Отчёт по практике в Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей № 14

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников общеобразовательного учреждения.

Документы в личных делах  располагаются в следующем порядке:

• внутренняя опись документов дела;
• заявление о приеме на работу;
• направление или представление;
• анкета;
• листок по учету кадров;
• автобиография;
• копия паспорта;
• документы об образовании;
• аттестационный лист;
• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления  об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного  значения.

Личные дела могут  выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором общеобразовательного учреждения.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных  записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они  заведены.

Для высылки личных дел  по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного общеобразовательного учреждения.

Личные дела имеют  длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся  на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу обязаны  предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора  общеобразовательного учреждения является инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» №162 от 20 июня 1974 года.

Учебно-педагогическая документация. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

• алфавитной книги записи учащихся,
• книга движения;
• личное дело учащихся;
• классные журналы;
• журналы факультативных занятий;
• журналы групп продленного дня;
• книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
• книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
• книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
• книги протоколов педагогического совета школы;
• книги приказов;
• книги учета личного состава педагогических работников;
• журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем управления образования.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные  записки или справки, книга замечаний  и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная  книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание  им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге  скрепляются подписью директора  школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется  подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, золотая/серебряная медаль). В период обучающихся в 10–11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося  при выбытии его из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1–4 классов ведутся учителями, 5–11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

1. Классные журналы хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
2. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
3. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
4. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:

1 час в неделю –  2 страницы;

2 часа в неделю –  4 страницы;

3 часа в неделю –  5 страницы;

4 часа в неделю –  7 страницы;

5 часов в неделю  – 8 страницы;

6 час в неделю –  9 страницы.

5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

 

 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается  об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

Прием и регистрация документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации  поздравительные письма, пригласительные  билеты, информация для сведения, бухгалтерские  документы первичного учета. Для  них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления.

Контроль сроков исполнения документов Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

Вся поступающая в  общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более, чем в двухнедельный срок.

Документ считается  исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается  с контроля после его исполнения.

Обеспечение сохранности дел. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела должны храниться  в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

 

1.2. Номенклатура дел.

 

МОУ лицей №14 города Тамбова                                             УТВЕРЖДАЮ

                                                    Директор Кузьмин А.М.                                                                                                                                                            Подпись   Расшифровка подписи

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 

НА 2010 ГОД

 

Начальник отдела кадров и делопроизводства          Подпись        Расшифровка подписи

 

 

