Проектирование АЭИС закупочной деятельности торгового предприятия

Далее для каждой сущности были заданы входящие в нее атрибуты. Атрибут выражает определенное свойство объекта. Весь набор атрибутов каждой сущности с описанием, выделенными ключевыми атрибутами, именами ролей, типами данных представлен в качестве отчета ERwin в Приложении 4.

Связь является логическим соотношением между сущностями. По связи различают зависимые и независимые сущности. Идентифицирующая связь устанавливается между независимой (родительский конец связи) и зависимой (дочерний конец связи) сущностями. Экземпляр зависимой сущности определяется только через отношение к родительской сущности и изображается на диаграмме прямоугольником со скругленными углами. На диаграмме из 16 сущностей, 7 – независимые, а остальные 9 – зависимы от независимых сущностей.

Неидентифицирующая связь служит для связывания независимых сущностей. 

Рисунок 12 . Схема данных АИС закупочной деятельности (логический уровень).

 

Рассмотрим связи между сущностями проектируемой системы:

1. Идентифицирующая связь:
1. «Поставщик» - «Банковские реквизиты». Связь «один-ко-многим», поскольку поставщик может иметь несколько счетов в разных банках;
2. «Поставщик» - «Прайс». Связь «один-ко-многим», поскольку поставщик в процессе своей работы меняет цены на товары, поэтому меняются и сами прайсы, которые высылает поставщик, но необходимо, чтобы все прайсы, в том числе и те, по которым уже не работают, сохранялись в БД.
3. «Поставщик» - «Счет». Связь «один-ко-многим», так как поставщик присылает на каждую поставку накладную, значит у одного поставщика может быть нуль, одна или много накладных.
4. «Поставщик» - «Заказ». Связь «один-ко-многим», так как один поставщик может выполнять от одного и более заказов, либо не делать поставки по причине не размещения ему заказов.
5. «Прайс» - «Содержание прайса». Связь «один-к-одному», так как одному прайсу соответствует только одно наполнение. Кардинальность связи – Z – «ноль или один», поскольку прайс может существовать какое-то время и без содержания, пока оно не будет введено.
6. «Заказ» - «Оплата». Связь «один-ко-многим», так как заказ может быть оплачен частями, а не единовременным платежом.
7. «Заказ» - «Состав заказа». Связь «один-к-одному», так как один заказ имеет только одно содержание заказа.
8. «Заказ» - «История заказа». Связь «один-к-одному», так как один заказ может иметь только одну историю. Указанная мощность связи – Z – означает наличие в таблице одной или вообще отсутствие записи, в том случае, когда заказ уже создан и размещен, но пока не выполнен.
9. «Товар» - «Состав заказа». Связь «один-ко-многим», так как один товар может быть заказан много раз.
10. «Группа товаров» - «Товар». Связь «один-ко-многим», так как к одной группе товаров может относится от одного и более товаров, либо вообще не относится, если группа создана, а товаров еще нет.
11. «Артикул» - «Товар». Связь «один-к-одному», так как одному товару может соответствовать только один артикул.
12. «Счет» - «Оплата». Связь «один-ко-многим», так как каждый документ на оплату (накладная, счет-фактура) может быть оплачен частями, а не единовременным платежом.
2. Неидентифицирующая связь (обязательная, т.е. в зависимой сущности не может быть нулевых значений мигрирующих атрибутов):
1. «Сотрудники» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - сотрудники могут делать один и более заказов, так же могут совсем их не делать. Заказ оформляется только одним сотрудником.
2. «Сотрудники» - «Заявка». Связь «один-ко-многим» - сотрудники могут делать одну  и более заявок или не делать их, но одна заявка делается только одним работником.
3. «Поставщик» - «Договор». Связь «один-ко-многим», поскольку с поставщиком в процессе работы может быть заключено от нуля до большого числа договоров. Если поставщика не будет в базе (напр., он удален), договор все равно должен храниться.
4. «Условия оплаты» - «Договор». Связь «один-ко-многим» - в договоре может быть указано исключительно только одно условие уплаты поставки, а на любое условие может быть использовано в нескольких договорах.
5. «Прайс» - «Состав заказа». Связь «один-ко-многим», так как заказ делается поставщику, который на определенный момент времени может работать только по одному прайсу, но по каждому прайсу может быть сделано много заказов.
6. «Товар» - «Заявка». Связь «один-ко-многим» - один конкретный товар может быть указан в заявке только один раз, а заявка может содержать один и более товаров. Поэтому мощность связи – P – «один и более».
7. «Договор» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - в рамках одного договора может быть совершено несколько заказов, но заказ всегда делается по одному договору.
3. Неидентифицирующая связь (необязательная, т.е. в зависимой сущности могут находиться нулевые значения мигрирующих атрибутов):
1. «Заявка» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - на основе одной заявки может быть сделано несколько заказов разным поставщикам. Но заказ может быть сделан и самостоятельно сотрудником отдела снабжения без заявки.

