Автоматизация учета товаров в розничной торговле

     1.3 Организация учета  товаров и контроля движения.

     Чтобы правильно сформировать продажную  цену и узнать финансовый результат, нужно грамотно отразить стоимость  товаров в бухгалтерском и  налоговом учете. Учет в розничной  торговле имеет некоторые нюансы, которые необходимо знать.

     Для ведения бухучета фирма может  сама выбрать способ учета товаров: по покупным ценам или по продажным. Главное закрепить выбранный способ в учетной политике. Однако в налоговом учете товары всегда нужно отражать по покупным ценам.

     Покупная  цена – сумма расходов, связанных  с приобретением товара, то есть его фактическая себестоимость. В бухгалтерском и налоговом учете себестоимость купленных товаров формируют по-разному. То есть некоторые расходы по правилам бухучета включают в их фактическую себестоимость, а по правилам налогового учета – нет. Учет затрат, связанных с покупкой товаров, приведен в таблице 1. 

Таблица 1 – Учет затрат

 

     Продажная цена товаров состоит из покупной стоимости и торговой наценки. Торговая наценка включает в себя запланированный доход фирмы и НДС. Торговую наценку и розничную цену товара отражают в специальном документе – реестре розничных цен. При продаже товаров наценку списывают.

     Иногда  товар необходимо переоценить (уценить  или дооценить). Переоценив товары, составляют инвентаризационную опись, акт. В ней указывают:

• дату изменения цены;
• наименование переоцениваемого товара;
• количество переоцениваемого товара;
• прежнюю цену на товар;
• новую цену на товар;
• сумму переоценки (разность между стоимостью товаров в старых и новых ценах).

     Операции  движения товара, будучи звеньями технологической  цепочки работы с товаром и  иным имуществом, как раз и являются той основой, вокруг которой, собственно, и выстраиваются все процедуры контроля: и контроль покупателей товара, и контроль денежных средств в оплате за товар, и контроль персонала, перемещающего этот товар.

     Прием товара от поставщиков или из собственного распределительного центра (склада) торговой сети является одной из узловых точек, в которых могут и, несомненно, возникают значительные потери. Поэтому данный этап товародвижения должен подвергаться особому контролю, ведь именно с него, а чаще еще и со склада, начинаются потери в магазине. В отношении множества известных рисков и всевозможных способов нанесения ущерба на этом этапе применяются блокирующие контрольные мероприятия, сводящиеся к четкому контролю ограниченного набора параметров:

     •соответствие количества принимаемого товара сопроводительным документам;

     •соответствие качества принимаемого товара сопроводительным документам и отраслевым требованиям;

     •соответствие количества товара, принятого на склад  магазина, количеству товара, введенного в компьютерную систему учета;

     В режиме функционирования магазина постоянный контроль качества товара также предназначен для предотвращения потерь путем своевременной корректировки условий и режимов хранения в кладовых; постоянной ротации товара на полках, когда ближе к покупателю должен выставляться товар, имеющий более «близкие» к окончанию сроки реализации, а также выявления товара с истекшими сроками годности. Особому контролю подвергаются целиком товарные группы при жалобах покупателей на качество тех или иных товаров.   

     Значительно улучшают контроль за товаром, сокращают кражи и позволяют экономить магазинам средства применение штрихового кодирования на товаре и электронного контроля на выходе (противокражные системы). Данные контроля за состоянием склада магазина могут обеспечить информацией о предметах особенно уязвимых для краж.

     Таким образом, в технологической цепочке можно выделить следующие точки контроля (рис. 2) 

Рисунок 2 – Точки контроля движения товара

 

     2. Проектирование информационной системы 

     2.1 Моделирование системы управления

     При управлении в данной сфере приходится принимать сложные решения, касающиеся разработки стратегий, размещения магазинов, выбора товарного ассортимента и предоставляемых услуг, управления персоналом, а также вопросов ценообразования, продвижения и представления товаров в магазине [1]. Диаграмма деятельности по управлению магазином приведена на рисунке 3.

 

 

     Рисунок 3 - Диаграмма деятельности по управлению магазином 

     Наибольшее  внимание руководством предприятий  данной сферы уделяется вопросам организации торгово-технологических процессов в магазине. Основные процессы определены в подсистеме «Управление товаром». При управлении товаром выполняется цепочка технологических операций:

     - Прием товара;

     - Перемещение товара (на склад,  в торговый зал и т.д.);

     - Выкладка товара (мерчендайзинговые решения);

     - Продажа товара.

     Каждая  из этих операций контролируется подсистемой  контроля движения товаров. В подсистему поступает информация из каждой подсистемы, что дает возможность подсистеме контроля не только формировать отчетность, но и выдвигать требования по перемещению товаров (нехватка товаров в зале, плохое расположение с точки зрения безопасности и т.д.), а также формировать решения по проведению акций и мероприятий (плохая продажа товара, приближение окончания срока годности и т.д.). Диаграмма взаимодействия подсистем с подсистемой контроля показана на рисунке 4. 

 

Рисунок 4 – Взаимодействие подсистем 

     2.2 Моделирование подсистемы  контроля

     Вся поступающая в подсистему информация должна регистрироваться в общей  базе, поскольку для принятия решений требуется совокупная информация из разных источников. Диаграмма потоков данных для подсистемы контроля показана на рисунке 5. 
 
 

 

     Рисунок 5 – Диаграмма потоков данных 

     Из  рисунка видно, что в подсистеме выполняются 4 основных процесса:

     1. Контроль поступление товара. Информация складывается из сопроводительных документов при поступлении товара.

     2. Контроль наличия товара в торговых залах и складах. Информация для данного процесса складывается из информации о поступлении товара и информации по продажам, а также информации по потерям в торговом зале.

     3. Контроль продаж. Информация для данного процесса складывается из информации по произведенным продажам и необходима для определения хорошо и плохо продаваемых товаров.

     4. Контроль сроков годности продуктов. Информация для данного процесса берется из характеристик продуктов и информации об их поступлении на склад.

     Описание  процессов представлено в таблице 2. 
 
 
 

Таблица 2 – Описания процессов контроля

 

     Таким образом, необходимо разработать информационную модель, в которой будет осуществляться подобное преобразование информации. 

     2.3 Разработка шаблонов документов

     НИПИстатинформ  Госкомстата России на основании  Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 разработаны образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н (табл. 3).  

Таблица 3 – Первичные формы учета