Имидж руководителя

В этой связи целесообразно рассмотреть также способы экономии рабочего времени.

Хорошей иллюстрацией этого принципа может стать практика президента США Дуайта Эйзенхауэра, который рассматривал все дела на основе двух критериев: важности и срочности. На основе этого он располагал, все свои дела в ячейки простой матрицы, показанной на рисунке1. Задачи типа А, как срочные и важные, необходимо решать незамедлительно. Задачи типа Б, как важные, но не слишком срочные, требуют внимания и определения сроков исполнения, без которых они в какой – то момент рискуют превратиться в задачи категории А. Задачи типа В целесообразно перепоручить подчиненным или специалистам, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Про задачи типа Г руководитель может забыть. Ловушка в которую попадают большинство руководителей заключается в том, что они занимаются в основном делами категории Г и В и не справляются с делами А и Б. Часто это происходит потому, что дела типа Г и В сделать проще и их результаты налицо, что психологически укрепляет человека.

Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра

     Руководителю  нужно научиться отличать «важное» от «срочного» в этом ему поможет  помочь реализация Принципа Парето. Согласно этому правилу, жизненно важные дела 20% по своей значимости равны 80%. И, наоборот 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни (рисунок 2).

Рисунок 2 – Принцип Парето

     Также менеджер может применить для учета своего времени карточку ежедневного учета времени, разработанную А. Гастевым. На рисунке 3 представим фрагмент карточки учета личного времени А. Гастева, разработанной им еще в двадцатых годах. Заводится она на один день. В левой части карточки записывается вид деятельности, справа, в масштабе одна клеточка – 30 минут, отмечается время, когда и как долго выполнялся данный вид деятельности. Апробация на большой группе людей показала, что карточки Гастева продолжают оставаться одним из лучших инструментов наблюдений за своим временем.

Таблица 2 – Карточка ежедневного учета  времени А.Гастева 

     Процесс учета времени по карточкам А. Гастева делится на несколько этапов. Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа «код» не заполняется. В графе «Вид деятельности» фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени – 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

     В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который  каким – то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются.

Схожие виды работ объединяйте под одним  кодом, но не старайтесь свести все  виды деятельности к 3 – 4 кодам. Оптимальное  их число – 15 – 20. Например:

     После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.

На рисунке 3 представим фрагмент анализа времени  по карточкам Гастева. Слева в  вертикальном столбце написаны коды видов деятельности. Горизонтальная линия дает масштаб времени, в качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

Рисунок 3 – Фрагмент анализа времени  по карточкам Гастева

Руководители  рассматривают отвлекающие факторы  как часть своей работы. В таблице 3 приведем примеры отвлекающих факторов и пути решения проблем.

Таблица 3 – Отвлекающие факторы и пути решения проблемы 

     Следует учитывать и 7 способов тайм – менеджмента, которые гарантируют высокую  производительность. Точнее говоря это способы правильной организации собственного мышления. Мы назовем их «7R», потому что название каждого из них на английском языке начинается с R.

     Первое  «R» – Resistance (реакция сопротивления). Каждый раз, испытывая трудности  в работе, сталкиваясь с неудачей, менеджер расстраивается. В этой ситуации менеджер, вместо того чтобы форсировать события, должен заняться анализом.

     Второе  «R» – Reevalute – (пересмотр, повторное  рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, нужно заново рассматривать все происходящее.

     Третье  «R», дающее наибольшую эффективность  работы – Reorganization (реорганизация). Менеджеру  нужно постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и делать больше самых важных дел. Руководитель должен быть готов к  реорганизации.

     Четвертое «R» – Restructuring (реструктуризация). Она  подразумевает, что необходимо как  можно больше времени, занимаясь  теми 20% работы, которые имеют самую  высокую ценность, и как можно  меньше всеми остальными. Реструктуризация позволяет выполнить все больше и больше ценной работы.

     Пятое «R» – Reengineering (реинжиниринг). Это  постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Менеджеру  целесообразно составить список всех этапов рабочего процесса. Например, первый этап – это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом и др. Руководитель должен сделать полный список шагов и постараться сократить список. Второй этап реинжиниринга – передать все малоценные дела другим людям.

     Шестое  «R» – Reinventing (переосмысление). Необходимо подумать, что нравиться делать, и постараться заново «изобрести»  себя.

     Седьмое «R» – Regain control (возврат контроля). Руководителю необходимо контролировать себя, брать на себя полную ответственность, не делась себе поблажек и не винить другого.

     Особое  значение в процессе создания имиджа имеет планирование. Значение планирования в жизни любого человека, стремящегося к достижению успеха, подчеркивается в работах практически всех авторов. Без рационально составленного плана достижение любой конечной цели, в том числе и желаемого имиджа, практически невозможно.

     Рекомендуется даже выделять определенное время, например, несколько часов в определенный день недели, только для организации  процесса планирования.

Такой подход существенно  экономит время и делает работу более  эффективной. В мероприятия по совершенствованию  стратегии развития должны быть включены в план работы наряду с другими  делами.

В зависимости  от поставленной цели этими мероприятиями могут быть действия по совершенствованию внешней стратегии (например, посещение парикмахера, косметолога, визажиста), либо действия, направленные на улучшение психологической составляющей (посещение психолога, обучение на курсах, изучение иностранного языка и т.д.). Исчерпывающий список мероприятий составить практически невозможно, действия зависят от поставленной цели. Если какое – либо мероприятие по совершенствованию имиджа планируется исключительно ради престижа (потому что так делают все), оно не будет способствовать достижению желаемого результата. Любое действие, предпринимаемое руководителем (человеком, без сомнения, занятым), должно служить определенной цели и выполняться абсолютно сознательно.

     Менеджеру следует использовать инструменты  планирования рабочего дня. Рекомендуемые инструменты планирования: «держать в голове»; список дел; карта мыслей; секретарь; «метод швабры».

«Держать в  голове», пользоваться этим методом  следует, тогда когда на день –  одна задача. Или на выходных или  в отпуске. Когда не столь критичны результаты и плотность дел низка. Плюсы метода в том, что он легко применяется, ничего дополнительного кроме головы не надо. Но есть и минусы: ограниченность только одной задачей; риск потери, забытья задач; нет возможности объективно оценить «что хотел / чего достиг».

Список дел  и карта мыслей. Это два структурно разных способа, представления информации на бумаге. В таблице 4 приведем сравнительные  данные по каждому инструменту.

Таблица 4 – Сравнительные данные списка дел и карты мыслей 

     Руководителю  рекомендуется обладать обоими методами, так как в его работе регулярно, встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества».

     Секретарь. Его плюсы в том что: можно радикально облегчить жизнь. Но есть и минусы: дорогое удовольствие; требует времени на подбор подходящего секретаря и введение его в специфику работы.

     «Метод  швабры». Суть метода – составить  список дел и периодически определять приоритеты, выполняя только важные. Плюсы метода в том, что он самый быстрый инструмент, ведущий к успеху. Недаром его оценили в 25 тыс. долларов. Минусы в том: сложно использовать в офисном режиме работы; требует высокой мотивации, чтобы заниматься «неинтересными» задачами в первую очередь.

     Возможно  использование функциональной матрицы. Этот метод наглядно представляет основные функции и этапа, ответственных  людей. 

Хорош метод 5W2H при построение и развитее имиджа. В соответствие с данным методом, получившим название 5W2H – аббревиатура от английских слов what (что), why (зачем), where (где), when (когда), who (кто), how (как), how much (сколько). Эти вопросы представлены в таблице 5.