 

2.3.1.2. Описание входной, постоянной и выходной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера7.

Входной информацией для АИС закупочной деятельности предприятия является:

1. Информация о поставщиках;
2. Заключенные договора;
3. Прайсы поставщиков продукции;
4. Приходные накладные поставщиков;
5. Заявки со склада.

Условно-постоянной информацией в разрабатываемой системе являются «Справочники»:

1. Группы товаров;
2. Артикул;
3. Товар;
4. Сотрудники;
5. Условия оплаты.

Эти таблицы содержат информацию, наиболее редко меняющуюся.

Выходной информацией будут являться отчеты, а так же выходной документ – «Заказ на поставку» (рисунок 13), который составляется в процессе закупки товаров. Один экземпляр бланка заказа отправляется по электронной почте или факсом поставщику, а другой предоставляется на подпись уполномоченному лицу, т.е. начальнику отдела снабжения. Бланк документа «Заказ на поставку» является формой, самостоятельно разработанной в рассматриваемой организации. Для его формирования необходима следующая входная информация:

• Инфомация о заказчике – данные организации ООО«Диванофф», а именно, полное название организации, адрес, ИНН/КПП, тел./факс.
• Информация о поставщике.
• № договора, по которому делается заказ.
• Информация о необходимом товаре.

Бланк заказа выглядит следующим образом:

Рисунок 13. Бланк заказа на поставку

В АИС закупочной деятельности результатными отчетами являются:

1. Отчет «Число заказов за период»
2. Отчет «Поставлено товаров за период»
3. Отчет «Заключено договоров за период»
4. Отчет «Статистика выполнения поставок» (по браку, пересорту, недопоставкам)
5. Отчет «Стоимость поставок за период»
6. Отчет «Количество просроченных платежей»
7. Отчет «Эффективность работы менеджеров по снабжению»
8. Отчет «Общее количество заявок за период»

Выходные отчетные документы формируются в конце каждого месяца менеджером по снабжению в одном экземпляре, не учитывая электронной копии, и передаются исполнительному директору для анализа ситуации на предприятии и принятию управленческих решений.

2.3.2. Внутримашинное информационное обеспечение

Основной частью внутримашинного ИО является информационная база (ИБ). Проектируемая интегрированная ИБ, или база данных, имеет определенную структуру диалога.

Рассмотрим структуру диалога БД проектируемой информационной системы:

 

Рисунок 14. Схема диалога проектируемой АИС

 

Главное меню представляет собой основную кнопочную форму, на которой располагаются 5 кнопок: «Поставщики», «Заявки», «Заказы», «Отчеты» и «Выход из программы». Главная кнопочная форма открывается при запуске программы.

После нажатия кнопки «Поставщики», «Заказы» или «Отчеты» открываются зависимые кнопочные формы с расположенными на них кнопками.

На открывающейся форме «Поставщики» расположены следующие кнопки:

• Контактная информация – открывается форма для ввода информации о поставщиках, которая записывается в таблицу БД «Поставщик»;
• Банковские реквизиты - открывается форма для ввода реквизитов поставщика, которые записываются в таблицу БД «Банковские реквизиты»;
• Договора - открывается форма для ввода основной информации из договора с поставщиком, которая записывается в таблицу БД «Договора»;
• Платежный документ - открывается форма для ввода основной информации из платежного документа, которая записывается в таблицу БД «Счет»;

В вышеперечисленные открывающиеся формы можно вводить информацию, изменять и корректировать нужные записи, выводить их в режим просмотра. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно к форме «Поставщики».

Кнопка «Заявка» сразу открывает форму для ввода входной заявки, пришедшей со склада. В данной форме можно также производить корректировку данных, просматривать их. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно в главную кнопочную форму.

На открывающейся форме «Заказы» расположены следующие кнопки:

• Формирование заказа – при нажатии на кнопку открывается форма для ввода заказа, которая содержит в себе подчиненную форму «Состав заказа» для ввода позиций заказываемого товара. На данной форме присутствует кнопка «Бланк заказа», которая открывает для просмотра бланк заказа, который можно просмотреть и вывести на печать, после чего закрыть, нажав кнопку «Выход» и вернуться к форме «Формирование заказа».
• Оплата - открывается форма для ввода информации о совершенной оплате приходной накладной, которая записывается в таблицу БД «Оплата».
• История – открывается форма для ввода информации о выполненной поставке товара, которая записывается в таблицу БД «История заказа».
• Выход – возвращение на главную кнопочную форму.