Индекс дела	Наименование  дела	Срок хранения	Примечания	Ответственное лицо
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01.01	Свидетельство о государственно регистрации	Постоянно		Директор
01.02	Учредительные договоры	Постоянно		Директор
01.03	Устав общеобразовательного учреждения	Постоянно		Директор
01.04	Лицензии на различные  виды образовательной деятельности	Постоянно		Директор
01.05	Свидетельство о государственной  аттестации образовательного учреждения	Постоянно		Директор
01.06	Свидетельство о государственной  аккредитации образовательного учреждения	Постоянно		Директор
01.07	Коллективный договор	Постоянно		Директор
01.08	Документы Министерства образования РФ	Постоянно		Директор
01.09	Документы территориальных органов управления образованием	На период действия		Директор, секретарь
01.10	Программа развития образовательного учреждения	Постоянно		Директор
01.11	Приказы директора ОУ по основной деятельности и основания  к ним (подлинники)	5 лет		Директор, секретарь
01.12	Протоколы общих собраний	Постоянно		Директор
01.13	Протоколы заседаний  совета учреждения	Постоянно		Директор
01.14	Локальные акты образовательного учреждения	Постоянно		Директор
01.15	Правила внутреннего  трудового распорядка	1 год	После замены новыми	Директор
01.16	Должностные инструкции	3 года	После замены новыми	Директор, Секретарь
01.17	Паспорт учреждения	Постоянно		Директор, Секретарь
01.18	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства	Постоянно	В архив не сдаются	Директор, Зам. дир. по АХР
01.19	Журналы регистрации  входящей и исходящей корреспонденции	3 года		Секретарь
01.20	Номенклатура дел  образовательного учреждения	До замены	В госархив не сдается	Секретарь
01.21	Личные дела учащихся	3 года ЭПК	По решению ЭПК на госхранение отбирается 2-3% личных дел учащихся, окончивших школу	Секретарь
01.22	Алфавитная книга записи учащихся	50 лет		Секретарь
01.23	Книга движения учащихся	50 лет		Секретарь
01.24	Книга учета бланков  и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей	50 лет		Директор
01.25	Книга учета бланков  и выдачи аттестатов об основном общем  образовании	50 лет		Директор
01.26	Книга учета похвальных листов и грамот	Постоянно		Директор, Зам. дир. по УВР
01.27	Акты, справки и другие документы о несчастных случаях	25 лет		Секретарь
01.28	Документы, регламентирующие  взаимодействие ОУ с органами надзора			Директор
01.29	Материалы о проверке ОУ вышестоящими органами надзора			Директор
01.30	Документы по совместной работе с правоохранительными органами                        работе с детьми	3 года		Зам. дир. по УВР
01.31	Документы по совместной работе с муниципальными органами власти, социальными службами	5 лет		Директор, Зам. дир. по УВР
01.32	Документы по совместной работе с вузами	5 лет		Директор, Зам. дир. по УВР
01.33	Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.) об освобождении обучающихся от экзаменов	5 лет		Зам. дир. по УВР
01.34	Документы по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности	До замены		Зам. дир. по АХР
01.35	Документы по работе с  заявлениями, жалобами граждан и  документы, связанные с их рассмотрением	5 лет		Секретарь
01.36	Договоры со сторонними организациями	До замены		Директор
01.37	Журнал регистрации  входящих документов	3 года		Секретарь
01.38	Журнал регистрации  исходящих документов	3 года		Секретарь
01.39	Журнал регистрации  приказов по основной деятельности	3 года		Секретарь
01.40	Журнал регистрации  приказов по кадрам	3 года		Секретарь
01.41	Документы по оформлению льготного проезда учащихся	1 год		Секретарь
02. Учебно-воспитательная  деятельность
02.01	Образовательная программа  ОУ	Постоянно		Директор, Зам. дир. по УВР
02.02	Годовой план работы (календарно-тематический план) ОУ	3 года		Директор, Зам. дир. по УВР
02.03	Учебные планы	Постоянно		Зам. дир. по УВР
02.04	Учебные программы	До замены		Зам. дир. по УВР
02.05	Расписание занятий	1 год		Зам. дир. по УВР
02.06	Протоколы заседаний  педсовета школы и документы  к ним	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.07	Документы по анализу  деятельности ОУ (материалы срезовых работ, проверка уровня обученности и т.д.)	5 лет		Директор, Зам. дир. по УВР
02.08	Статистические отчеты о работе ОУ (формы ОШ-1, ОШ -3,ОШ-6,ОШ-9, 3-фк.)	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.09	Классные журналы	5 лет	После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса. Сформированные дела за год хранятся не менее 25 лет.	Зам. дир. по УВР
