Порядок истребования налоговыми органами документов у налогоплательщиков

Если истек  срок проведения налоговой проверки

Допустим, проверяемый налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) получил требование о представлении  документов (информации) незадолго  до окончания камеральной или выездной⁴ налоговой проверки. Если к моменту окончания налоговой проверки срок представления документов, указанный в требовании, еще не истек, после завершения проверки такое требование исполнению не подлежит.

Аналогично налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент), в отношении которого проводится налоговая проверка, вправе не исполнять  требование о представлении документов (информации) в следующих случаях:

• если налоговый орган запрашивает документы для проведения камеральной налоговой проверки, однако срок проведения данной проверки уже истек;
• если истек предельный срок проведения выездной налоговой проверки, установленный в пункте 6 статьи 89 НК РФ. Выездная налоговая проверка не может продолжаться более двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях — до шести месяцев.

В каком виде и как представлять документы

Истребуемые документы могут  быть представлены в налоговый орган  лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Это указано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Любым из перечисленных способов представляют документы (информацию) и те лица, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Представление документов на бумажном носителе. В ответ на требование о представлении документов (информации) налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) передает налоговому органу не подлинники, а заверенные копиизапрашиваемых документов. Копии документов заверяются самим проверяемым лицом (лицом, у которого истребованы сведения о взаимоотношениях с контрагентом). При необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что до 2 сентября 2010 года непосредственно в пункте 2 статьи 93 НК РФ было указано, как организациям следовало заверять копии документов, представляемых в налоговый орган. Копии документов заверялись подписью руководителя (заместителя руководителя) или иного уполномоченного лица и печатью организации. Несмотря на исключение данной нормы из НК РФ, в порядке заверения копий документов, представляемых по запросу налогового органа, ничего не изменилось. Причем аналогичная норма о том, как организациям заверять копии документов, сохранилась в форме требования о представлении документов (информации).

По-прежнему налоговые органы не могут  требовать, чтобы копии представляемых документов были удостоверены нотариально, если такое удостоверение не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Представление документов в  электронном виде. Если истребуемые у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он может направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая возможность появилась с 2 сентября 2010 года. При этом под установленными форматами следует понимать форматы документов в электронном виде, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, то есть ФНС России.

Как только Порядок направления  требования о представлении документов (информации) и Порядок представления  документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, вступят в силу и будут установлены форматы документов в электронном виде, налогоплательщики смогут выбирать способ представления истребуемых документов — на бумажном носителе (в виде заверенных копий) или в электронном виде. Причем выбор будет именно у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента). Налоговые органы не вправе требовать от налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) представления документов исключительно в электронном виде.

Обратите внимание

Как заверить копию многостраничного документа?

В Налоговом кодексе нет  прямого ответа на данный вопрос. Исходя из практики налоговых органов, можно  назвать два допустимых варианта заверения копий многостраничных документов:

• заверять каждую страницу копии такого документа;
• прошить весь документ, последовательно пронумеровать все его листы и заверить документ в целом (указав общее количество листов в прошитой пачке).

Однако при выборе второго  варианта следует учитывать толщину пачки, качество бумаги и прочность материала, используемого для прошивки (шпагат, бечевка и т. д.). Ведь сотрудники налогового органа будут работать с копией такого документа, в том числе знакомиться с его содержанием, копировать или сканировать его. Таким образом, при прошивке копии многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения всех реквизитов документа (в том числе резолюций, виз и иных отметок на полях);
• исключить возможность механического разрушения (расшивки) прошитой пачки при работе с ней;
• обеспечить возможность свободного копирования (сканирования) каждого листа документа в прошитой пачке

Однако налогоплательщики  смогут представлять истребуемые документы  в электронном виде (например, счета-фактуры) только после того, как будет утвержден и начнет действовать еще и порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). Этот порядок должен установить Минфин России (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Ответственность за непредставление истребованных документов

Ответственность проверяемого лица. Отказ проверяемого лица (налогоплательщика, плательщика сборов, налогового агента) от представления документов, запрашиваемых в ходе проведения налоговой проверки, или непредставление указанных документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением (п. 4 ст. 93 НК РФ). За совершение такого правонарушения предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Поскольку штраф взимается за каждый непредставленный документ, налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) привлекается к ответственности, только если из требования о представлении документов (информации) можно четко установить точное количество запрашиваемых документов. В противном случае (например, если формулировки в требовании не позволяют точно определить, какие именно документы запрашиваются) налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 НК РФ⁵.

Отказ проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) от представления по запросу налогового органа дополнительных сведений и объяснений, оформляемых в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др., а также их несвоевременное представление не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ.

