кодирования и декодирования. В управленческом общении это подчеркивает значимость и важность владения профессиональным языком, который использует менеджер для распоряжения. При этом уровень общей культуры и интеллектуального развития работника должен быть достаточным для понимания того, о чем с ним говорят. 

 

 

2.1 Коммуникативные барьеры в общении

 

В условиях человеческой коммуникации периодически возникают так называемые коммуникативные барьеры, которые имеют социальный и психологический характер. Причинами таких барьеров могут быть различия в мировоззрении, мироощущении и мировосприятии, а также психологические особенности партнеров по общению, например чрезмерная застенчивость одних, скрытность других, непримиримость третьих. В случае возникновения коммуникативных барьеров информация искажается или теряет первоначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к реципиенту. Психологическим следствием барьеров может быть возникновение чувства неприязни, недоверия к коммуникатору, которое распространяется и на передаваемую им информацию.

В качестве наиболее распространенных форм коммуникативных барьеров рассматриваются:

1) информационно-дефицитный барьер, когда коммуникативная помеха — это механический обрыв информации или неясность передаваемой информации;

2) замещающее - искажающий барьер возникает в случае, если реципиент ясно слышит передаваемые слова, но придает им другое значение;

3) фонетическое непонимание может быть следствием общения на разных языках и диалектах или существенных дефектов речи и дикции, искаженного грамматического строя речи. Этот барьер также порождается невыразительной и быстрой речью, речью-скороговоркой и речью с большим количеством звуков-паразитов;