Разработка автоматизированной информационной системы учета продаж фармацевтических препаратов

Выделим основные внешние  сущности структурной модели исследуемого бизнес-процесса пункта столичной аптеки Ригла:

Поставщики. Поставщиками лекарственных  препаратов для пункта столичной  аптеки Ригла являются предприятия и организации разнообразных форм собственности, деятельность которых направлена как на реализацию, так и на производства лекарственных препаратов при наличии соответствующих разрешительных документов. Поставщик предоставляет исследуемому предприятию информацию о лекарственных препаратах, их стоимости и условиях поставки интересующих лекарственных препаратов. В случае оформления заявки на поставку медикаментов, доставки продукции на склад и после проведения соответствующей оплаты, поставщик получает чек, гарантирующий своевременную оплату аптекой данной поставки продукции.

Продукция (лекарственные  препараты). Продукция представляет собой перечень лекарственных препаратов, их стоимость и информацию о производителе. Помимо этого, для данной внешней  сущности также характерно наличие  информации об особенностях хранения и перевозки данных лекарственных  препаратов.

 Бухгалтерия. Бухгалтерия  является структурным подразделением  исследуемой организации. Бухгалтерия  является структурой, которая в  процессе работы с поставщиками  является контролирующей. В бухгалтерию  поступает счет-фактура от поставщика  и формируется соответствующий  отчет по оплате, произведенной  поставщику за доставленные лекарственные  препараты.

Склад. Согласно информации о покупке необходимых лекарственных  препаратов и на основании товарной накладной поставщик на склад  пункта столичной аптеки отгружает  соответствующие лекарственные  препараты. Помимо этого, склад по запросу  предоставляет информацию о наличии  медикаментов на складе и их количестве.

На рис. 1.1. представлена DFD-модель процесса работы исследуемой организации с поставщиками.

Рис. 1.1. Диаграмма потоков  данных – контекстный уровень.

 

1.2.2. Определение  места проектируемой задачи в  комплексе задач и ее описание

 

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности пункта столичной аптеки Ригла в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс управления работой с поставщиками. Данный бизнес-процесс занимает важное значение в деятельности аптечного пункта, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности исследуемой организации.

В целом, бизнес-процесс работы с поставщиками включает в себя несколько  этапов.

1. Подготовка и оформление  заявки на покупку медицинских  препаратов.

Поставщик продукции, обращающийся в пункт столичной аптеки Ригла, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и стоимости. В свою очередь, аптека Ригла обращается к поставщику на основании соответствующей заявки, в которой указываются реквизиты клиента (наименование, номер счета, месторасположение, ОКПО, ИНН и т.п.), перечень необходимых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем аптеку заказе.

2. Резервирование заказываемой  продукции.

На данном этапе происходит уточнение данных по заявке и проверки наличия необходимой продукции  у поставщика. В случае наличия  продукции менеджер отдела закупок  резервирует указанную в заявке продукцию у поставщика.

3. Оформление документов.

Данный этап представляет собой составление необходимых  документов для поставщика и заключение договора на доставку медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции.

4. Контроль выполнения  условий оплаты.

На основе полученной информации и сформированного договора происходит перевод денежных средств со счета  аптечного пункта на счет поставщика - оплата продукции. Данный этап выполняет  менеджер отдела закупок.

5. Оформление отправки  товара.

На основании оформленной  заявки и получения оплаты выполняется  отправка товара (продукции) поставщиком  на указанный адрес склада.

6. Контроль выполнения  условий договора.

Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый  бизнес-процесс закупок в пункте столичной аптеки Ригла. К результатным документам относятся:

Отчет;

Закрывающие документы (чек, товарная накладная).

Для описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) построим функциональную модель исследуемой задачи.

Бизнес-процесс работы с  поставщиками пункта столичной аптеки Ригла на можно наглядно и точно описать с помощью методологии SADT в нотации IDEF0. IDEF0-модель используется для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются.