02.10	Журнал пропущенных  и замещенных уроков	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.11	Журнал группы продленного дня	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.12	Журнал факультативных занятий	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.13	Журнал учета кружковой  работы	5 лет		Зам. дир.  по УВР
02.14	Протоколы заседаний  экзаменационных комиссий	10 лет		Зам. дир.  по УВР
02.15	Экзаменационные работы обучающихся	1 год ЭПК	По решению ЭПК лучшие работы могут быть отобраны на госхранение	Зам. дир. по УВР
02.16	Материалы по подготовке к итоговой аттестации (билеты, темы рефератов)	До замены		Зам. дир. по УВР
02.17	Документы по организации  трудового и производственного обучения	5 лет		Зам. дир. по УВР
02.18	Материалы по экспериментальной  работе	5 лет		Зам. дир. по УВР
03. Кадры
03.01	Приказы директора ОУ по личному составу	75 лет		Директор, Гл. бухгалтер
03.02	Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др.	3 года		Директор, Гл. бухгалтер
03.03	Личные дела сотрудников  ОУ	75 лет		Секретарь
03.04	Личные карточки (ф.Т-2)	75 лет		Секретарь
03.05	Книга учета личного  состава педагогических работников школы	75 лет		Секретарь
03.06	Трудовые книжки	До востребования или 50 лет после ухода с работы		Директор
03.07	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним	Постоянно		Директор
03.08	Документы по аттестации педагогических работников ОУ (планы, протоколы, характеристики)	75 лет	Хранятся в составе  личного дела	Директор, Секретарь
03.09	Аттестационный лист	75 лет	Хранятся в составе  личного дела	Секретарь
03.10	Трудовые договоры (контракты)	75 лет		Директор, Гл. бухгалтер
О4. Бухгалтерия
04.01	Лицевые счета по начислению зарплаты	75 лет		Гл. бухгалтер
04.02	Хозяйственные договоры	5 лет	После истечения срока  договора	Гл. бухгалтер
04.03	Главная книга	5 лет	При условии завершения ревизий, в случае возникновения  споров, разногласий, следственных и  судебных дел – сохраняются до выяснения окончательного решения.	Гл. бухгалтер
04.04	Кассовая книга и  оборотные ведомости	5 лет	То же	Гл. бухгалтер
04.05	Документы финансово-хозяйственной  отчетности	5 лет	То же	Гл. бухгалтер
04.06	Документы кассово-мемориального  со всеми приложениями к ним	5 лет	То же	Гл. бухгалтер
04.07	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной  деятельности учреждений	5 лет	То же	Гл. бухгалтер
04.08	Отчеты по финансированию	Постоянно		Гл. бухгалтер
04.09	Документы по переоценке основных фондов	Постоянно		Гл. бухгалтер
04.10	Листки нетрудоспособности	3 года		Гл. бухгалтер
04.11	Документы об оплате листков  нетрудоспособности	5 лет		Гл. бухгалтер
04.12	Исполнительные листы	До срока надобности	Не менее 5 лет	Гл. бухгалтер
04.13	Документы о выплате пособий на детей	До срока надобности	Не менее 5 лет	Гл. бухгалтер
04.14	Договоры о материальной ответственности	5 лет	После увольнения материально-ответственного лица	Гл. бухгалтер, Зам. дир. по АХР
04.15	Доверенности на получение  материальных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)	3 года		Гл. бухгалтер
04.16	Справки, предоставляемые  в бухгалтерию на оплату учебных  отпусков, получение льгот по налогам  и др.	До срока надобности	Не менее 3 лет	Гл. бухгалтер
04.17	Тарификационные списки педагогических работников ОУ	25 лет		Гл. бухгалтер, Зам. дир. по УВР
04.18	Табели учета рабочего времени	1 год		Гл. бухгалтер, Зам. дир. по УВР
05. Хозяйственная часть
06.01	Инвентарные описи, сличительные ведомости учета имущества ОУ	3 года	При условии завершения ревизий, в случае возникновения  споров, разногласий, следственных и  судебных дел – сохраняются до выяснения окончательного решения.	Зам. дир. по АХР
06.02	Инвентарные описи библиотечного  фонда	3 года		Зам. дир. по АХР
06.03	Переписка по организационно-хозяйственным  вопросам	3 года		Зам. дир. по АХР
06.04	Книга учета хозяйственного имущества и материалов	3 года	При завершении ревизии	Зам. дир. по АХР
06.05	Акты приема, сдачи  и списания имущества	3 года	При завершении ревизии	Зам. дир. по АХР
06.06	Технические паспорта на приборы и оборудование	10 лет	При завершении ревизии	Зам. дир. по АХР
06.07	Документы по организации  питания	3 года		Зам. дир. по АХР
06. Медицинская  часть
07.01	Медицинские (амбулаторные)  карты детей	5 лет		Медработники
07.02	Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских  осмотрах и прививках обучающихся.	3 года		Медработники
07.03	Единовременные сведения о заболеваемости детей	3 года		Медработники
07.04	Требования на медикаменты	3 года		Медработники
07.05	Документы (акты, переписка  и др.) о получении и расходовании медикаментов	3 года		Зам. дир. по АХР