Ответственность контрагента. Непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказеорганизации представить по запросу налогового органа имеющиеся у нее документы, содержащие сведения о другом налогоплательщике, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ). Штраф в размере 10 000 руб. взыскивается также за уклонение от представления указанных документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями. Эти меры ответственности распространяются на контрагентов — юридических лиц, у которых налоговый орган истребует документы о деятельности другого проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) в соответствии со статьей 93.1 НК РФ.

Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) контрагентом или иным лицом сведений о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), которые в соответствии с НК РФ он должен сообщить налоговому органу⁶, влечет ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). За повторное совершение такого же правонарушения в течение календарного года предусмотрен штраф в повышенном размере — 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).

Административная  ответственность. В дополнение к ответственности, предусмотренной в НК РФ, должностные лица (как правило, руководитель) организации-нарушителя привлекаются еще и к административной ответственности. Они могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Указанный штраф взыскивается за непредставление в налоговые органы в установленный срок (отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или в искаженном виде)документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Следовательно, данная мера административной ответственности применяется как в ситуации, когда истребуемые документы не представил проверяемый налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент), так и в ситуации, когда запрошенные документы или информацию не представил контрагент или иное лицо, располагающее такими документами (информацией).

Ограничения на повторное истребование документов

Начиная с 2010 года в ходе проведения налоговой проверки и иных мероприятий  налогового контроля налоговые органы не вправе повторно истребовать у  проверяемого лица документы, которые  он уже представлял в налоговые органы при проведении в отношении него самого камеральных или выездных налоговых проверок (п. 5 ст. 93 НК РФ). Ограничение не распространяется на две ситуации:

• если проверяемое лицо представляло в налоговый орган подлинники документов, которые впоследствии налоговый орган возвратил проверяемому лицу;
• если документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

С 1 января 2011 года ограничение  на повторное истребование документов распространяется также на документы, которые по запросу налогового органа представляют контрагенты и иные лица, располагающие документами о проверяемом налогоплательщике (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Данное ограничение применяется в отношении документов, представляемых в налоговые органы после 1 января 2011 года⁷.

Следовательно, в 2011 году контрагент или иное лицо, располагающие документами  о деятельности проверяемого налогоплательщика, вправе не представлять документы по запросу налогового органа, если эти документы контрагент уже представлял в рамках камеральной или выездной налоговой проверки, проводимой в отношении самого контрагента как налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента). Получается, что ограничение на повторное истребование документов не распространяется на случаи, когда документы представлялись ранее в налоговый орган по требованию, выданному в соответствии со статьей 93.1 НК РФ.

Вместе с тем категория  контрагентов и иных лиц, располагающих  документами (информацией) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), достаточно искусственна. Помимо статьи 93.1 НК РФ, в других статьях Налогового кодекса она не упоминается, то есть носит скорее технический характер и использована для удобства изложения данной нормы. Поэтому указанная категория может быть сведена к следующим группам лиц:

• налогоплательщики (плательщики сборов, налоговые агенты);
• органы государственной власти и местного самоуправления (например, органы, осуществляющие регистрацию физических лиц по месту жительства, адвокатские палаты субъектов РФ, органы, ответственные за ведение кадастрового учета), учреждения, организации и должностные лица, указанные в статье 85 НК РФ.

Таким образом, по мнению автора, для применения ограничения на повторное истребование документов не имеет значения качество, в котором выступало лицо, уже представлявшее истребуемый документ, — представляло ли оно документы как проверяемое лицо или как контрагент о другом проверяемом налогоплательщике

Типичные нарушения

Пожалуй, наиболее распространённым нарушением, допускаемым налоговиками, является истребование - наряду с документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, - документов бухгалтерского учёта лица, которому направлено требование (первичных документов, ведомостей учёта и т. д.). В таком случае можно ссылаться на то, что такие документы - это документы бухгалтерского учёта (в чём можно легко убедиться, проштудировав статьи 1-3, 8-10 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте"). Соответственно они являются документами бухгалтерского учёта контрагента и не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика.

Случается, что налогоплательщики  должны представить книги покупок  и продаж, а также налоговые декларации. Следует помнить о том, что книги покупок и продаж также являются учётными документами организации-контрагента (иного лица). Они предназначены исключительно для определения налоговой базы по НДС и определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке, и не относятся к деятельности проверяемого налоговыми органами налогоплательщика.

Что касается деклараций, то, согласно статье 80 НК РФ, налоговая  декларация - это письменное заявление  налогоплательщика об объектах налогообложения, полученных доходах и произведённых расходах, источниках доходов, налоговой базе, налоговых льготах, исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога. Налоговую декларацию контрагента также вряд ли правомерно считать документом, относящимся к деятельности проверяемого налогоплательщика.