Ниже, на Рисунках 1.2, 1.3, 1.4. 1.5 и 1.6, представлены разработанные диаграммы IDEF0 исследуемого процесса (с разной степенью детализации исследуемого бизнес-процесса), которая используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции  системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие  эти функции.

Рис. 1.2. IDEF0-модель AS-IS бизнес-процесса управление работой с поставщиками аптеки Ригла

Рис. 1.3. демонстрирует модель AS-IS взаимосвязи с другими подзадачами процесса работы с поставщиками, задействованных в их решении специалистов (они же – механизмы процесса).

 

Рис. 1.3. Функциональная модель AS-IS исследуемого бизнес-процесса (декомпозиция)

 

Входами ЭИС являются материал или информация, который используются или преобразовываются работой  для получения результата (выхода). Входными информационными потоками (INPUT) для будущей задачи автоматизации  будет заявка на товар, и информация о заказчике (реквизиты заказчика  и адрес доставки).

Выходами (OUTPUT) являются материалы  или информация, которые производятся работой, в моделируемой системе  выходы представляют собой необходимые  документы (договор на покупку, закрывающие  документы, и отчеты).

Управление (CONTROL) – правила, стратегии, процедуры и стандарты, которыми руководствуется работа. Управлением  являются законы РФ и рекомендации бухгалтерии.

Механизмы (MECHANISM) – ресурсы, которые выполняют работу. Механизмами  исследуемого процесса являются менеджер отдела закупок, руководитель отдела, генеральный директор.

Выполним декомпозицию функциональных блоков №1, 4 и 6 (см. рис. 1.7).

Декомпозиция AS-IS функционального  блока «Подготовка и оформление заявки» представлена на рис. 1.4.

 

Рис. 1.4 IDEF0-модель AS-IS бизнес-функции  «Подготовка и оформление заявки»

На рис. 1.5 Приведена декомпозиция AS-IS бизнес-функции «Контроль выполнения условий оплаты».

Рис. 1.5 Декомпозиция функционального  блока №4 «Контроль выполнения условий  оплаты заказчиком».

Декомпозиционная модель AS-IS функционального блока №6 представлена на рис. 1.6.

 

 

Рис. 1.6. Декомпозиция функционального  блока «Контроль выполнения условий  договора», модель AS-IS.

 

1.2.3. Обоснование  необходимости использования вычислительной  техники для решения задачи

 

Автоматизация исследуемого бизнес-процесса работы с поставщиками, прежде всего, связана с понятием документооборота. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения. В общем случае, под документооборотом понимают движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки.

 

1.2.4.Документооборот

 

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное  использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с документами, представленными  в электронном виде, с реализацией  концепции «безбумажного делопроизводства».

Существует также такое  понятие, как электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью  средств компьютерной обработки  информации, подписанный электронной  цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый  на машинном носителе в виде файла  соответствующего формата. Электронная  цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность  контроля целостности и подтверждения  подлинности электронных документов.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует  интенсификации  и четкой организации  всего предприятия, вплоть до каждого  сотрудника. Таким образом, при наличии  регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным  документооборотом принято понимать организацию движения документов. При  этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они  чаще всего остаются на сервере), а  передача прав на их использование  с уведомлением конкретных пользователей  и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных  документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента  в деятельности любого предприятия  информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и  управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации  прохождения документов внутри предприятия  принято называть делопроизводством  данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное  понятие структуры информационного  обмена – документопоток.

Для любой организации  можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и  исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри аптеки, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема  хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В  то же время сегодня желательна детальная  регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений  о подразделениях и должностных  инструкциях специалистов.

Таблица 1.1 – Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота.

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети, факсы	Ответы и письма по электронной  почте, факсимильная информация
Бумажные       документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, Служебные записки

 

Автоматизация взаимоотношений  с поставщиками на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для  хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации  документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые  по сути своей идентичны:  потеря документа, либо его долгий поиск (большой  объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен  из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.