Організація роботи державних нотаріальних архівів

 

 

ЗМІСТ

 

Вступ

1. Структура нотаріальних органів
2. Повноваження державних нотаріальних контор та архівів
3. Організація роботи державних нотаріальних архівів

Висновок

Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Нотаріат в Україні - система органів і посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, в також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші передбачені законодавством нотаріальні дії з метою надання їм юридичної вірогідності. Учинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або мають приватну нотаріальну практику (приватні нотаріуси). Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.

Нотаріус - це громадянин України, який має вищу юридичну освіту (університет, академія, інститут) і пройшов стажування протягом шести місяців в державній нотаріальній конторі або у нотаріуса, що займається приватною нотаріальною практикою, склав кваліфікаційний іспит та одержав свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю.

У чинному законодавстві України про нотаріат не дано визначення поняття нотаріальної дії, хоч цей термін широко використовується. Разом із тим, виходячи зі змісту та правових наслідків їх вчинення, під нотаріальними діями слід розуміти посвідчення безспірних прав та фактів, що мають юридичне значення, а також вчинення інших дій, спрямованих на позасудову охорону прав і інтересів осіб, що належать до повноважень нотаріальних органів. Вчинена нотаріальна дія є безспірним фактом, що не потребує додаткового доказу в суді, інших органах державної влади та місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, якщо рішенням суду, що вступило в законну силу, не було встановлено іншого.

 

 

 

 

 

1. СТРУКТУРА НОТАРІАЛЬНИХ ОРГАНІВ

 

Для адміністративних правовідносин характерною є вертикальна підпорядкованість суб'єктів керівним органам, а нотаріально-адміністративні суттєво відрізняються від таких правовідносин. Так, управління юстиції є регіональним адміністративним органом, але питання про дисциплінарну відповідальність нотаріусів ним не вирішується. Подання управління юстиції не передається за їх власною підпорядкованістю, а розглядається спеціально створеним для цього нотаріальним органом - Комісією з розгляду подань Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Ця комісія розглядає питання дисциплінарної відповідальності осіб, що вчиняють нотаріальні дії. Отже, як бачимо, з питань анулювання свідоцтва та позбавлення особи статусу нотаріуса нотаріальні адміністративні відносини вирізняються доволі складними внутрішніми зв'язками. Це положення можна підкреслити суб'єктним складом осіб, що безпосередньо належать до структури нотаріату в Україні, а також впливають на діяльність нотаріату.

До структури нотаріату в Україні віднесені:

• державні нотаріуси, які за організаційною формою їх діяльності об'єднані в державні нотаріальні контори та архіви, що є юридичними особами;
• нотаріуси, які займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси);
• уповноважені на здійснення нотаріальних дій, передбачених законом, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії у тих населених пунктах, де немає державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів;
• головні лікарі, начальники медичних частин, командири військових частин, начальники місць позбавлення волі, капітани морських суден та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, передбачені статтею 40 Закону (посвідчення заповітів та доручень);
• стажисти нотаріусів;
• консульські установи України та дипломатичні представництва України, які вчиняють нотаріальні дії за кордоном;
• кваліфікаційна комісія нотаріату, що утворюється при Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управліннях юстиції обласної, Київської та  Севастопольської міських державних адміністрацій, головним завданням якої є визначення рівня професійної підготовленості осіб, що мають намір займатися нотаріальною діяльністю;
• Вища кваліфікаційна комісія нотаріату, що утворюється при Міністерстві юстиції України, основним завданням якої є розгляд скарг на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату;
• Комісія з розгляду подань Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яка розглядає питання дисциплінарної відповідальності осіб, що вчиняють нотаріальні дії;
• управління юстиції;
• Міністерство юстиції України.

 

 Управління державними нотаріальними конторами здійснюють Міністерство юстиції України, Рада Міністрів Республіки Крим, державні адміністрації областей, міст Києва та Севастополя, а контроль за законністю виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків - Міністерство юстиції України, управління юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласні, Київської та Севастопольської державних адміністрацій. Отже, однією із функцій Міністерства юстиції та його підрозділів лише опосередковано є координуюча роль, управління та контроль за діяльністю нотаріальних органів, і слід зазначити, що не всіх. Тобто, Міністерство юстиції лише частково належить до структури нотаріату. 