Кнопка «Отчеты» открывает кнопочную форму со всеми имеющимися отчетами, при нажатии на кнопку любого отчета открывается данный отчет. Его можно просмотреть, вывести на печать, а кнопка «Выход» закрывает окно и возвращает в форму «Отчеты».

Кнопка «Выход из программы» закрывает главную кнопочную форму, происходит завершение работы с программой.

 

2.4 Выбор и обоснование комплекса технических средств.

Для торгового предприятия процесс закупки товаров на продажу является одним из важнейших этапов в процессе работы всей организации. Вся деятельность, осуществляемая в рамках отдела снабжения традиционна, и в силу большого объема аналитической работы и ручных операций занимает большое количество времени.

Автоматизация процесса закупочной деятельности позволит сократить объем ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета.

Оперативный учет и контроль за отношениями с поставщиками, обеспечением предприятия товарами, учет оплаты поставок имеют следующие особенности, влияющие на выбор использования вычислительной техники специалистами отдела снабжения: большой объем используемых данных, справочные данные; необходимость постоянного обращения к данным, поиск и выборка их по разным ключевым признакам; оперативная обработка данных по основным объектам учета; составление и систематическое ведение различных документов, используемых в оперативной работе снабженцев.

Технические средства должны обеспечивать надежность работы системы, быстродействие, иметь невысокую стоимость аппаратных средств и функционально полный состав. В качестве технической базы функционирования АРМ менеджеров по снабжению можно использовать компьютер, который уже имеется в распоряжении отдела и имеет следующие технические характеристики:

1. Системный блок:
1. Процессор - AMD Athlon … ;
2. Оперативная память - 1 Gb;
3. Емкость жесткого диска - 120 Gb;
2. Монитор – размер 17 дюймов;
3. МФУ – принтер лазерный А4, сканер, копир;
4. Клавиатура;
5. Мышь.

 

2.5 Проектирование технологического процесса обработки информации

.

 

 

2.6 Оценка эффективности АИС закупочной деятельности

Эффективность системы – это свойство системы выполнять поставленную цель в заданных условиях использования и с определенным качеством8.

Эффективность – это одна из возможных характеристик качества системы с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

На стадии проектирования информационной системы определяют расчетную эффективность, поскольку система еще не реализована, и ее фактическую эффективность определить невозможно.

Необходимость создания АИС в торговой организации продиктована экономическими и социальными интересами, и именно социально-экономические факторы должны быть основными при оценке эффективности ИС.

Социальная эффективность

Работа службы снабжения считается эффективной, когда она быстро реагирует на потребности предприятия и при этом обеспечивает экономию затрат, связанных с их удовлетворением. Качество закупочной деятельности измеряется степенью легкости извещения о возникшей потребности и эффективностью, т.е. скоростью ее обеспечения.

За счет использования в работе лиц, осуществляющих закупочный процесс, проектируемой АИС, будут достигнуты такие результаты: повышение качества информации и ее достоверности, сокращение времени на поиск информации, сокращение времени на формирования отчетности и возможность оперативно предоставлять требующийся отчет в любой момент времени. Посредством автоматизации произойдет предотвращение ошибок пользователя за счет вывода сообщений об ошибках и использования средств, минимизирующих объем ручного ввода. Также произойдет повышение качества труда менеджеров. Наличие точной оперативной информации даст возможность быстро оценивать ситуацию и принимать необходимые решения.

Экономическая эффективность

Сократить затраты на снабжение можно двумя способами: путем снижения расходов, связанных с закупками, и путем снижения стоимости самих приобретаемых товаров и услуг.

Экономическую эффективность можно определить с помощью трудовых и стоимостных показателей. Для их расчета необходимо оценить затраты на обработку информации до внедрения АИС и после внедрения информации при достигнутом уровне автоматизации. Но поскольку количественно оценить требуемые показатели после внедрения АИС на данном этапе не представляется возможным, то ограничимся только качественной эффективностью. Но даже без точной количественной оценки трудовых затрат можно сказать, что общие затраты на осуществление закупок значительно снизятся за счет сокращения трудозатрат на выполнение ручных операций.

 

Заключение

 

….

 

 

Автоматизация рутинных операций позволяет уделять больше времени таким задачам, как оптимизация и укрепление связей, улучшение отношений с поставщиками. Это даст организации такие выгоды, как более точное представление о запасах материалов у поставщика, корпоративные скидки, более оперативная реакция поставщика на немедленные  запросы и в том числе ускорение доставки, что в настоящее время очень ценно для любого предприятия. Все это даст возможность постепенно переходить к «идеальной организации снабжения».