  Деякі посадові особи та органи віднесено до структури нотаріату лише через те, що вони виконують окремі нотаріальні провадження, і загальною рисою всіх перерахованих вище суб'єктів є їхня участь у нотаріальних процесуальних або нотаріальних адміністративних правовідносинах. І в цьому разі на їхні дії поширюється законодавство України про нотаріат. Отже, за суб'єктами та функціями, а також відповідними повноваженнями різних органів, що тією чи іншою мірою належать до нотаріату України або причетні до його законодавства, можна говорити про структуру нотаріальних органів. Так, нотаріальні дії у виконавчих комітетах сільських, селищних, міських Рад народних депутатів вчиняють посадові особи (голова, його заступник, секретар), на яких за рішенням (розпорядженням) виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів покладено провадження цих дій. Але вони входять до структури виконавчого комітету і їхня діяльність регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетах сільських, селищних., міських Рад народних депутатів України, що затверджена Наказом Міністра юстиції України від 25.08.94 року (із змінами № 41/5 від 27.05.97 р.).

У визначенні нотаріату в Україні застосовується термін "система", що об'єднує органи та посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти. Під системою тут слід розуміти не тільки сукупність нотаріальних органів, які діють на території України та за її межами, а взаємозв'язки між цими нотаріальними органами. Такі взаємозв'язки між нотаріусами України передбачені лише для передачі заповіту та вжиття заходів щодо охорони спадкового майна, що не зовсім відповідає розвитку засобів передачі й отримання інформації та можливим потребам громадян.

Розширення зв'язків між нотаріусами різних куточків нашої країни надасть можливість передавати доручення, навіть укладати угоди, сторонам, не витрачаючи для цього зайвих грошей на переїзд. Зрозуміло, що анархії в цьому питанні допускати не можна, і необхідно продумати відповідні умови розширення таких зв'язків. На перший погляд, необхідною умовою для цього має стати дозвіл Міністерства юстиції України: для експерименту спочатку слід надати таке право лише деяким нотаріусам, які пройдуть відповідну реєстрацію, а також передбачити систему кодування таких зв'язків за аналогією із банківською. Так, на сьогодні вже мають місце випадки укладання угод між двома юридичними особами за допомогою зв'язків через Інтернет, тобто розробляються проекти угод, відшліфовуються їх умови, але ще не знайдено правомірного і безпечного шляху підпису та обміну договорами, оскільки в цьому разі особи мають їхати до інших міст для посвідчення угод. Автор пропонує вирішувати це питання через зв'язки між нотаріусами різних міст України та в майбутньому - українських нотаріусів з іноземними. В цьому випадку пропонується двом особам угоди звертатися до нотаріальних контор за місцем їх розташування і підписувати угоди, а нотаріуси за допомогою пошти або сучасних засобів зв'язку: Інтернету, факсимільного зв'язку тощо, зобов'язані передати договори з оригіналами підписів та реквізитів сторін і надати їм юридичної вірогідності. Особливе значення матиме ця пропозиція для укладення багатосторонніх угод, сторони яких можуть перебувати як у різних куточках України, так і за кордоном.

Отже, такі зв'язки між окремими нотаріусами можна буде налагодити й із закордонними колегами, оскільки наявність консульських установ та представництв, наприклад в Росії, не може задовольнити потребу у тісних зв'язках між громадянами та юридичними особами двох держав. Так, представництва в основному розташовані у великих містах, а громадяни України можуть перебувати не тільки у Москві, а й у Свердловську, Архангельську та ін.

Дискусійним на сьогодні є питання щодо структури нотаріату в Україні. Існує точка зору про необхідність ліквідації державних нотаріальних контор або інституту приватних нотаріусів. Аргументують таку думку тим, що державні нотаріальні контори утримуються за рахунок бюджету, тому їхнє існування - це додатковий тягар для бюджету, тоді як приватні нотаріуси здійснюють свою діяльність на засадах самоврядування. Прибічники існування державних нотаріальних контор пов'язують їх існування з можливістю незаможних верств населення отримати нотаріальну допомогу. Але помилковість такої думки полягає в тому, що, збільшуючи бюджетні асигнування на утримання неприбуткових установ, які можуть бути замінені або ліквідовані, держава породжує ще більшу кількість незаможних осіб.

Співіснування державних та приватних нотаріальних контор доведено часом, але треба намагатись, щоб умови, в яких вони конкурують, були хоча б приблизно рівними. Інакше всі найталановитіші нотаріуси будуть займатись приватною нотаріальною діяльністю. Хоча досить значна конкуренція існує й між приватними нотаріусами, що має певним чином вплинути на якість послуг та їхню вартість. Але сподіватись на те, що приватні нотаріуси оберуть невигідний нотаріальний округ, безумовно, неможливо.

Отже, якщо штучно ліквідувати державні нотаріальні контори, то постане питання про необхідність утримання приватних нотаріусів в нотаріальних округах, де нотаріальна діяльність не дає достатнього доходу. І громадяни будуть змушені постійно їздити до великих міст за вчиненням нотаріальних дій. Можна також ставити питання про розширення компетенції посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, але ця пропозиція перетворить таких осіб на нотаріусів з недостатнім рівнем їхньої компетентності.

Останнє положення свідчить про необхідність вжиття деяких запобіжних заходів щодо осіб, які мають намір займатись нотаріальною діяльністю, якщо рішення про ліквідацію державних нотаріальних контор буде запроваджене. Після закінчення вищих навчальних закладів та проходження стажування певна категорія таких осіб не буде спроможна внести страхову суму або страхову заставу. Для таких осіб державні нотаріальні контори - єдиний спосіб працевлаштування за спеціальністю, якщо не брати до уваги можливість молодих нотаріусів із самого початку попасти у фінансову залежність від підприємців.

Якщо приватні нотаріуси будуть об'єднуватися в нотаріальні бюро чи контори, то такі об'єднання зможуть брати молодих нотаріусів на роботу та вносити за них відповідні страхові внески.

Таким чином, вигідність ліквідації державних нотаріальних контор має вираховуватися не тільки підрахунком сальдо (хоча внесок державних нотаріусів у бюджет держави є позитивним порівняно з тими витратами, що йдуть на утримання нотаріату та всієї структури нотаріальних органів), а й з урахуванням цілісності системи нотаріальних органів, можливості молодих спеціалістів працювати за обраною ними спеціальністю тощо.

Органами, які здійснюють більшість нотаріальних дій, є державні нотаріальні контори, які утворюються в містах та великих населених пунктах.

Державні нотаріальні контори відкриваються і ліквідуються Мін'юстом України. Штати державних нотаріальних контор затверджуються управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських Рад народних депутатів у межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати. Указом Президента України від 23 серпня 1998 року встановлено, що державні нотаріуси в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців відповідних категорій (п. 5).

Державні нотаріальні контори є юридичними особами. Очолює державну нотаріальну контору завідуючий. Призначення на посаду державного нотаріуса та звільнення з посади провадиться управлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських Рад народних депутатів.

За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством, а за надання додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру справляється окремаплатня у розмірах, що встановлюються управліннями юстиції.

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером. Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, передбаченому законодавством України. Відповідальність державного нотаріуса носить дещо не визначений Законом «Про нотаріат» характер, але все одно має особистий характер. Так, особа має можливість звернутись з позовом до нотаріальної контори, в якій нотаріус працює. Нотаріальна контора як юридична особа повинна відшкодувати шкоду особі, заподіяну з вини її працівника під час виконання ним своїх обов'язків, яка виникла внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса (ст. 21 Закону та ст. 441 ЦК), а потім звернутися з регресним позовом до свого працівника (ст. 452 ЦК). Якщо шкода завдана особі через злочинні дії нотаріуса, то порушується кримінальна справа, і  державний або приватний нотаріус несуть особисту кримінальну та цивільну відповідальність.